DDIY 운동에 동참하여 오래된 기록 정리하기

다들 아시다시피 기록은 순식간에 쌓여서 관리할 수 없는 수준에 이릅니다. 현재 보관 중인 기록과 계속 보유해야 하는 기록, 파기하는 것이 마땅한 기록, 또는 디지털화가 필요한 기록을 파악하는 것은 시간이 오래 걸리고 자원이 많이 드는 활동입니다.

적절한 프로세스와 관리 조치가 없으면 기록이 담긴 서류철을 과도하게 보유하기 십상입니다. 그러면 정보 거버넌스와 조직 목표를 달성하기가 어려워집니다. 그 결과는 다음과 같습니다.

• 비용 증가
• 불필요한 법·규정 준수 리스크
• 기록 목록을 제대로 확인할 수 없어 발생하는 생산성 손실

그렇다면, 기록 및 정보 관리(Records and Information Management, RIM) 전문가는 어떤 상황에 직면하게 될까요?

뒤섞인 서류철로 가득 찬 상자 수백 개를 뒤지면서 필요한 정보를 찾기란 쉬운 일이 아니며, 사건 기반의 난해한 보존 규칙은 일을 더 복잡하게 만듭니다. 예산이 한정되어 있고 자원은 거의 없으며 제대로 된 지원을 기대하기 힘든 상황에서 RIM 관리자는 이 모든 일을 스스로 처리해야 할 때가 많습니다.

목표를 달성하려면 DIY(do it yourself, 직접 작업하기) 접근법을 사용하는 게 그럴듯해 보일 수도 있지만, 이 접근법은 아래와 같이 심각한 문제를 야기할 수 있습니다.

• 쓸데없는 기록을 잔뜩 보관하는 것. 기록 목록 정리라는 부담스러운 업무에 직면하면 서류철을 영원히 가지고 있는 게 더 쉬워 보일지도 모르지만 여기에서 복병이 등장합니다. 해마다 드는 보관 비용과 여전히 목록 관리에 진전이 없다는 사실입니다. 모든 서류철을 보관하면 복잡성과 불필요한 리스크가 커지고 계속 발전하는 기록 보존 요건을 준수하기가 더 어려워집니다.
• 진퇴양난에 빠져 그냥 포기하는 것. 서류철이 꽉 찬 상자 수천 개, 수만 개를 살펴봐야 한다는 생각만으로도 부담감을 느끼게 됩니다. 기록이 담긴 상자를 가져와서 서류철 하나하나를 검토하고 어떻게 처분할지 결정하는 프로세스에는 엄청난 자원이 필요합니다. RIM 팀이 DIY 접근법 때문에 좌절감을 느끼고 중간에 그만두거나 프로젝트를 시작조차 하지 않는 이유가 뻔히 보입니다.
• 수작업으로 검토를 하느라 고생하고 나서야 적절한 전문 지식의 중요성을 알게 되는 것. 기록 목록에 있는 서류철을 하나하나 살펴본다고 상상해 보세요. 각 기록을 보존할지, 파기할지, 아니면 디지털화할지에 대한 타당한 결정을 내리려면 전문 지식이 필요합니다. 기술과 자동화된 프로세스가 없으면 팀은 수렁에 빠져서 몇 달에서 몇 년치 분량의 업무를 떠맡게 됩니다.

귀사의 기록 목록 관리에 도움이 되는 기술과 언제 어디서나 적용 가능한 합리적인 프로세스, 전문 지식을 갖춘 회사와의 파트너십을 통해 DIY가 아니라 DDIY(don’t do it yourself, 작업 위탁하기) 접근법을 고려해 보세요.