La dématérialisation des actifs partagés facilite la scission d’activités pharmaceutiques

Préserver la sécurité des données sensibles tout en donnant accès aux informations utiles pour une scission d’activité réalisée dans les règles

Défi

Dans le cadre d’une scission de ses activités, un laboratoire pharmaceutique avait besoin de dématérialiser ses documents essentiels pour préserver l’accès des deux entités aux données utiles après leur séparation. Ces entités ont compris que gérer en interne le processus de dématérialisation et d’indexation demanderait un temps et des ressources considérables et augmenterait les risques faute de garantie de sécurité et de contrôle qualité appropriés. Le scénario idéal consistait à déléguer la gestion du processus à un partenaire de confiance reconnu par les deux parties et maîtrisant les réglementations relatives au traitement des documents sensibles et aux sciences de la vie.

Solution

Iron Mountain a fourni des services de dématérialisation des documents et personnalisé une chaîne de traçabilité pour identifier les informations détenues par chaque entité, suivre les autorisations d’accès de chaque entreprise et documenter le moment auquel les obligations contractuelles pour la scission étaient remplies. Le contrôle qualité à 100 % mis en place pour le stockage et le transfert des données a permis de réduire le risque pour l’intégrité des données et de maintenir la conformité à la réglementation. Notre équipe a pris le contrôle du processus en l’automatisant le plus possible pour raccourcir le délai et réduire la charge pour le service informatique de part et d’autre. Elle a notamment veillé à ce que les deux parties maîtrisent l’indexation et la mise à disposition des informations et à tester la procédure des deux côtés pour limiter les interruptions.

Résultats

Iron Mountain a dématérialisé l’ensemble de documents papier divers, de microfilms et de microfiches en appliquant un processus de double mise à disposition. Le client nous a sollicités en tant que tiers neutre pour permettre, en toute confiance, un échange d’informations contrôlé, organisé et approuvé de part et d’autre, sans sacrifier la qualité des documents. Tous les processus et le traitement des données ont respecté les réglementations du secteur des sciences de la vie et gouvernementales et éliminé les risques pour les deux entreprises. Cette gestion transparente des détails a évité aux deux entreprises de s’impliquer dans des tâches de supervision, ce qui leur a donc permis de se concentrer sur les aspects directement liés à la scission pour avancer rapidement et efficacement.

Principaux avantages

• Accélération du processus de scission et dématérialisation menée à bien
• Médiation neutre accélérant la prise de décisions
• Fourniture de mesures de sécurité évolutives
• Meilleure visibilité et contrôle d'accès pour les deux entités