Rationaliser la complexité des données pour assurer la préparation aux audits et à l'IA

Secteur d'activité

Département informatique

Défi

Un paysage de données complexe nécessitait un processus d'archivage et de conservation sur mesure

Solution

Services de conseil en gouvernance de l'information d'Iron Mountain et Iron Mountain InSight® avec une intégration à Policy Center

Valeur

• Efficacité globale multipliée par 70
• Amélioration de l'efficacité de 60 % lors de l'évaluation des règles de conservation des données
• Réalisation des audits et préparation à l'IA

L'objectif de Kyndryl’s est « d'aider les plus grandes entreprises du monde à protéger leurs opérations contre les perturbations et d'aider leurs clients ». Cependant, après s'être séparée d'IBM, Kyndryl a dû faire face à un défi comparable à celui d'un client : opérer au sein d'un paysage de données complexe. Parallèlement, Paul Morton, directeur associé de la gouvernance des données chez Kyndryl, a été chargé de mettre en place un processus d'archivage et de conservation en l'espace de neuf mois.

Au-delà de la cession et du nouveau processus, d'autres complexités se profilaient à l'horizon. Kyndryl opérant dans plus de 70 pays, il lui faut gérer des centaines d'exigences réglementaires diverses et spécifiques à chaque pays en matière de conservation des données. Pour déployer un processus d'archivage et de conservation efficace et se préparer à l'audit, Kyndryl devait relever trois défis majeurs :

• Gérer un ensemble de systèmes existants et nouveaux dans tous les services de l'entreprise : plus de 1 800 applications dans plus de 50 centres de données à travers le monde qui devaient être réduites, simplifiées et rationalisées.
• Résoudre les questions épineuses relatives à la propriété des documents entre Kyndryl et IBM : 1 million de dossiers de contact et 300 000 dossiers de clients directs ont nécessité une attention particulière.
• Gérer la complexité et une stratégie de données ambiguë : Des systèmes, des plateformes, des données et des applications hétérogènes ainsi que des centaines de règles de conservation des données spécifiques à chaque pays constituaient un environnement informatique complexe.

« Kyndryl a traité simultanément plusieurs problèmes majeurs afin de mettre en œuvre un processus d'archivage et de conservation efficace pour la préparation à l'audit. Le double avantage de cette approche est qu'elle a également permis à Kyndryl d'être prêt pour l'IA. Après la préparation initiale du projet et l'aide d'Iron Mountain, le processus d'archivage et de conservation a été opérationnel en six mois », explique Paul Morton.

Relever les défis

Afin de se préparer à l'audit, l'équipe informatique de Kyndryl a décidé d'adopter une approche axée sur les processus. Dans un premier temps, l'équipe informatique a identifié les processus métiers spécifiques qu'elle devait prendre en charge. L'équipe s'est ensuite concentrée sur les plateformes susceptibles de prendre en charge ces processus métiers. Ces plateformes prioritaires ont servi de test décisif pour rationaliser le développement des applications. Par exemple, une nouvelle application n'était pas nécessaire si la même fonctionnalité ou une fonctionnalité similaire existait sur une plateforme actuelle.

L'équipe a également demandé que le nouveau processus d'archivage et de conservation assure la transparence de la gouvernance des données et tire parti d'une source unique de vérité. Des ensembles et des formats de données disparates devaient être combinés dans une plateforme unique pour simplifier l'accès aux données, accroître la convivialité et assurer la pérennité de l'entreprise.

Les critères de Kyndryl pour la sélection d'un partenaire et d'une plateforme comprenaient trois caractéristiques clés :

1. Une solution clé en main proposée par un fournisseur unique qui peut également être configurée pour répondre aux besoins de Kyndryl
2. Un leader reconnu dans le secteur
3. Un allié de confiance pour les partenaires commerciaux de Kyndryl

Kyndryl a choisi de s'associer à Iron Mountain. Non seulement Morton savait qu'Iron Mountain répondait à ses exigences, mais aussi qu'elle possédait l'expertise nécessaire en matière de gouvernance de l'information et de types de documents traités, puisque Kyndryl stockait déjà des informations physiques avec Iron Mountain.

