Smart Sort

Laat uw stapels documenten sorteren, organiseren en beheren

Schep orde in de chaos

Het gebrek aan overzicht vanwege allerlei verschillende, ongeorganiseerde documenten in uw archief is al irritant. Maar de chaos zorgt ook nog eens voor hoge opslagkosten, meer risico's en vertraging bij het delen van belangrijke informatie.

Wat als u orde kon scheppen en precies zou weten wat u moet bewaren, vernietigen, digitaliseren of overdragen vanwege een verkoop, juridische zaak of andere kwestie? En wat als dat allemaal weinig tijd en moeite zou hoeven kosten?

Het kan met Iron Mountain Smart Sort, een eenvoudige en budgetvriendelijke oplossing waarmee u eindelijk controle krijgt over uw archief.

Hoe Iron Mountain Smart Sort werkt

Lees Meer Over Smart Sort Veelgestelde vragen

Voordelen van Smart Sort

✓ Documenten makkelijk en snel vinden

✓ Gedegen beslissingen nemen over wat u moet bewaren, vernietigen of digitaliseren

✓ Minder kosten en risico’s rond archiefopslag

✓ Ondersteuning bij herinrichten of sluiten van kantoren

✓ Sneller digitaal transformeren

✓ Meer overzicht tijdens een fusie, overname of afstoting

Ik wil meer weten

Smart Sort provides a path to defensible disposition

Sort records in a way that not only supports defensible destruction but also allows you to more efficiently search for them and find what you need, whenever you may need it.

Take control of your records inventory with Iron Mountain Smart Sort

Iron Mountain Smart Sort provides a simple and cost-effective solution to sort and organize physical files.

Een archiefruimte Sluiten?

Verplaats uw risico’s niet zomaar, maar beperk ze

Smart Sort in uw branche

Klantcases

Ziekenhuis verlaagt opslagkosten en verbetert inzicht en compliance met Smart Sort

Medische gegevens zijn essentieel om de beste zorg te kunnen leveren, maar ze zijn ook sterk gereguleerd.

5 augustus 2022

Ziekenhuis verlaagt kosten archiefopslag en verbetert zichtbaarheid en compliance met Iron Mountain Smart Sort

Lees hoe een groot Amerikaans medisch centrum ruimte vrijmaakte voor patiëntenzorg door hun papieren dossiers naar een andere locatie te verhuizen. Ze gebruikten Iron Mountain Smart Sort om hun dossiers te sorteren, reorganiseren en opschonen voor de verhuizing. Dit resulteerde in een beter overzicht van hun inventaris en een besparing van meer dan 1 miljoen dollar op de opslagkosten. Lees de klantcase.

Klantcases

Zorgverlener beperkt kosten en risico’s van archiefopslag met Smart Sort

Veel zorginstellingen bewaren hun documenten onbedoeld veel langer dan wettelijk gezien nodig is.

5 augustus 2022

Zorgverlener beperkt kosten en risico's van archiefopslag met Smart Sort

Een particuliere zorgverlener gebruikte Smart Sort om het hele archief te sorteren en reorganiseren en een proces op te zetten voor verdedigbare vernietiging. Het resultaat was een betere naleving van de regelgeving, een overzichtelijk archief, minder risico's en 40-50% lagere opslagkosten. Lees de klantcase.

Klantcases

Smart Sort maakt de weg vrij voor een soepele bedrijfsverkoop

Lees hoe een grote verzekeraar snel de polissen vond die nodig waren om aan de voorwaarden van de afstoting te voldoen.

18 januari 2023

Smart Sort maakt de weg vrij voor een soepele bedrijfsverkoop

Een Amerikaanse verzekeringsmaatschappij stootte een deel van haar activiteiten af en bepaalde snel welke documenten moesten worden overgedragen aan de kopers. Dankzij Smart Sort lukte dit in minder tijd en tegen lagere kosten dan mogelijk zou zijn geweest met alleen interne middelen. Lees de klantcase.

Veelgestelde vragen

Is Smart Sort alleen voor documenten die al bij Iron Mountain zijn opgeslagen?

Nee, we kunnen een Smart Sort-project ook op uw locatie uitvoeren.

Wat als mijn documenten op meerdere locaties of bij verschillende leveranciers zijn opgeslagen?

We verzamelen uw archief op een Iron Mountain-locatie en beginnen daarna het Smart Sort-proces. Na afloop slaan we alleen de documenten op die bewaard moeten blijven. Uit het Smart Sort-proces blijkt welke documenten aan de bewaarplicht hebben voldaan en verdedigbaar vernietigd mogen worden. Met een opgeschoond archief verlaagt u uw opslagkosten, want u slaat alleen nog op wat u volgens de wet- en regelgeving moet bewaren.

Welke informatie is er nodig om het Smart Sort-proces te starten?

We hebben informatie nodig uit uw belangrijkste bedrijfsapplicatie (zoals een patiëntenindex, polis- of kredietbeheersysteem of dossierbeheersysteem) en een actueel bewaarschema.

Kan Smart Sort omgaan met verschillende beleidsregels en soorten documenten?

Ja, elk project wordt aangepast aan uw bewaarbeleid en specifieke eisen.

Welk soort documenten raden jullie aan voor een Smart Sort-project?

U haalt het meeste uit een Smart Sort-project met corebusiness-documenten waarvoor bewaarregels gelden (leningen, polissen, claims, patiëntgegevens, dossiers, HR-gegevens enzovoorts).
Bedrijfsdocumenten worden niet aanbevolen (salarisadministratie, facturen enzovoorts)

Ben ik verplicht om mijn hele archief te laten herorganiseren of kan het in delen?

U kiest wat er mag gebeuren: het project wordt aangepast aan uw eisen, doelstellingen en budget.

Vraag vrijblijvend advies of een offerte aan

Bij het verzenden van dit formulier ga ik akkoord met de verwerking van mijn gegevens door Iron Mountain zoals beschreven in het privacy beleid van Iron Mountain. Indien u akkoord heeft gegeven op het ontvangen van marketing e-mails maar bedenkingen heeft, kunt u dat hier aangeven.