Susiejimas.
Jei jums nereikia rūšiuoti ir pertvarkyti įrašų – naudokite „Smart Sort“ tam, kad pritaikytumėte metaduomenis failų lygmens įrašams ir taip išvengtumėte didelių išlaidų, susijusių su sąrašų failų lygmeniu sudarymu rankiniu būdu.
Iron Mountain Smart Sort
Solution Guides
Pasiekite jūsų užsibrėžtus informacijos valdymo ir verslo tikslus
Ar jūs....
- turite daug pasenusių įrašų?
- susiduriate su sunkumais ieškodami įrašų, kai jų prireikia?
- norite perkelti savo išteklius į kitą vietą, bet pirmiausia jums reikia panaikinti viską, ko nebereikia?
- norite sunaikinti įrašus, bet be didelių investicijų negali patikimai nustatyti, kurie iš jų yra tinkami panaikinti?
- norite atsisakyti popierinių dokumentų, bet sunku apsispręsti, kuriuos įrašus reikėtų skaitmeninti?
- norite atskirti įrašus susijungimų, įsigijimų ir pardavimų tikslais?
Jei į kurį nors iš šių klausimų atsakėte „taip“,pasiteiraukite mūsų apie „Iron Mountain Smart Sort“
Dėl ko šalinimas yra toks sudėtingas?
- Nepakankamas išteklių vientisumas / matomumas. Kai svarbūs metaduomenys nėra fiksuojami ir įtraukiami į sąrašą per visą informacijos naudojimo ciklą, sunku atlikti jų paiešką, juos valdyti ir priimti sprendimus, kurie įrašai turi būti išsaugoti, suskaitmeninti ar panaikinti.
- Nerūšiuotų įrašų tipai ir įvykių datų sudėtingumas. Skirtingų tipų įrašams nustatyti nevienodi reikalavimai. Jei įrašai nesutvarkyti pagal įrašo klasifikavimo kriterijų ar įvykio datą, negalite imtis patikimų ir pagrįstų veiksmų.
- Įrašų pertvarkymas atima daug laiko ir yra brangus. Jums nepakanka išteklių, kad galėtumėte surūšiuoti kiekvieną failą pagal panaikinimo datą, įrašo tipą, unikalų identifikatorių arba kitus reikalavimus.
Ką tai reiškia
- Patiriamos nereikalingos išlaidos. Dideli kiekiai įrašų be failų lygio metaduomenų, kurie saugomi neatsižvelgiant į tinkamumo panaikinti datas ar įrašo klasifikaciją, daro neigiamą poveikį jūsų galimybėms sėkmingai valdyti programą.
- Padidėja rizika. Saugant įrašus ilgiau nei būtina, padidėja informacijos praradimo ir teisės aktų pažeidimų rizika. Be to, padidėja ir teisinio informacijos atskleidimo, reagavimo į audito išvadas ir atitikties teisės aktams valdymo procesų sudėtingumas.
- Sumažėja našumas. Norint rasti duomenis, kurių ieškote, ir greitai priimti sprendimus dėl įrašų šalinimo, reikalingi gerai sutvarkyti ištekliai. Neįdiegus veiksmingo failų rūšiavimo ir pertvarkymo proceso, galite sugaišti nemažai laiko ir laiku neįvykdyti svarbiausių tikslų.
Supaprastinkite ir paspartinkite sprendimų priėmimo procesą
Pasitelkę „Iron Mountain Smart Sort“ sprendimą, galite greitai ir užtikrintai priimti sprendimus dėl pasenusių failų, kad įrašų valdymo programa taptų labiau atitinkanti reikalavimus ir veiksmingesnė.
Mūsų patyrusi įrašų valdymo grupė naudos jūsų duomenų bazės duomenis ir įrašų saugojimo grafiką, kad automatizuotų tinkamų sprendimų priėmimą failų lygiu. Mes surūšiuosime ir pertvarkysime jūsų įrašus, kad galėtumėte neabejodami priimti sprendimus dėl panaikinimo ir greitai pasiekti verslo tikslus, pavyzdžiui, reaguodami į pardavimą, tvarkydami teisinius reikalus ar vykdydami sunaikinimo reikalavimus.
„Smart Sort“ suteikia galimybę priimti patikimus sprendimus rūšiuojant ir pertvarkant įrašus pagal šiuos kriterijus
Kategorija.
Tokių iniciatyvų kaip, pvz., pardavimas atveju įrašus reikia atskirti
per trumpą laiką. Mes surūšiuosime ir pertvarkysime jūsų įrašus pagal
įrašo tipą, įrašo būseną, unikalų identifikatorių arba bet kokius kitus jūsų
pageidaujamus kriterijus.
Panaikinimo data.
Rūšiuojant ir pertvarkant įrašus pagal panaikinimo metus, pasibaigus saugojimo laikotarpiui galėsite saugiai sunaikinti popierinius dokumentus.
Mūsų komanda gali teikti jums pagalbą „Iron Mountain“ duomenų centruose arba jūsų veiklos vietoje.
Ekonomiškas sprendimas
Vienu prisilietimu „Iron Mountain“ komanda, remdamasi jūsų saugojimo politika, gali realiuoju laiku priimti sprendimą dėl to, ką daryti su jūsų failu. Taip užtikrinamas didelis efektyvumas, leidžiantis mums pasiūlyti tikrai ekonomišką sprendimą.
Siūlomos paslaugos ir sprendimai
Elevate the power of your work
Get a FREE consultation today!
„Smart Sort“ panaudojimo pavyzdys
Uždavinys
Didelė sveikatos priežiūros organizacija pageidavo sumažinti išlaidas ir riziką panaikindama įrašus, atitinkančius saugojimo laikotarpio reikalavimus. Vis dėlto ji negalėjo lengvai ir patikimai nustatyti, kuriuos įrašus reikia panaikinti, nes trūko lėšų jų nustatymo projektui, kuriam būtų reikėję daug laiko ir darbo jėgos. Dėl ribotų išteklių organizacijos pastangos užtikrinti patikimą panaikinimo procesą nedavė rezultatų.
Sprendimas
Vykdydama „Smart Sort“ procesą, „Iron Mountain“ grupė gavo 48 000 įrašų dėžių ir patikrino turinį failų lygmeniu. Realiuoju laiku ir vienu failo palietimu ji surūšiavo ir perdėjo į naujas dėžes visus failus pagal būsimo panaikinimo datą ir išsaugojimo tvarkaraštį, tuo pačiu identifikuodama įrašus, kuriuos galima panaikinti.
Rezultatai
- Atsirado galimybė saugiai panaikinti 1,4 mln. failų
- Sumažėjo saugojimo išlaidos, kartu laikantis teisės aktų reikalavimų ir sumažinant riziką
- Įdiegtas nuolatiniam naikinimui skirtas procesas