Une compagnie aérienne européenne rationalise ses opérations grâce à la gestion électronique des documents

Secteur

Finances

Défi

Une compagnie aérienne européenne était confrontée à des processus de gestion documentaire manuels et inefficaces

Solution

Solution Iron Mountain InSight Content Management

Valeur

La compagnie aérienne a rationalisé ses processus RH et amélioré les niveaux de service offerts aux employés ainsi que sa conformité à la réglementation tout en préservant les informations de ses collaborateurs

Il s'agit de l'une des principales compagnies aériennes européennes. Elle possède un réseau aérien sans équivalent, une flotte d'appareils jeune et moderne et propose des sièges confortables et de délicieuses gourmandises. Cette compagnie aérienne opère des vols vers 120 contrées, c'est-à-dire à destination de presque tous les pays du monde. Afin de poursuivre son développement à un rythme ambitieux, cette compagnie met la technologie au cœur de ses opérations notamment pour gérer les ressources humaines.

Dans une entreprise, l'équipe Ressources humaines (RH) est l'une des entités qui consomme le plus de documents et cette compagnie aérienne européenne ne fait pas exception. Les responsables RH doivent tenir compte des coûts et des risques liés à la gestion d'informations sensibles sur leurs employés.

L'équipe RH consacre beaucoup de temps à collecter, saisir, rechercher, protéger, maintenir et conserver un gros volume de documents divers et variés au format physique et numérique.

La compagnie a récemment adopté la solution d’Iron Mountain InSight Content Management, afin de déployer une solution de gestion des documents RH lui permettant de scanner, indexer, vérifier et archiver ses documents.

Organiser les documents à grande échelle

Quel que soit le secteur, les processus RH sont gros consommateurs de papier et généralement manuels. Même si certains dossiers existent au format numérique, il n'en reste pas moins qu'ils doivent souvent être imprimés, signés, copiés, envoyés par messagerie puis conservés. Si elle est tributaire de tels processus, l'équipe RH peut être pénalisée en termes de reporting, d'audit, de contrôles de sécurité et de coûts de stockage élevés.

L'équipe RH de la compagnie a adopté la solution Iron Mountain InSight Content Management qui automatise les flux de travail pour relever ces défis. Ainsi, l'équipe a pu dématérialiser plus de 3 millions de documents du fonds existant composé de 65 types de documents différents sur 60 000 employés avant de les classer par catégorie et de les conserver au moyen d'une taxonomie facile à consulter et bien organisée.

Fournir un accès contrôlé

La solution Iron Mountain InSight Content Management pour les RH intègre des tableaux de bords qui offrent un affichage visuel des données et des métriques. Cette solution fournit également une vue consolidée des dossiers des employés aux membres de l'équipe RH autorisés à les consulter. Les dossiers sont chiffrés puis stockés en toute sécurité et consultables à tout moment par les seuls utilisateurs autorisés depuis leur navigateur Web.

Les processus RH rationalisés de la compagnie ont amélioré les niveaux de service fournis aux employés et favorisé une diffusion cohérente des politiques et procédures à l'échelle de l'entreprise. En travaillant main dans la main avec l'équipe Iron Mountain, cette compagnie aérienne a renforcé sa conformité en intégrant la réglementation sur la sécurité et la confidentialité à son système de gestion de contenu, ce qui protège les informations des employés et minimise les risques de litige.

Transformer l'activité RH

Pour cette compagnie très appréciée, les opérations RH font partie intégrante de sa capacité à rester compétitive et à attirer les talents. L'équipe RH accompagne les employés qui, à leur tour, prennent soin des passagers, un élément clé du succès de l'activité sur le long terme. Les RH s'appuient désormais sur un système de gestion de contenu qui protège les documents concernant les employés tout en garantissant un accès efficace et sécurisé à des informations fiables.

À mesure que la compagnie se développera, l'utilisation d'une solution technologique moderne fournie par Iron Mountain profitera tant à ses collaborateurs qu'à ses clients. L'équipe RH est désormais affranchie de nombreux processus manuels inefficaces. En outre, les tableaux de bord et une visibilité centralisée offrent une vision globale, un accès aux données et des métriques qui fournissent de précieux renseignements pour aider l’entreprise à optimiser en permanence l'expérience de ses clients.

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