Clinique dématérialisée : 5 bonnes raisons de passer à l'étape suivante de la transformation numérique

Résumé

La plupart des cliniques de santé se sont engagées dans la première étape vers la dématérialisation en adoptant les dossiers patients informatisés (DPI). Mais beaucoup ont encore un long chemin à parcourir avant de passer entièrement au numérique. Elles demandent toujours aux patients de remplir des formulaires de prise en charge papier et, souvent, elles ne parviennent pas à intégrer complètement les dossiers papier ou faxés d'autres fournisseurs dans leurs systèmes numériques. En outre, la plupart d'entre elles ont encore des piles de documents papier stockées dans des classeurs.

La dématérialisation offre des avantages aux patients, aux employés et aux organismes de santé. De plus, cela peut aider les cliniques à relever certains de leurs défis les plus urgents, tels que les pénuries de personnel et les pressions financières.

Pourquoi est-il si difficile de se débarrasser du papier?

Si vous êtes entré dans une clinique de santé en tant que nouveau patient au cours des 15 dernières années, vous avez probablement reçu un porte-bloc avec une pile de formulaires papier. Vous passez ensuite au moins 15 minutes à répondre à des questions concernant votre adresse, votre assurance maladie, vos données démographiques, vos symptômes et vos contacts en cas d'urgence. Et bien sûr, vous signez également votre nom au moins une demi-douzaine de fois sur divers documents.

Lorsque vous remettez le porte-bloc, la personne derrière le bureau vous demande votre pièce d'identité et votre carte d'assurance, qu'elle scanne dans le système. Ensuite, les employés de bureau débordés passent encore au moins 15 minutes à saisir les informations que vous venez de fournir sur papier afin qu'elles se trouvent dans les dossiers électroniques. S'ils n'arrivent pas lire une partie du contenu, ils vous appellent pour vous poser des questions. Ils confirment également vos informations d'assurance et, en fonction des politiques de la clinique, traitent le paiement à l'avance ou se préparent à traiter le paiement lorsque vous quitterez la clinique.

Vous avez à présent attendu au moins une demi-heure avant de voir un prestataire de soins de santé. Vous savez aussi que lorsque vous irez enfin dans une salle, les prestataires vous poseront certaines des questions auxquelles vous avez déjà répondu.

Et à l'instar de nombreux patients, vous vous demanderez probablement : « Pourquoi ai-je dû remplir autant de documents?»

Une grande partie du travail qui a lieu dans les salles d'attente et les bureaux d'accueil de la clinique semble reproduire le travail qui a été effectué ailleurs. Les informations les plus pertinentes figurent probablement sur votre permis de conduire et votre carte d'assurance qu'ils scannent de toute façon.

La clinique ne pouvait-elle pas y obtenir les données importantes ? Ne serait-il pas plus utile de saisir les informations numériquement la première fois, plutôt que d'avoir à les écrire seul et à les saisir à nouveau ?

Les directeurs de clinique sont bien conscients de ces inefficacités. Beaucoup d'entre eux ont pris des mesures pour numériser leurs processus. Selon les Centres pour le contrôle et la prévention des maladies des États-Unis, 88,2 % d'entre eux utilisent des systèmes de dossiers patients informatisés (DPI). Certains ont amélioré le processus de signature afin que les patients puissent consulter tous les documents en même temps et signer numériquement. Certains ont même remplacé le porte-bloc habituel par des tablettes ou des applications qui permettent aux patients de se connecter numériquement.

Mais nombreux sont ceux qui continuent à recourir largement au papier. Pourquoi?

Les vieilles habitudes ont la vie dure. Les cliniques ont des années de dossiers papier stockés dans des classeurs, et elles ont travaillé dur pour élaborer et mettre en œuvre des processus papier conformes aux réglementations. Ces processus sont désormais intégrés.

En outre, le passage aux processus électroniques nécessite un investissement initial en équipement, en formation et en temps de travail du personnel. Au cours de la pandémie, les cliniques ont été submergées par le nombre de patients passant leurs portes. Elles se dépêchaient de mettre en place des visites de télémédecine et avaient du mal à suivre l'évolution constante des recommandations de protocole. La migration depuis les processus papier n'était pas une priorité.

Aujourd'hui, cependant, les cliniques sont confrontées à un nouvel ensemble de défis qui rendent la transformation numérique essentielle.

Les défis actuels des cliniques

La plupart des cliniques de santé font désormais partie de grandes entreprises qui possèdent des établissements de santé dans de nombreux domaines différents. Bien que cette tendance se poursuive depuis des décennies, elle s'est accélérée ces dernières années.

Une étude commanditée par le Physicians Advocacy Institute (PAI) a révélé qu'en 2022, 74 % des médecins américains étaient employés par des hôpitaux, des systèmes de santé ou des entreprises. Cela constitue une augmentation notable par rapport aux 69 % en 2021. « Le COVID-19 a poussé les médecins à quitter les cabinets privés pour un emploi à un rythme encore plus soutenu que ce que nous avons vu ces dernières années, et ces tendances ont continué à s'accélérer, explique Kelly Kenney, PDG de PAI. Cette étude souligne le fait que les médecins de tout le pays sont confrontés à des burn-out et du stress sévères. Les pressions de la pandémie ont contraint de nombreux médecins indépendants à prendre la décision difficile de vendre leur pratique aux hôpitaux, aux caisses maladie ou à d'autres entreprises. »

Ces grands organismes de santé sont confrontés à des défis financiers importants. Une forte inflation prolongée a laissé les consommateurs avec moins d'argent en poche. Une enquête menée par Deloitte a révélé que 28 % des Américains déclarent être moins en mesure de payer les frais médicaux imprévus qu'il y a un an. Par conséquent, certains choisissent de renoncer à certains soins recommandés, ce qui affecte les flux de revenus de la clinique.

En outre, les prix que les cliniques peuvent facturer pour les services ne sont pas en accord avec l'inflation. Une étude du bureau des politiques sanitaires du département de la Santé et des Services sociaux des États-Unis (HHS) révèle que les dépenses en médicaments par patient ont augmenté de 37 % depuis la pandémie, et que les coûts d'approvisionnement par patient ont augmenté de 20 %. En parallèle, un nombre record de professionnels de santé ont démissionné, beaucoup d'entre eux étant trop épuisés pour continuer après l'intensité constante à laquelle ils ont été confrontés pendant la pandémie. L'emploi à l'hôpital seul a diminué de 40 000 postes depuis mars 2020. Les travailleurs qui restent réclament des salaires plus élevés, tels ceux versés aux infirmiers qui se déplacent, ce qui augmente la pression financière sur les entreprises

« Par conséquent, de nombreux hôpitaux, systèmes de santé et cabinets médicaux ont du mal à joindre les deux bouts », explique Deloitte.

Les grandes entreprises du secteur de la santé espèrent que les économies d'échelle leur permettront de réduire leurs dépenses tout en offrant un niveau élevé de soins. Pour ce faire, elles doivent standardiser leurs opérations et s'appuyer davantage sur l'automatisation. Pour beaucoup, cela signifie passer à la dématérialisation.