Saistīšana.
Ja jūsu uzskaite nav jākārto un jāreorganizē, izmantojiet Smart
Sort, lai ierakstiem dokumentu līmenī piemērotu metadatus, tādējādi izvairoties
no lielām izmaksām, kas saistītas ar manuālu dokumentu līmeņa uzskaiti.
Iron Mountain Smart Sort
Solution Guides
„Iron Mountain Smart Sort“ – tai paprastas, ekonomiškas sprendimas, pagaliau padėsiantis jums tvarkyti savo įrašus.
Vai jums...
- Ir liels daudzums pārmantotu ierakstu?
- Ir grūtības atrast ierakstus, kad tie nepieciešami?
- Ir vēlme pārvietot uzskaites dokumentus, bet vispirms vēlaties iznīcināt tos, kuri vairs nav vajadzīgi?
- Ir vēlme iznīcināt ierakstus, tomēr bez ievērojamām investīcijām nevarat pārliecinoši izolēt tos, uz kuriem tas attiecas?
- Ir vēlme strādāt bez papīriem, tomēr ir grūtības pieņemt lēmumus par to, kurus ierakstus digitalizēt?
- Ir jāizolē ieraksti saistībā ar apvienošanu, pārņemšanu vai atsavināšanu?
Ja uz jebkuru no šiem jautājumiem atbildējāt ar “jā”,jautājiet mums par Iron Mountain Smart Sort.
Jūsu problēma
Jums ir jāsakārto un jāreorganizē ierakstu uzskaite, lai pieņemtu attaisnojamus lēmumus par rīcību ar tiem. Diemžēl tas nav tik vienkārši, kā izklausās.
Kāpēc rīkošanās ar ierakstiem ir tik sarežģīta?
- Trūkst uzskaites integritātes/pārredzamības. Ja galvenie metadati netiek tverti un uzskaitīti visā informācijas aprites ciklā, ir grūti meklēt, pārvaldīt un pieņemt lēmumus par to, kurus ierakstus saglabāt, kurus digitalizēt vai iznīcināt.
- Jaukta veida ieraksti un sarežģīti izsekojami notikumu datumi. Pastāv dažādas prasības dažādiem ierakstu veidiem. Ja ieraksti netiek attiecīgi kārtoti atbilstoši ierakstu klasifikācijai vai notikuma datumam, jūs nevarat pārliecinoši un attaisnojami rīkoties.
- Dokumentu reorganizācija ir darbietilpīga un dārga. Jums trūkst resursu, lai kārtotu visus dokumentus pēc atbilstošā iznīcināšanas datuma, ieraksta veida, unikāla identifikatora vai cita nosacījuma.
Ko tas nozīmē
- Nevajadzīgas izmaksas. Lieli ierakstu apjomi bez dokumentu līmeņa metadatiem, kas tiek glabāti, neņemot vērā atbilstošos iznīcināšanas datumus vai ierakstu klasifikāciju, ietekmēs jūsu iespēju efektīvi vadīt savu programmu.
- Palielināts risks. Glabājot ierakstus ilgāk, nekā nepieciešams, palielinās informācijas zuduma un normatīvo aktu pārkāpumu risks. Tas arī sarežģī juridiskas informācijas atklāšanu, atbilžu sniegšanu saistībā ar auditu un atbilstības pārvaldības procesus.
- Samazināta darba ražība. Lai atrastu nepieciešamo un ātri pieņemtu lēmumus par rīcību ar ierakstiem, jābūt labi organizētai uzskaitei. Ja nav efektīva procesa, kā kārtot un reorganizēt dokumentus, varat zaudēt laiku un aizkavēt svarīgu mērķu sasniegšanu.
Vienkāršojiet un paātriniet lēmumu pieņemšanu
Ar Iron Mountain Smart Sort varat ātri un ar pārliecību pieņemt lēmumus par senākiem dokumentiem, lai īstenotu atbilstošāku un efektīvāku ierakstu pārvaldības programmu.
Mūsu apmācītā ierakstu pārvaldības komanda izmantos jūsu datu bāzē ievadīto informāciju un dokumentu saglabāšanas grafiku, lai automatizētu attaisnojamu lēmumu pieņemšanu dokumentu līmenī. Mēs sakārtosim un reorganizēsim jūsu ierakstus, lai jūs varētu ar pārliecību pieņemt lēmumus par rīcību ar tiem un varētu ātri sasniegt uzņēmuma mērķus, piemēram, atbildot uz jautājumiem par atsavināšanu, juridiskiem jautājumiem vai iznīcināšanas pieprasījumiem.
Smart Sort sniedz iespēju pieņemt attaisnojamus lēmumus, kārtojot un reorganizējot ierakstus pēc tālāk norādītajiem kritērijiem.
Kategorija.
Īstenojot tādas iniciatīvas kā, piemēram, atsavināšanu, ieraksti
ir jāizolē īsā laika periodā. Mēs sakārtosim un reorganizēsim jūsu ierakstus
atbilstoši ieraksta veidam, ieraksta statusam, unikālam identifikatoram vai
jebkurai jums nepieciešamai kategorijai.
Iznīcināšanas datums.
Kārtojiet un reorganizējiet ierakstus atbilstoši iznīcināšanas gadam, lai varētu ar pārliecību iznīcināt papīra dokumentus, kad tie sasniedz glabāšanas beigu datumu.
Mūsu komanda var sniegt jums atbalstu no Iron Mountain ierakstu centriem vai jūsu atrašanās vietā.
Budžetam draudzīgs risinājums
Iron Mountain komanda ar vienu pieskārienu var pieņemt reāllaika lēmumus par to, kas jādara ar jūsu dokumentu, pamatojoties uz jūsu glabāšanas politiku. Tas ievērojami palielina efektivitāti, ļaujot mums nodrošināt patiesi rentablu risinājumu
Piedāvātie pakalpojumi un risinājumi
Elevate the power of your work
Saņemiet BEZMAKSAS konsultāciju jau šodien!
Piemērs ar Smart Sort izmantošanu
Problēma
Liela veselības aprūpes iestāde vēlējās samazināt izmaksas un risku, iznīcinot ierakstus, kas sasnieguši glabāšanas perioda beigas. Tomēr viņiem nebija vienkārši attaisnojamā veidā noteikt, kuri ieraksti bija piemēroti iznīcināšanai, jo nebija budžeta, lai uzsāktu darbietilpīgu ilgtermiņa dokumentu izpētes projektu. Ierobežotie resursi neļāva īstenot iestādes centienus veikt attaisnojamu dokumentu iznīcināšanu, kas to noveda strupceļā.
Risinājums
Ievērojot Smart Sort procesu, Iron Mountain komanda atrada 48 000 kastes ar ierakstiem un pārskatīja saturu dokumentu līmenī. Reāllaikā viņi ar vienu pieskārienu dokumentam tos sakārtoja, pēc iznīcināšanas datuma nākotnē un saskaņā ar glabāšanas grafiku viņi visus dokumentus ievietoja jaunās kastēs, vienlaicīgi identificējot tos ierakstus, kuri ir piemēroti iznīcināšanai.
Rezultāti
- Guva iespēju ar pārliecību iznīcināt 1,4 miljonus dokumentu
- Samazināja uzglabāšanas izmaksas, vienlaicīgi nodrošinot atbilstību prasībām un samazinot risku
- Izveidoja procesu turpmākajai iznīcināšanai