Een vliegende start van uw ESG-rapportage

Sue Trombley, Managing Director Thought Leadership, Iron Mountain

Elke dag is er wereldwijd meer aandacht voor de thema's milieu, maatschappelijke verantwoordelijkheid en governance (ESG). Organisaties in alle soorten en maten beloven om klimaatverandering aan te pakken, diversiteit, gelijkheid en inclusie te vergroten en om ethisch verantwoord en integer te besturen. Maar ze zullen hun acties moeten kunnen aantonen.

Honderden organisaties en regeringen hebben beloofd om tegen 2040 of eerder klimaatneutraal te zijn. De samenleving en de medeondertekenaars verwachten natuurlijk dat er vooruitgang wordt geboekt en getoond. Voor consistente rapportage aan autoriteiten, auditors, certificeringsinstanties, leidinggevenden, klanten en aandeelhouders zijn betrouwbare en geldige gegevens nodig. Hoewel de focus vaak op duurzaamheid ligt, gaat het in veel rapportages ook om sociale en bestuurlijke verantwoording (ESG staat dan ook voor environmental, social en governance).

Dus hoe kunnen professionals in informatiebeheer en information governance hun organisaties helpen om nauwkeurig en op tijd informatie te verstrekken over hun ESG-prestaties? We geven een paar tips.

Kom in contact met de stakeholders

Heeft uw organisatie een ESG-team? Dan is er waarschijnlijk een verantwoordelijke aangewezen voor het genereren van de rapporten. Leg meteen contact met die persoon. Andere afdelingen die mogelijk betrokken zijn bij het creëren en verzamelen van gegevens: Governance/Oversight/Audit, specifieke bedrijfstakken, Legal/Compliance, IT, Data governance, Procurement, Facilitair enzovoorts.

Wees op de hoogte van nieuwe regelgeving

Overheden zijn bezig met het opstellen van nieuwe of bijgewerkte regelgeving rond het verzamelen en rapporteren van ESG-gegevens. In de Europese Unie zijn bepaalde grote organisaties al wettelijk verplicht ESG-gerelateerde informatie bekend te maken. De SEC in de Verenigde Staten heeft onlangs regels voorgesteld voor de openbaarmaking van klimaatgegevens en het Britse Ministerie van Financiën deelde een leidraad voor duurzaamheidsverslaglegging.

Daarnaast heeft het Global Reporting Initiative (GRI), een onafhankelijke, internationale organisatie die bedrijven en andere organisaties helpt verantwoordelijkheid te nemen voor hun effecten door hen te helpen met communiceren over die effecten, een reeks standaarden voor ESG-rapportage opgesteld. Deze zijn relevant voor vele andere groepen, zoals investeerders, beleidsmakers, kapitaalmarkten en de maatschappij. Hun doel is om de wereldwijde vergelijkbaarheid te verbeteren en organisaties in staat te stellen transparant te zijn en verantwoording af te leggen. Laat u eens inspireren door de standaarden op hun site.

Herzie uw bewaarschema

Veel mensen vragen zich af of er voor ESG-rapportering wijzigingen nodig zijn in het bewaarschema van de organisatie. Het antwoord op die vraag zal met de tijd veranderen en verschillen per jurisdictie en branche, want de aandacht voor deze onderwerpen staat nog in de kinderschoenen. Misschien zullen er inderdaad nieuwe gegevenscategorieën of data nodig zijn, maar mogelijk kunt u ze al opnemen in een klasse als ‘Government and Compliance Reporting’. We kunnen ons echter scenario's voorstellen waarin auditors of andere autoriteiten informatie van tientallen jaren oud nodig hebben om claims over netto-nul emissie te onderbouwen. Iets wat nog ingewikkelder wordt door fusies, overnames en verkochte bedrijfsonderdelen.

Weet waar uw data vandaan komt

Gegevens en rapportages komen voort uit allerlei verschillende bronnen over de hele wereld, zoals applicaties of systemen in de cloud of op locatie, verschillende afdelingen (zoals HR, Financiën en Vastgoedbeheer) en leveranciers en hun bronnen (waaronder hun impactrapportages). Om de traceerbaarheid en toegankelijkheid voor audits mogelijk te maken is er dus een goed overzicht nodig van alle bronnen, zowel intern als extern.

Idealiter zijn informatiebeheerders betrokken bij het in kaart brengen van de gegevens in verband met de druk op en de vereisten van het privacy- en/of veiligheidsbeheer. Het in kaart brengen van ESG-gerelateerde gegevens ligt in het verlengde van die inspanningen waarbij de relevante belanghebbenden worden betrokken.

De verzamelde gegevens worden doorgaans samengevoegd in verslagen. U moet ervoor zorgen dat er geen conflict ontstaat tussen de bewaring van de brongegevens en de bewaring van de rapportage zoals vereist in het bewaarschema.

Conclusie

Om aan te tonen dat organisaties zich inzetten voor het milieu, de samenleving en ethisch bestuur, moeten zij aan allerlei nieuwe eisen voor verslaglegging voldoen. Hun vermogen om aan die eisen te voldoen zal afhangen van hoe nauwkeurig en betrouwbaar hun gegevensverzameling en rapportage gebeurt. Dit past perfect bij de principes van verantwoording en transparantie binnen informatiebeheer, waaraan informatiebeheerders en governance-professionals zich moeten houden. Kom dus vandaag nog in actie en werk samen met uw ESG-team aan een betere wereld.