Préparer les données

Sous la direction de Paul Morton, l'équipe informatique de Kyndryl a travaillé avec ses partenaires commerciaux internes et Iron Mountain pour mettre au point un ensemble de règles, ou gouvernance, pour le stockage des données. Des critères spécifiques ont été définis pour les données actives ou chaudes utilisées quotidiennement, les données passives ou tièdes pour un accès hors ligne immédiat, et les données archivées ou froides à conserver uniquement pour des raisons juridiques, et non comme source de sauvegarde.

« Nos règles d'archivage sont importantes pour la récupération et la légalité des données elles-mêmes. Conserver des données trop longtemps est aussi risqué que de ne pas les conserver du tout », explique Paul Morton. « Au départ, l'ensemble des règles générales relatives à la conservation des données comprenait 400 règles différentes, rédigées dans un langage juridique. Il était donc difficile de savoir quelles règles s'appliquaient. Nous avons travaillé avec l'équipe d'Iron Mountain chargée des services de conseil en gouvernance de l'information pour réduire l'ensemble des règles à 93 règles très simplifiées, qui régissent désormais les archives de données de Kyndryl. Nous estimons que l'évaluation des règles de conservation des données est 60 % plus efficace aujourd'hui que par le passé. Plus important encore, nous avons confiance dans les données de référence. »

Kyndryl a ensuite simplifié les règles en ne retenant que les éléments les plus importants, afin de les rendre plus compréhensibles et exploitables. Chaque règle était définie par l'objet des données, les exigences de conservation minimale et maximale, l'année, le pays et le format des données.

La sécurité est primordiale pour Kyndryl, qui souhaitait conserver le contrôle et le cycle de vie de ses données. Iron Mountain a collaboré avec Kyndryl pour récupérer ses dossiers stockés dans ses instances d'AWS, de Microsoft Azure et autres, et les rendre accessibles à la visualisation et à la gestion dans Iron Mountain InSight®, notre plateforme de services de contenu. Kyndryl peut systématiquement appliquer des règles de conservation à ses informations dans InSight grâce à une intégration avec Policy Center, la plateforme de gestion de la conservation et de la politique de confidentialité d'Iron Mountain, basée sur le cloud, qui prend en charge plus de 60 pays.

Se préparer à l'IA

L'un des résultats les plus transformateurs du processus d'archivage et de conservation de Kyndryl a été le double avantage d'obtenir des données prêtes pour l'IA. En effet, la préparation à l'IA passe par une gestion efficace de l'information et des pratiques rigoureuses en matière de conformité des dossiers.

Outre une gouvernance claire des données, Kyndryl a également adopté une approche rigoureuse du catalogage des données pour renforcer la gestion de l'information. Grâce à InSight, les données sont classées, étiquetées avec des métadonnées et organisées à des fins de gestion, d'accessibilité et d'utilisation dans l'ensemble de l'organisation. Parce qu'il est toujours difficile de trouver des données, Kyndryl s'appuie sur les termes utilisés par les unités commerciales lors de la recherche de données. Kyndryl peut désormais gérer et utiliser toutes les données du catalogue et toutes les métadonnées de l'archive.

« Kyndryl a également réussi à se préparer à l'IA. Depuis que nous savons de quelles données nous disposons et dans quel format elles se présentent, nous avons obtenu une cohérence des données et établi des normes. Pour ce faire, Kyndryl a créé deux catalogues de données. L'un contient des informations sur les données et l'autre des informations sur leur emplacement. Par conséquent, les données de Kyndryl sont désormais prêtes pour l'audit et pour l'IA », ajoute Paul Morton.

Générer des résultats

L'objectif de Kyndryl en matière d'informatique est de soutenir les unités commerciales et de faire progresser les résultats de l'entreprise. La mise en œuvre du processus d'archivage et de conservation tout en permettant la préparation à l'IA a été un succès sur les deux plans. Les unités opérationnelles disposent d'un meilleur accès aux données utilisables, ce qui accélère la prise de décisions intelligentes et améliore les résultats.

Dans l'ensemble, ce projet a permis à Kyndryl d'être 70 fois plus efficace, de simplifier la compréhension des règles, d'améliorer la gestion des données, de réduire le coût de la gestion des règles de conformité tout en améliorant la conformité, et de se préparer à l'IA. « De tels résultats ont transformé Kyndryl. Nous avons établi les bases d'un avenir plus solide, plus intelligent et plus évolutif », a déclaré Paul Morton.

Vous souhaitez préparer vos données à l'IA ? Contactez Iron Mountain pour discuter de vos besoins spécifiques.