Les solutions d’Iron Mountain pour la gestion des correspondances

Le defi pour l'entreprise

La gestion manuelle des correspondances crée un obstacle à la transformation numérique qui empêche de communiquer facilement des informations aux utilisateurs, à tout moment et en tout lieu, tout en assurant la sécurité, la conformité et la durabilité requises par l'entreprise.

Impact

• Les correspondances papier rendent impossible l'accès aux informations à tout moment et en tout lieu, ce qui affecte la productivité et complexifie le travail à distance.
• Les correspondances papier ont un impact négatif sur le développement durable et nécessitent un budget alloué au papier et à son stockage.
• Le traitement manuel des documents papier et électroniques comme les factures, contrats et autres informations stratégiques dans des systèmes cloisonnés entrave la transparence ainsi que la vérifiabilité et complexifie la sécurité des données.

Et si vous pouviez

Automatiser la gestion des correspondances pour :

• Améliorer l'efficacité et la productivité, notamment la capacité à gérer les travailleurs distants.
• Supprimer ou réduire votre utilisation du papier afin de contribuer au développement durable tout en réduisant les coûts.
• Renforcer la sécurité et la conformité de vos données.

Les solutions pour la gestion des correspondances

Avec les solutions d’Iron Mountain pour la gestion des correspondances, nos experts peuvent vous aider à :

• Transformer le courrier physique en courrier numérique : Vous pouvez numériser vos documents physiques, ou Iron Mountain peut s'en charger pour vous. La reconnaissance optique de caractères (OCR) extrait le contenu des correspondances pour faciliter la recherche. Iron Mountain pour la gestion des correspondances propose des fonctionnalités avec peu de code ou sans code, afin que vous puissiez adapter davantage les workflows automatisés à vos besoins spécifiques pour obtenir des résultats plus rapides et plus précis.
• Connecter les données entre les plateformes : L'intégration aux systèmes métier existants vous permet de connecter les données entre les plateformes pour éviter le cloisonnement de l'information.
• Accéder aux demandes à tout moment et de n'importe où. Vos employés peuvent rechercher leurs correspondances et y accéder sur notre plateforme sécurisée de gestion de contenu d'entreprise (ECM) via un portail Web unique.
• Protéger votre activité : Notre plateforme de contenu est conforme aux normes du secteur et offre des fonctionnalités d'audit, de suivi et de génération de rapports pour vous aider à maintenir votre conformité.
• Gérer le cycle de vie dans son ensemble : Iron Mountain peut gérer vos courriers physiques en les stockant ou en les déchiquetant de manière sécurisée, ou en vous les retournant.

Les résultats auront un impact sur toute votre entreprise, et vous aideront à :

• Accroître la productivité : Donnez aux employés accès à leur courrier, à tout moment et en tout lieu, via un portail Web unique.
• Faire des économies et protéger la planète : Grâce à la numérisation des correspondances, vous pouvez réduire leurs quantités de papier et le budget qui y est alloué.
• Améliorer la sécurité et la conformité : Les correspondances sont mieux protégées grâce à des contrôles d'accès et des règles de sécurité robustes, ainsi qu'à des fonctionnalités qui rationalisent la conformité aux audits.