L’abc de l’élimination justifiable

Qu’est-ce quel’éliminationjustifiable?

À quelques exceptions près, toute information a une fin de vie. 

C’est à ce moment-là qu’unedécision doit être prise : détruireou conserver l’informationà des fins d’archivage oud’extraction de données, unprocessus appelé élimination desdocuments. Le calendrier deconservation des documents(RRS) juridiquement légitimesd’une entreprise se trouve aucœur du processus décisionnel decette élimination.Une fois la décision de détruireou de conserver les documentsprise, le processus doit êtreexécuté conformément à lapolitique de l’entreprise. Celaconcerne aussi bien ladestruction sécurisée dedocuments papier que ladémagnétisation de bandesmagnétiques. Si des documentsdoivent être conservés pour uneraison valable, ils devront alorsêtre anonymisés avant d’êtremigrés vers un lac de données.

L’élimination justifiable consiste à prendre des décisions concernant les données pouvant étre éliminées conformément à une politique officielle, puis à les faire migrer vers un site de conservation sécurisée ou à les détruire de manière conforme.

Qu’est-ce qu’un calendrier de conservation des archives?

Pour gérer correctement lesdocuments officiels, les entreprisesdoivent déployer un calendrierofficiel et autorisé de conservationdes archives. Ce calendrier reposesur la durée de conservation desarchives exigée dans toutes lesjuridictions où l’entreprise exercedes activités. Dans la plupartdes cas, le service juridiquede l’entreprise est chargé del’approbation finale des résultatsdes recherches fournis par unfournisseur ou une équipe interne.

Le calendrier énumère lesfonctions d’une entreprise, qu’ils’agisse des ressources humaines,de la comptabilité, des servicescommercial ou marketing, ainsique tous les groupes ou classesde documents et spécimensde chacun. Les documentsappartenant à la catégoriearchives sont de l’informationcréée, reçue et conservée commepreuve ou actif par une entrepriseou par une personne dans le cadred’obligations légales ou d’unetransaction commerciale.

Pour chaque catégorie dedocument, qu’elle concerne lacomptabilité fournisseurs, clientsou le personnel, une règle deconservation, attribuée en fonctiondes exigences réglementaires,juridiques et opérationnelles,spécifie la durée de conservationdes documents.

La règle peut ainsi exiger que lesdocuments soient conservéspendant 10 ans après leur créationou sept ans après la survenue d’unévénement. Dans les faits, leprogramme de conservation desdocuments est souvent désignécomme un programme dedestruction pour décourager unedurée de conservation excessiveet faciliter l’élimination desdocuments.

En outre, les entreprises doiventprendre des décisions concernantla durée de conservation, desdonnées et informations nonconsidérées comme des officielsque ce soit sous format papierou électronique.