Maak van duurzaamheid het negende beginsel van informatiebeheer

In een wereld die geconfronteerd wordt met de nijpende gevolgen van klimaatverandering is duurzaamheid een absolute noodzaak geworden voor het bedrijfsleven. Meer dan 90% van de CEO's zegt nu dat duurzaamheid belangrijk is voor het succes van hun organisaties en bijna de helft van de top 100 MBA-programma's in de VS biedt academische programma's over zakelijke duurzaamheid aan volgens de Stanford Social Innovation Review.

De vereniging voor informatiebeheer ARMA onderscheidt acht beginselen in het document- en informatiebeheer (RIM). Dit zijn verantwoordingsplicht, transparantie, integriteit, bescherming, compliance, beschikbaarheid, retentie en verwijdering. Gezien de uitdagingen waarvoor we als maatschappij staan, moet duurzaamheid als negende beginsel worden toegevoegd om ervoor te zorgen dat RIM betrokken is bij het bereiken van de nodige veranderingen.

De baten van duurzaamheid gaan veel verder dan alleen maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het vertaalt zich ook in lagere kosten, een betere arbeidsmoraal en meer efficiëntie. Duurzaam opererende bedrijven kunnen gemakkelijker talent aantrekken, met name mensen voor wie milieukwesties van principes belang zijn. Ze lopen minder kans op compliance problemen en zijn beter in staat klanten aan te trekken. Uiteindelijk zegt meer dan tweederde van de respondenten van een recent onderzoek dat ze duurzaamheid in overweging nemen bij het doen van aankopen en dat ze bereid zijn meer te betalen voor duurzame producten.

Op het eerste gezicht denken RIM-professionals misschien dat ze weinig kunnen doen om de duurzaamheidsdoelstellingen van hun organisatie te bereiken, maar hun potentiële impact is veel groter dan ze misschien denken.

Recycle papier 

Papier is een uitstekend startpunt. Het recyclen van één ton papier bespaart genoeg energie om het gemiddelde huis in de VS zes maanden van stroom te voorzien, bespaart 7.000 liter water en vermindert de uitstoot van broeikasgassen met één ton. Papieren dossiers die aan hun retentieverplichting hebben voldaan en dossiers die zijn gedigitaliseerd, zijn logische kandidaten voor recycling door versnippering. Door papier volledig uit te bannen door dossiers in digitaal formaat te creëren en te beheren, wordt voorkomen dat er überhaupt bomen moeten worden gekapt.

Een "shred-all"-beleid is een goede manier om de verantwoordelijkheid voor papierrecycling in de hele organisatie uit te rollen, de beveiliging te versterken en kwetsbaarheid voor op het gebied van compliance te verminderen. "Shred-all" betekent eenvoudigweg dat werknemers alle informatie die niet langer nodig is voor het bedrijf, veilig moeten versnipperen in plaats van in de prullenbak te gooien. Dit neemt onzekerheid weg over wat in aanmerking komt voor versnippering en zorgt ervoor dat zoveel mogelijk papier kan worden teruggewonnen en gerecycled.

Elektronica hergebruiken en recyclen 

Elektronische apparatuur zoals computers, telefoons, beeldschermen en kopieerapparaten zitten vol gevaarlijke stoffen, waaronder beryllium, cadmium, kwik, arseen en lood; daarnaast kunnen ze ook privégegevens en gevoelige informatie bevatten. Elektronisch afval - of e-waste - is een groeiend probleem; in 2019 werd er wereldwijd meer dan 53 miljoen ton van gestort en dat cijfer zal tegen 2030 naar verwachting met 40% stijgen.

Een grote hoeveelheid e-waste wordt naar het buitenland verscheept, waar het terechtkomt op stortplaatsen, in waterwegen en zelfs op straten en braakliggende terreinen. Veel van dit materiaal kan veilig worden verwijderd en zelfs worden hergebruikt. Zo bevatten 200 laptops samen ongeveer 156 gram goud. Toch wordt slechts 17% van de e-waste gerecycled, volgens de Global E-Waste Statistics Partnership.

E-waste kan ook een groot veiligheids- en complianceprobleem vormen, aangezien opslagmedia mogelijk niet grondig zijn ontdaan van gevoelige informatie. Er bestaan veilige programma's voor het wissen van gegevens om ervoor te zorgen dat alle vertrouwelijke en gevoelige gegevens zijn verwijderd, zodat het apparaat kan worden opgeknapt en terug in omloop kan worden gebracht.

Een duurzaam e-wasteprogramma zoekt in de eerste plaats naar manieren om elektronica zoals computers, printers, faxapparaten en mobiele apparaten een nieuwe bestemming te geven. Een succesvol remarketingprogramma kan u niet alleen helpen om de waarde van uw assets terug te winnen, maar het maakt uw organisatie ook deelnemer in de circulaire economie. Een circulaire economie onderscheidt zich van de lineaire economie door items opnieuw te gebruiken en ze in gebruik te houden. Op die manier minimaliseren we de groeiende behoefte aan nieuwe goederen en voorkomen we dat afval op de stortplaats terechtkomt.

Zodra een apparaat geen waarde meer heeft, moet het op een veilige en duurzame manier worden gerecycled. Ervaren dienstverleners gebruiken bijvoorbeeld belastingvoordelen voor donaties en het terugwinnen van edelmetaal om waarde voor u terug te winnen. Zij kunnen er ook voor zorgen dat apparatuur wordt verwijderd via veilige en milieuvriendelijke processen die voldoen aan de wettelijke vereisten.

Apparatuur die niet in aanmerking komt voor opknappen of recyclen, kan worden verwijderd via afvalverbranding, wat een manier is om energie op te wekken en ophoping van afval op een vuilnisbelt te vermijden.

