Systeme d’Iron Mountain pour la gestion des contrats

Le defi pour l'entreprise

La grande majorité des contrats sont toujours rédigés et archivés sous forme papier, ce qui empêche de suivre correctement le rythme des exigences opérationnelles en matière d'accès rapide et sécurisé aux données contractuelles à jour et exactes.

Impact

• La gestion des contrats papier fait perdre un temps considérable. Une entreprise moyenne générant plus de 6 000 contrats par an,¹ le temps passé à rechercher des contrats représente un gaspillage considérable de ressources.
• Les risques financiers liés aux erreurs dans des contrats sont importants. Sans la possibilité de rechercher des contrats et leur contenu par voie électronique, il est presque impossible de se prémunir contre ces erreurs.
• Les contrats contiennent des informations exclusives et privées qui doivent rester confidentielles. Plusieurs réglementations en matière de confidentialité imposent des sanctions financières en cas de violation des données privées des clients, et la communication des contrats est parfois requise en cas de litige.

¹Corporate Legal Operations Consortium, 4 Statistics That Will Change Your Mind About Contract Analytics and AI, octobre 2022.

Et si vous pouviez

L'automatisation de la gestion des contrats vous aide à :

• Remplacer les tâches redondantes et chronophages par des opérations automatisées et une visibilité centralisée de l'ensemble de votre processus de gestion des contrats.
• Créer de manière systématique des contrats de qualité et à jour et envoyer des renouvellements automatisés.
• Renforcer la confidentialité, la sécurité et la conformité de vos données.

Systeme pour la gestion des contrats

Avec le système d’Iron Mountain pour la gestion des contrats, nos experts peuvent vous aider à :

• Créer des contrats numériques en libre-service : Les utilisateurs approuvés peuvent numériser, télécharger ou générer de nouveaux contrats à partir de modèles disponibles avec des métadonnées dynamiques.
• Numériser des contrats papier : Vous pouvez numériser des contrats, ou Iron Mountain peut s'en charger pour vous. La reconnaissance optique de caractères (OCR) en extrait le contenu pour faciliter la recherche. Les fonctionnalités avec peu de code ou sans code vous permettent d'adapter davantage les workflows automatisés à vos besoins pour obtenir des résultats plus rapides et plus précis.
• Connecter les données entre les plateformes : L'intégration avec les systèmes existants vous permet de connecter les données entre les plateformes et d'éliminer les cloisonnements. Vous pouvez définir des workflows dynamiques ou statiques, ou différents processus en fonction du type de contrat ou du service.
• Accéder aux contrats à tout moment et de n'importe où : Les membres de l'équipe autorisés peuvent facilement rechercher des contrats et leur contenu et y accéder sur notre plateforme sécurisée de gestion de contenu d'entreprise (ECM) via un portail Web unique. Vous pouvez choisir d'intégrer la signature électronique pour simplifier l'approbation des contrats et améliorer l'expérience client.
• Protéger votre activité : Notre plateforme de contenu est conforme aux normes du secteur et offre des fonctionnalités d'audit, de suivi et de création de rapports pour vous aider à répondre aux demandes d'audit et de communication des documents en temps opportun.
• Gérer le cycle de vie dans son ensemble : Iron Mountain peut gérer vos documents physiques en les stockant ou en les déchiquetant de manière sécurisée, ou en vous les retournant.

Les résultats auront un impact significatif sur vos opérations quotidiennes, ce qui vous aidera à :

• Trouver les contrats plus rapidement : Passez moins de temps à rechercher ce dont vous avez besoin et plus de temps sur des activités stratégiques de création de valeur.
• Protéger l'entreprise contre les risques : Automatisez le processus de gestion des contrats pour fournir des contrats et des renouvellements précis et à jour.
• Améliorer la sécurité et la vérifiabilité : Protégez mieux les informations confidentielles de votre entreprise grâce à des contrôles d'accès, des règles de sécurité et des fonctions de création de rapports solides, ainsi qu'à des fonctionnalités qui rationalisent la conformité en matière d'audit et de communication des documents.