Iron Mountain Smart Sort facilite une scission d’entreprise

Dans le cadre d’une scission d’entreprise, la découverte et la gestion méticuleuses des documents associés, en déterminant quels dossiers remettre à l’acheteur et lesquels doivent rester en possession du vendeur, peuvent s’avérer une opération complexe. Cela peut éventuellement exiger de passer en revue des milliers de documents, si ce n’est plus, le tout dans des délais serrés et en se conformant rigoureusement à toutes les exigences réglementaires, légales et de confidentialité.

Traditionnellement, cette tâche était accomplie manuellement par des analystes passant en revue chaque carton de dossiers. Plus récemment, cependant, les dossiers ont été numérisés afin d’en extraire du texte numérique.

Quelle que soit la méthode, le processus n’en reste pas moins fastidieux et coûteux. La situation est encore plus problématique lorsque, comme c’est souvent le cas, les dossiers sont répartis dans plusieurs salles d’archives et centres de conservation à la fois sur site et hors site, le tout avec différents types de documents mélangés dans le même carton de conservation.

Pour relever ce défi, Iron Mountain propose Smart Sort, une solution à base de flux de travail qui vous permet de localiser, trier, organiser et gérer un grand nombre de documents dans des délais serrés.

Comment fonctionne Iron Mountain Smart Sort ?

En s’appuyant sur des informations de base (par exemple les numéros des contrats d’assurance) provenant des principales applications métier de l’entreprise, Smart Sort fait correspondre ces informations via un scan ou la saisie de l’identifiant du dossier. Cette opération permet de créer une liste de dossiers actualisée qui établit les correspondances entre l’emplacement de chaque dossier et celui de chaque carton. Ceci permet de prendre automatiquement des décisions concernant la gestion de tous les dossiers et de répondre aux besoins immédiats de l’entreprise.

Voyons maintenant comment Smart Sort a permis d’accompagner une scission complexe.