Kies uw leveranciers verstandig 

Uw organisatie mag dan duurzaamheidsdoelstellingen hebben vastgelegd, maar kan hetzelfde worden gezegd van uw leveranciers? Nu meer taken dan ooit worden uitbesteed, moeten organisaties zich grondig verdiepen in de bedrijven die zaken met hen doen. Stel vragen aan de leveranciers die u helpen op het gebied van afvalverwerking, vervoer, schoonmaak, opslag, foodservice en onderhoud van apparatuur. Hoe transparant zijn zij over hun werkwijze? Verstrekken ze rapporten en voldoen ze aan de hoogste duurzaamheidsnormen? Worden hun faciliteiten en voertuigen aangedreven door alternatieve energie? Wat doen ze om emissies tot een minimum te beperken? Zorg ervoor dat hun duurzaamheidsdoelstellingen overeenkomen met de uwe.

Vergeet het datacenter niet 

Organisaties worden steeds digitaler, en hoewel dit het fysieke afval minimaliseert, is er onzichtbare milieu-impact omdat datacenters van stroom moeten worden voorzien. Datacenters verbruiken ongeveer 1% van alle elektriciteit ter wereld en zijn ook grote verbruikers van water en dieselbrandstof. Een ouder datacenter van gemiddelde grootte kan tot 1.363.000 liter water per dag verbruiken.

Als uw organisatie haar eigen IT beheert, kunt u overwegen over te stappen op een colocatiedienst die schaalvoordelen kan bieden en zich moet houden aan strenge wettelijke richtlijnen op het gebied van energie- en waterefficiëntie. Veel datacenters gebruiken tegenwoordig al groene energie. Iron Mountains colocatie datacenters worden wereldwijd van stroom voorzien door 100% hernieuwbare bronnen en deze datacenters voldoen aan de strengste normen voor energie- efficiëntie. Klanten van onze datacenters komen in aanmerking voor Green Power Pass-punten die kunnen worden opgenomen in de duurzaamheidsrapportage van hun organisatie en die helpen om hun CO2-uitstoot te verminderen.

Denk na over de werkvloer 

De Coronacrisis heeft veel organisaties ertoe aangezet om met een frisse blik naar het doel en de inrichting van kantoren te kijken. Met programma's voor thuiswerken die in de toekomst waarschijnlijk alleen maar toenemen, is dit een goed moment om te kijken naar het verminderen van vierkante meters, het realiseren van besparingen door gedeelde werkruimten en het digitaliseren van papieren dossiers of het verplaatsen ervan naar offsite-opslag.

De verschuiving naar werken op afstand is ook een katalysator voor digitale transformatie-initiatieven. Digitale dossiers zijn niet alleen duurzamer, maar ook gemakkelijker op te vragen, te delen en te integreren in digitale workflows. Een standaard archiefkast met vier laden verbruikt ruim 1,5 vierkante meter vloeroppervlak, inclusief de ruimte die mensen nodig hebben om iets uit de kast te kunnen halen. Volgens schattingen van Iron Mountain Clean Start® wordt tussen de 8 en 10% van de ruimte in een kantoor in beslag genomen door papieren dossiers.

Door dossiers te digitaliseren en nauwelijks geraadpleegde documenten naar langetermijnopslag te verplaatsen, komt er ruimte vrij waar mensen veilig kunnen werken. Daarnaast kunnen organisaties hun benodigde ruimte beperken en zo besparen op huur, verwarming en koeling.

Organisaties merken steeds vaker dat de voordelen van een flexibel beleid voor werken op afstand verder gaan dan ruimtebesparing. De reistijd voor woon- werkverkeer en de uitstoot van uitlaatgassen en verkeersopstoppingen worden verminderd, en onderzoek heeft aangetoond dat veel mensen ten minste een deel van die bespaarde tijd aan hun werk teruggeven. Thuiswerkers melden een hogere algemene werktevredenheid en productiviteit, waarbij velen zeggen dat ze compensatie deels willen inruilen voor flexibiliteit. De werkplek is ook veiliger wanneer werknemers die ziek zijn niet hoeven te komen werken.

Implementeer een goed beheerbeleid 

De hierboven beschreven initiatieven voor papiervermindering, digitalisering en herinrichting van kantoren maken deel uit van een degelijke strategie voor informatiebeheer. Organisaties die een volledig beeld hebben van al hun gegevens, waar ze zijn, hoe ze worden gebruikt en waar ze vandaan komen, zijn beter geïnformeerd, efficiënter en duurzamer. Alleen al de besparing op het gebied van productiviteit is overtuigend. Uit een recent onderzoek bleek dat 36% van de kantoormedewerkers aangaf het over het algemeen moeilijk is om de meest recente versie van een document te vinden. Een degelijke beheerstrategie maakt een einde aan deze tijdverspilling.

Goed informatiebeheer draagt ook bij aan duurzaamheid door regels op te stellen voor het verwijderen van overbodige, verouderde en triviale gegevens, het vernietigen van verouderde of onnodige papieren documenten en het afstemmen van het gebruik van dossiers op duurzaamheidsdoelstellingen. Het hebben van één enkele versie van de waarheid op een plaats waar iedereen die kan vinden, is niet alleen een gezonde bedrijfspraktijk, het is ook goed voor het milieu.

Kortom, door duurzaamheid tot negende beginsel van archief- en informatiebeheer te maken en het in uw dagelijks werk toe te passen, maakt u een statement over zowel uw organisatie als uw beroep. Het moet deel uitmaken van een grotere, holistische duurzaamheidsverplichting.