Számlázási életciklus

Az automatizálás megtizedeli a számlakezelés költségeit

Sok vállalkozótól hallani rendszeres panaszként: “Már megint elúsztam a számlákkal!”, vagy: “A könyvelés ismét elkutyult valamilyen számlákat!”. Pedig az üzleti folyamatok egyik nagyon fontos eleme a számlák gyors és naprakész kezelése. A bejövő számlák határidőre történő kiegyenlítése növeli egy vállalat megbízhatóságát, üzleti hitelét – a késedelem nélküli számlakiállítás pedig a vállalat pénzügyi mozgásterét.

A számlakezelés folyamata minden vállalatvezetőnek, pénzügyesnek a kisujjában van. Kapunk egy számlát, iktatjuk, könyveljük, kifizetjük, archiváljuk. Csakhogy hajlamosak vagyunk elfeledkezni arról, hogy ennek a mindennapi folyamatnak tetemes költségei vannak.

Ha sok a kézi munkafolyamat, eleve nagyobb létszámú pénzügyi osztályra van szükség, ami magasabb a bér- és irodaköltséggel is jár, de vannak egyéb költségek is. Egy bejövő számlát érkeztetni kell, a rajta szereplő adatokat valamiféleképpen be kell vinni az ERP-vel összekapcsolt számlakezelő rendszerbe (kézi bevitel, szkennelés), a számlát iktatni kell, a könyvelés az adatokat feldolgozza, maga a papíralapú számla pedig utána az archívumba kerül (irattározás).

Egyszerűbben, olcsóbban és gyorsabban

Érdemes alaposabban utánaszámolni: ezekből a tételekből már akkor is szemmel látható összeg jön ki, ha mindezeket a költségeket egy számlára vetítjük. Pedig a számlakezelés az egyik legjobban automatizálható folyamat, amellyel a folyamat költségét radikálisan le lehet szorítani. De ez csak az egyik, bár nagyon fontos előnye az automatizálásnak. Legalább annyira fontos hozadék az, hogy a menedzsment naprakészebb adatokkal rendelkezik a vállalat pénzügyi helyzetéről, és akár egy átfogó audit sem akasztja meg az üzleti folyamatokat, hiszen a szükséges adatok pillanatok alatt előhívhatók.

A számlák tartalmi követelményei minden üzleti szereplőre vonatkozóan azonosak, ami nagyban segíti a digitalizálást – a digitalizálás pedig előfeltétele az automatizálásnak. A folyamat lényege nem változik a kézi feldolgozáshoz képest, csupán néhány elemmel bővül. Például egy bejövő számlát továbbra is érkeztetni kell. Ha az eleve digitális formában érkezik (elektronikus számla), automatikusan bekerül a rendszerbe. A postán érkező, papíralapú számláknál értelemszerűen az érkeztetés után be kell iktatni egy digitalizálási lépést.

Innentől azonban már azonos folyamat. A digitális hitelesítés és jóváhagyás során (az érintett felek jóváhagyják a kifizetést) a rendszer automatikusan engedélyezi és meg is kezdi a kifizetési folyamatot. A számla adatai szintén automatikusan átkerülnek a pénzügyi rendszerbe, az adatok az ERP-be, illetve egy olyan archívumba, amely támogatja a számlák teljes életciklusának kezelését, és ahonnan az auditokhoz bármikor előhívhatóak a szükséges egyéb dokumentumokkal együtt.

Három előny, amit vissza is mérhetünk

A számlakezelési folyamat digitalizációjának és automatizálásának három alapvető előnye mindenképpen lesz.

1. Jelentősen csökkenthető a számlafolyamatok költsége: a folyamat kisebb könyveléssel (kisebb bérköltség) és kisebb járulékos költségekkel (irattározás, nyomtatás, eszközkarbantartás stb.) jár, és az időigénye is jelentősen csökkenthető, a folyamat gyorsul (mind a számlák feldolgozása, mind adatainak utólagos előhívása gombnyomásra történik).
2. Javul a pénzügyi kontroll: egyrészt a menedzsment sokkal pontosabb képet kap a vállalat cash-flow-járól, ami nagyban segíti a rövid távú tervezést, másrészt gyorsul az esetleges viták rendezése is. Kialakítható ugyanis egy olyan központosított rendszer, amely az adott PO (Purchase Order) szám alatt futó számlákhoz kapcsolódó minden dokumentációt (szerződés, megrendelés, teljesítési igazolások stb.) egy helyen és visszakereshető módon tárol, így bizonyos nyitott kérdések gyorsan rövidre zárhatók.
3. Emelkedik a vállalat reputációja: az automatizálás révén a hitelesített és az érintettek által jóváhagyott számlákkal kapcsolatban nincs a kézi feldolgozásnál gyakori adathiba (pl. elgépelés miatt), a számlák pontosan és határidőre ki lesznek egyenlítve, ami növeli a vállalat piaci hitelességét.

Kérdése van? Többet szeretne tudni? Hibát talált? Keressen bennünket!

Mit érdemes mérni?

A részlegesen vagy teljes mértékben automatizált számlázási folyamatok bevezetésekor érdemes kitűzni olyan KPI-okat, melyek alapján összevethető az előtte-utána állapot.