Neem contact op
0884254444
Elevate the power of your work
Vraag vandaag nog een gratis adviesgesprek aan.
Financiële instelling realiseert verbeterde compliance en veilige remarketing met Iron Mountain Asset Lifecycle Management
Klantcases
Van een veilige chain of custody en ServiceNow-integratie tot remarketing en geavanceerde rapportage: deze grote financiële instelling gaf haar aanpak voor het afvoeren van IT-apparatuur een boost met Iron Mountain.
Branche
Financiële dienstverlening
Uitdaging
Een financiële instelling stond onder druk van auditors en wilde de afvoer van IT-apparatuur beter laten aansluiten bij hun duurzaamheidsplannen. Ze zochten een nieuwe partner die kon integreren met de huidige systemen en de remarketing en rapportage kon uitbreiden.
Oplossing
Resultaten
- Verwerking van afgeschreven IT-apparatuur opgeschaald naar 1.000+ stuks per maand met lokale pickups en verbeterde chain of custody
- Voltooide ServiceNow-integratie en proof of concept in 4 maanden
- Meer remarketingkansen en verbeterde mogelijkheden voor compliance en duurzaamheidsrapportage
Geavanceerde rapportage en gestroomlijnde service
In haar streven naar IT excellence en compliance wilde een toonaangevende Amerikaanse financiële instelling haar IT Asset Disposition (ITAD) verbeteren. Er was namelijk een dringende behoefte aan gedegen rapportage bij het weggooien van afgeschreven laptops en andere IT-apparatuur.
Voorheen voldeden hun meerdere wekelijkse rapporten niet aan de eisen van auditors. Ze hadden een nieuwe oplossing nodig die niet alleen gedetailleerdere informatie kon geven over afgeschreven IT-apparatuur, maar ook een veilige chain of custody kon bieden en tegelijkertijd kon integreren met de bestaande systemen. Om de moeite waard te zijn, moest het wisselen van leverancier van begin af aan soepel en positief verlopen. Het was logisch om voor hun zakelijke apparatuur te kiezen voor het ITAD-programma van Iron Mountain.
Uitgerust met geavanceerde barcodescanners werken de teams op locatie nauw samen met Iron Mountain. Voordat een apparaat dat aan het einde van zijn levensduur is gekomen het pand verlaat, controleren ze dit nauwkeurig met een vooraf opgestelde lijst. Deze stevige chain of custody versterkt de audit compliance van de organisatie én geeft IT-managers realtime analyses en inzicht in de gehele levenscyclus van hun bedrijfsmiddelen. Hiermee zetten ze een nieuwe standaard in het afvoeren van hun IT-apparatuur.
Met Iron Mountain verwerkt en verzendt de financiële instelling nu meer dan 1.000 afgedankte IT-apparaten per maand, vanaf hun eigen locaties. En de nieuwe auditrapporten zijn aangepast aan de specifieke behoeften van de organisatie op het gebied van regelgeving.
Door laptops en desktops ter plaatse te scannen, weten we dat precies de IT-middelen die we wilden laten ophalen ook worden opgehaald, en we kunnen ServiceNow gebruiken voor onze ophaalverzoeken.
ServiceNow-integratie
Integratie met hun huidige gebruik van ServiceNow was voor de financiële instelling doorslaggevend bij de beslissing om met Iron Mountain in zee te gaan. In slechts vier korte maanden werkte de instelling nauw samen met het Iron Mountain-team om de IT-serviceaanvragen via ServiceNow te implementeren en een nauwkeuriger en efficiënter verificatieproces mogelijk te maken.
Tijdens de implementatie hield het Iron Mountain-team de vaart erin door wekelijkse telefoontjes met programmaleiders en ServiceNow-consultants om de afstemming en technische prestaties te waarborgen. Na de eerste integratie bereikte het team snel de proof of concept-vereisten (POC).
Het lukte de organisatie om het voorheen tijdrovende IT-aanvraag- en scanproces te stroomlijnen en het team tijd, energie en handmatig werk te besparen.
Veilige chain of custody
Veilig omgaan met IT-apparatuur, van gebruik tot afvoer, is een essentieel onderdeel van gegevensbeveiliging voor financiële instellingen. Deze klant merkte op hoe veilig en tevreden ze zich voelden toen ze Iron Mountain gebruikten voor het verwerken en vervoeren van hun IT-apparatuur vol gevoelige data.
Na het scannen wordt elk afgeschreven apparaat zorgvuldig verzameld en door een medewerker van Iron Mountain in een geharde, dubbel vergrendelde en bewaakte vrachtwagen geladen. Vanaf hier worden de IT-middelen in een veilige en traceerbare chain of custody bewaard, totdat ze hun eindbestemming bereiken bij een faciliteit voor recycling of remarketing. Hier worden de gegevensdragende componenten grondig gewist of vernietigd.
De Iron Mountain-chauffeurs met beveiligde en geharde vrachtwagens geven ons een gerust gevoel over de chain of custody voor deze IT-middelen.
Een remarketingstrategie die werkt
Als onderdeel van haar inzet voor duurzaamheid, verkoopt de financiële instelling een deel van de buiten gebruik gestelde IT-apparatuur. Remarketing houdt schadelijk elektronisch afval weg van stortplaatsen en helpt om waarde terug te winnen uit de afgeschreven apparatuur.
Deze inspanningen op het gebied van de circulaire economie worden regelmatig gedeeld met het hoofd duurzaamheid van de organisatie, via de nieuwe en gedegen ITAD-rapporten die voortkomen uit de samenwerking met Iron Mountain. Een solide ITAD-programma met een strategische benadering van duurzaamheid is niet alleen goed voor het milieu, maar versterkt ook aanzienlijk de geloofwaardigheid van de organisatie op het gebied van duurzaamheid en toekomstige groei.
Asset Lifecycle Management voor financiële dienstverleners
Ondersteun uw organisatie met veilige ITAD en end-to-end beheer van hardware van Iron Mountain Asset Lifecycle Management.
Ontdek meer op ironmountain.com/ALM.