Bien démarrer votre transformation digitale

Soyons honnêtes : la transformation digitale n’estpas une sinécure, mais pourtant elle s’opère toutautour de nous. Évaluer et redéfinir des processuset des procédures bien établis est une entreprisesérieuse et la volonté de ne rien changer àdes habitudes bien ancrées peut être forte,particulièrement lorsqu’il s’agit de surmonter uneculture d’entreprise conservatrice ou une mentalitéprivilégiant une approche progressive.

Mais ne faire rien n’est pas la solution. Nous vousexpliquerons pourquoi dans ce guide.

QUE SIGNIFIE LA TRANSFORMATIONDIGITALE ? ET POURQUOI EST-CE SIIMPORTANT ?

La transformation digitale est un conceptfourre-tout qui englobe à peu près toutes lesinitiatives visant à utiliser la technologie digitalepour améliorer des processus et les opérationsmétiers afin de mieux répondre aux besoins desconsommateurs d’aujourd’hui et à l’exigencede rentabilité. Et chaque entreprise a sa propredéfinition. Un établissement financier qui utilisele Machine Learning pour détecter et prévoirdes transactions frauduleuses ? Transformationdigitale. Un commerce de détail en ligne quicherche de nouveaux moyens de proposer desrecommandations sur mesure à ses clients ? C’estaussi de la transformation digitale.

Et tandis que cette transformation peut servirdifférents intérêts, nous pensons que chaqueinitiative digitale commence par la modernisationde la gestion des données et de l’information.Après tout, comment prétendre transformer demanière pertinente et digitale des opérations àforte valeur et centrées sur les clients lorsque vosflux de travail quotidiens dépendent encore deprocessus papier manuels ? Ou que votre capacitéà tirer de précieuses informations de donnéesinexploitées est entravée car ces dernières sontconservées sur des supports devenus désuets etassez inaccessibles ?

LA GESTION DES DONNÉESET DE L’INFORMATION EST LESOCLE D’UNE TRANSFORMATIONDIGITALE RÉUSSIE.

Et les études sur le sujet vont dans ce sens.Selon IDC, il y a un lien de cause à effet entrel’investissement dans la transformation digitale(TD) et dans la gouvernance de l’information (GI)et l’amélioration des résultats financiers.

COMMENT PILOTER LA TRANSFORMATIONDIGITALE DE VOTRE ENTREPRISE ?

Le présent guide vous aidera à développer unestratégie pour moderniser vos processus etprocédures de gestion de l’information et faciliterainsi votre transformation digitale. Les tâches àaccomplir sont proposées de manière progressive,depuis les plus petites, celles par lesquelles vouspouvez commencer dès que vous le souhaitez,jusqu’aux plus importantes, à savoir ces initiativespouvant nécessiter un soutien interfonctionnel etl’aval de la Direction. Après avoir lu ce guide, vousdevriez savoir où affecter vos ressources, à la foisen termes de personnel et de budget.

Aucune obligation de suivre l’ordre proposé quin’est qu’une simple recommandation. Vous êteslibres de passer d’une étape à une autre et dechoisir ce qui fonctionne pour votre entreprise.Notre objectif est de vous aider à poser lesfondements de votre transformation digitale,quelle que soit l’étape où vous êtes dans cevoyage.

Lisez ce guide de bout en bout, téléchargezlepour vous y reporter ultérieurement ou bienconsultez directement le chapitre qui vousconcerne le plus.

CHAPITRE 1 :RECONSIDÉRERVOTRE RAPPORTAU PAPIER

De plus en plus, les documentsmétiers sont créés au formatélectronique. Bien sûr, il y auratoujours des cas où utiliserou conserver un document auformat papier sera nécessaireà des fins juridiques oucommerciales, mais, d’unemanière générale, vous devriezrechercher un équilibre entredocuments physiques etélectroniques. Cela faciliteravos efforts de transformationdigitale et réduira lesinconvénients, énumérés cidessous,d’une trop grandedépendance envers le papier :

COÛT

Le coût du papier dépasselargement le prix de quelquesramettes. En effet, une étuderécente estime que les coûtsassociés au support papier(conservation, photocopie,impression, etc.) peuventreprésenter jusqu’à 31 fois lecoût d’achat initial. Ainsi, uneramette de papier achetée 4,50euros pourrait au final coûterprès de 140 ₁ euros.

RISQUE

Alors que les piratesinformatiques font souventla une de l’actualité, laperte d’informations estessentiellement liée à des faillesau niveau des processus etdes procédures, notamment àcause d’employés qui perdentdes fichiers ou des documentscontenant des informationssensibles ₂ . Sachant qu’unegrande entreprise classiqueégare un fichier toutes les 12 secondes, il est facile d’imaginercomment les choses peuventmal tourner.

Tout ceci est à mettre enperspective avec le RèglementGénéral sur la Protection desDonnées (RGPD) sachantque cette réglementationsanctionne les violations parune action judiciaire et despénalités pouvant atteindre20 millions d’euros ou 4 % duchiffre d’affaires mondial, lemontant le plus élevé étantretenu, et ce pour chaqueinfraction constatée. Il fautsavoir qu’une incident aussimineur qu’un employé quiperd un seul support papiercontenant des informationspersonnellement identifiables(IPI) peut être considéré commeune infraction...

INEFFICACITÉ

Tout d’abord, la dépendanceenvers le papier et, parextension, envers les processuset procédures manuels,nécessite de passer plus detemps à gérer les dossierset à réaliser des tâchesadministratives, ce qui réduit letemps pouvant être consacré àdes initiatives stratégiques et àforte valeur ajoutée.

Ensuite, comme votre activitéest chaque année toujoursplus dématérialisée, continuerd’utiliser du papier créeun paysage informationnelphysique/digital hybride difficileà gérer et qui oblige à redoublerd’efforts tout en augmentant lesrisques pour l’entreprise.

ET DONC, COMMENT EST-CE QUE JE GÈRELE PAPIER AU BUREAU ?

MAÎTRISEZ CE QUE VOUS AVEZ

Avant de commencer une quelconquetransformation digitale, il vous faut maîtriserparfaitement les archives et les informations envotre possession. Ceci peut s’effectuer via un auditcomplet de votre patrimoine informationnel.

Passer chaque tiroir ou armoire d’archives aupeigne fin peut sembler fastidieux, mais l’objectif,à savoir faciliter la transformation digitale, vautlargement l’investissement.

DÉTRUISEZ CE DONT VOUS N’AVEZ PAS BESOIN

La tendance, particulièrement parmi lesentreprises de taille moyenne, est à conserverad vitam aeternam les archives papier dont onpourrait bien avoir besoin un jour. Même si cettevision vous semble séduisante, elle est égalementpréjudiciable, notamment pour les raisonssuivantes :

• Le coût : plus vous conservez, plus vous payez.
• La conformité : si vous devez gérer un s gros volume de documents, vous risquez davantage de perdre des données et d’être ainsi en infraction vis-à-vis du marché, de la protection de la vie privée et de la réglementation.
• La rapidité : un employé passe en moyenne 25% 3 de sa semaine de travail à classer, copier, indexer ou rechercher des documents. Pourquoi une telle perte de temps ?