Un hôpital réduit ses coûts de conservation des documents et renforce sa visibilité et sa conformité grâce à Iron Mountain Smart Sort

Essentiels pour prodiguer des soins efficaces aux patients, les dossiers médicaux font également l’objet d’une réglementation stricte. Toutes les décisions concernant leur gestion, c’est-à-dire ce qui doit être conservé et pendant combien de temps ainsi que ce qui doit être détruit, doivent se conformer à la législation et à la réglementation qui protègent l’intégrité et la sécurité des informations de santé.

Aussi, lorsqu’un centre médical américain d’envergure a décidé de prendre en main son programme de Records Management, il s’est rendu compte qu’il avait besoin d’une meilleure visibilité au niveau de chaque dossier et également d’un processus plus efficace et justifié pour prendre des décisions en matière de destruction. En quête d’un processus pour répondre à son besoin de faire migrer à court terme ses documents hors site et d’un système de Records Management simplifié à long terme, ce centre médical s’est intéressé à Iron Mountain Smart Sort.

Comment fonctionne Iron Mountain Smart Sort ?

Avec Smart Sort, les entreprises peuvent localiser, trier, organiser et gérer un gros volume de documents avec une plus grande clarté. Smart Sort est une solution à base de flux de travail qui s’appuie sur des informations de base (par exemple les numéros des dossiers médicaux) provenant des principales applications métier de l’entreprise et qui fait correspondre ces informations suite au scan ou à la saisie de l’identifiant du dossier.

La technologie Smart Sort a été conçue pour automatiser la prise de décision et le mappage des données après identification d’une correspondance. Cela permet d’avoir une visibilité complète au niveau de chaque dossier et de chaque carton, l’entreprise pouvant prendre rapidement des décisions quant à la mise au rebut de chaque dossier.

Voyons de plus près comment ce centre médical d’envergure a su mettre Smart Sort à profit.

Un centre médical améliore son processus de records management grâce à Smart Sort

Situation

Pour faire de la place à de nouvelles initiatives en matière de soins aux patients, un centre médical s’est mobilisé pour libérer de l’espace en délocalisant ses documents papier vers un site tiers. Avant le transfert, ce centre souhaitait cependant pouvoir identifier tous les documents éligibles à la destruction pour réduire le risque et les coûts de conservation. .

Défi

Toute action entreprise par un acteur de santé en matière de dossier médical doit être justifiée et doit se conformer strictement à la législation nationale et locale ainsi qu’à la réglementation et aux dispositions contractuelles (par exemple avec des assureurs) en matière de confidentialité des données de santé. Ce centre médical a rapidement compris qu’il n’avait ni la visibilité nécessaire ni de processus défini pour prendre des décisions justifiées concernant les documents à conserver et à envoyer à la destruction.

Smart Sort en action

Une équipe de professionnels du Records Management d’Iron Mountain a donc été mobilisée. Grâce à Smart Sort, aux informations pertinentes extraites de l’index patients maître et au programme de conservation des documents du centre médical, cette équipe a pu rapidement :

• Passer en revue les documents et le programme de conservation pour identifier tous les dossiers gérés et évaluer leur éligibilité à la destruction
• Scanner les identifiants des documents à partir de chaque dossier
• Organiser et examiner les dossiers par année d’éligibilité à la destruction et créer une liste de dossiers actualisée en établissant une correspondance entre l’emplacement de chaque document dans chaque carton.
• Trier et conditionner tous les dossiers en fonction du programme de conservation.
• Lancer la destruction immédiate des documents éligibles pour réduire les coûts de conservation et atténuer les risques en matière de découverte légale, d’audit et de conformité.

Avantages d’Iron Mountain Smart Sort

Avantages immédiats

• Visibilité sur l’inventaire des documents et mise en place d’un processus de destruction justifiée
• Réduction du coût de conservation des documents de plus d’un million de dollars sur cinq ans
• Relocalisation des documents vers un site tiers pour libérer de l’espace et le réserver à de nouvelles initiatives en matière de soins aux patients
• Simplification de son programme de Records Management

Avantages sur le long terme

Grâce à une liste actualisée de dossiers, le centre médical peut désormais rechercher, gérer et prendre facilement des décisions en matière de conservation, de dématérialisation et de destruction justifiée en continu.

Le personnel du centre médical utilise Smart Sort pour :

• Accélérer le processus de localisation des documents
• Renforcer le taux de découverte de documents
• Prendre des décisions justifiées concernant les documents à détruire et à conserver
• Faciliter les décisions futures concernant la destruction de chaque carton
• Réduire l’espace consacré à la conservation des documents pour diminuer les coûts, libérer de l’espace supplémentaire et faciliter les initiatives en matière de soins aux patients
• Respecter plus facilement les obligations légales et réglementaires en matière de conservation et de conformité