Accélérer la transformation du papier vers le numérique

Défi

Aujourd'hui, les entreprises doivent se préparer à un avenir numérique évolutif, cependant une grande partie de leurs données importantes et utilisables est encore stockée sur des documents papier difficilement accessibles ou utilisables par les employés. Les entreprises peinent à gérer des systèmes d'information multiples et en pleine croissance, à sécuriser les informations qu'elles ont recueillies, puis à trouver ces données et à y accéder, en particulier dans des environnements de travail hybrides où la réduction des biens immobiliers reste une priorité. De plus, à mesure que les technologies de transformation telles que l'intelligence artificielle (IA) se généraliseront, les entreprises seront davantage incitées à numériser leurs informations, car c'est le seul moyen d'accéder à l'IA.

Impact

L'impact de la numérisation ne peut pas être surestimé. La gestion des documents papier coûte aux entreprises à la fois du temps et de l'argent. Par exemple, un client d'Iron Mountain InSight a déclaré avoir économisé jusqu'à 26 000 heures par an1 grâce à une meilleure collaboration de ses employés avec les documents numériques.

Et si vous pouviez

Face à la concurrence accrue et à l'évolution des modèles de travail des employés, les entreprises doivent mettre l'accent sur leurs stratégies de numérisation. Ce changement est compliqué pour beaucoup d'entre elles. Et si nous vous disions qu'il existe une solution de numérisation et de stockage numérique pour :

• préparer votre entreprise à une transition accélérée et évolutive vers un avenir plus efficace ;
• fournir un accès fiable et sécurisé aux documents et aux informations à tout moment et en tout lieu ;
• augmenter votre productivité en simplifiant la recherche et le partage des documents, où que vous soyez ? 

Réduisez le temps et les efforts nécessaires pour trouver vos informations

Tirez parti de la puissance combinée de la numérisation de documents physiques et du stockage numérique sécurisé dans la plateforme Iron Mountain InSight Digital Experience (DXP). InSight DXP s'adapte à votre entreprise, offrant une solution complète qui vous permet de développer vos capacités en fonction de l'évolution de vos besoins, y compris la possibilité d'augmenter le stockage numérique, le nombre d'utilisateurs et les fonctionnalités, comme l'automatisation des flux de travail.

À mesure que les marchés se développent et que de nouvelles technologies telles que l'IA apparaissent afin d'aider les entreprises à exploiter leurs informations pour accélérer leur arrivée sur le marché, Iron Mountain propose les outils nécessaires pour assurer instantanément la numérisation des organisations. Iron Mountain InSight DXP est une plateforme SaaS dans le cloud qui fournit un accès numérique sécurisé à vos documents.

Cette solution englobe l'accès à vos documents et leur gestion intégrale à partir d'un environnement cloud sécurisé et robuste. Nos services de numérisation, qu'ils soient gérés sur votre site ou sur le nôtre, peuvent être adaptés pour numériser des quantités massives de documents physiques.

Une fois les documents convertis, ils sont stockés dans notre plateforme cloud sécurisée, Insight DXP, qui respecte le cadre de cybersécurité (CSF) de l'Institut américain des normes et technologies (NIST), assurant la protection de vos données confidentielles. Lors de votre transition vers le format électronique, notre technologie de reconnaissance optique des caractères (ROC) déverrouille les données stockées dans les documents, et notre messagerie instantanée basée sur l'IA générative (genAI) aide votre entreprise à les exploiter pour accélérer l'accès aux informations et leur obtention. Un portail client intuitif permet aux administrateurs de contrôler les données importées et utilisées dans le système, offrant une gestion de l'accès selon les rôles et fournissant des rapports complets pour les administrateurs, ainsi que des fonctionnalités de recherche efficaces pour les utilisateurs.

Ainsi, vous pouvez rationaliser les opérations, connecter les données, améliorer la résilience opérationnelle et réduire les besoins immobiliers, tout en minimisant les coûts. Ces puissantes fonctionnalités peuvent être configurées en quelques minutes via notre portail InSight DXP en libre-service.

Avantages

Cette solution d'Iron Mountain offre des avantages significatifs aux entreprises.

• Préparez votre future transition évolutive : commencez par la version de base d'Insight DXP, puis étendez facilement vos capacités sur la même plateforme en fonction de l'évolution de vos besoins. Aujourd'hui, les entreprises se rendent compte qu'elles ne peuvent pas être expertes en tout, mais qu'elles doivent être expertes dans leurs compétences fondamentales. Pour les aider, elles peuvent désormais compter sur Iron Mountain, leader dans la gestion de documents qui traite plus de 2,4 milliards d'images par an sur 135 sites d'imagerie dans le monde. Nous prenons en charge leur transition vers le numérique, afin qu'elles puissent se concentrer sur ce qu'elles font de mieux.
• Accédez en toute sécurité à vos informations et protégez-les : vos informations sont la fondation de votre activité, c'est pourquoi nous avons construit une plateforme cloud SaaS sécurisée, robuste et conforme au CSF du NIST. En protégeant vos données, nous protégeons votre entreprise. Grâce à un contrôle d'accès basé sur les rôles, seules les personnes autorisées ont accès aux données appropriées, tandis que les clés que vous détenez garantissent le chiffrement complet des données à la fois lors de la transmission et au repos.
• Recherchez et trouvez rapidement des informations dans vos documents : avec Iron Mountain Insight, les clients constatent une réduction de 40 % du temps nécessaire pour accéder aux documents.1 Obtenez les informations dont vous avez besoin en quelques secondes en utilisant la messagerie instantanée basée sur l'IA générative, grâce aux fonctions de recherche intelligente et de synthèse rapide de documents. Vous disposerez de toutes les clés pour exploiter les données et prendre des décisions éclairées afin de développer votre activité.