Gain control of your records inventory with legacy records cleanup and Smart Sort from Iron Mountain.

Organiseer en optimaliseer uw archief met onze Smart Sort service

Smart Sort

Snelle en accurate documentsortering | Verlaag opslagkosten en risico's | Voldoe aan de regels idisch onderbouwde vernietigingsmethoden

Neem contact op

Smart Sort: slimme oplossingen voor uw archiefbeheer

Heeft u een grote hoeveelheid documenten die gesorteerd en georganiseerd moeten worden? Wilt u weten welke documenten vernietigd mogen worden en welke bewaard moeten blijven? Iron Mountain Smart Sort biedt de oplossing. Onze experts helpen u bij het efficiënt sorteren en classificeren van uw archief, zodat u tijd en geld bespaart en compliant blijft.

Uw voordelen van Smart Sort

Archiefbeheer kan een flinke uitdaging zijn voor organisaties. Vaak ontbreekt het aan tijd en middelen om documenten correct te sorteren en te classificeren. Dit kan leiden tot inefficiëntie, onnodige opslagkosten en risico's op het gebied van compliance. Iron Mountain Smart Sort biedt een oplossing voor deze problemen.

  • Efficiënt: Bespaar tijd en middelen door uw archief te laten sorteren door onze experts.
  • Compliance: Minimaliseer risico's door te voldoen aan de bewaartermijnen.
  • Kostenbesparing: Verlaag uw opslagkosten door onnodige documenten te vernietigen.
  • Tijdsbesparing: Besteed minder tijd aan archiefbeheer en focus op uw core business.
  • Veilig: Uw documenten worden vertrouwelijk behandeld in onze beveiligde faciliteiten.
records management

Zo werkt Smart Sort

Met Smart Sort zorgt Iron Mountain voor een efficiënte en accurate sortering van uw archief. We doorlopen een aantal stappen om uw documenten op de juiste manier te ordenen en te classificeren.

  1. Inventarisatie: We beginnen met een grondige inventarisatie van uw fysieke of digitale archief, waarbij we de omvang en de aard van de documenten in kaart brengen.
  2. Analyse: Vervolgens analyseren we uw retentieschema en de geldende wet- en regelgeving om de bewaartermijnen en -voorwaarden voor uw documenten te bepalen.
  3. Sorteercriteria: Samen met u definiëren we de sorteercriteria op basis van uw specifieke behoeften en doelstellingen. U kunt hierbij denken aan vernietigingsdatum, documenttype, afdeling of andere relevante criteria.
  4. Sorteren: Onze experts sorteren uw documenten volgens de vastgestelde criteria. Dit kan zowel handmatig als digitaal gebeuren, afhankelijk van de aard en de omvang van uw archief.
  5. Rapportage: Na afloop ontvangt u een gedetailleerde rapportage met een overzicht van de gesorteerde documenten, inclusief metadata en aanbevelingen voor verdere acties.

Na afloop van het Smart Sort project adviseren we u over de verdere opslag of vernietiging van uw documenten. We kunnen u ook helpen met het opzetten van een efficiënt systeem voor toekomstig arc: hiefbeheer.

Smart Sort verloopt zo

legacy records cleanup smart sort diagram process

Waarom Iron Mountain?

approved green checkmark

Meer dan 70 jaar ervaring

Iron Mountain heeft een rijke geschiedenis en uitgebreide expertise met meer dan 26.000 specialisten in dienst.
approved green checkmark

Wereldwijd netwerk

Met 1.400 locaties in meer dan 50 landen bieden wij maatwerkoplossingen over de hele wereld.
approved green checkmark

Integrale oplossingen

Wij begeleiden de hele levenscyclus van data voor u: opslag en beheer, digitalisering en afvoer van IT-apparaten.
approved green checkmark

Focus op compliance

Iron Mountain waarborgt dat uw informatiebeheer volledig voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving.

Ontdek al onze diensten voor veilige archiefopslag en slim archiefbeheer

Veilige externe archiefopslag

Externe documentopslag

Uw documenten worden veilig opgeslagen in onze externe archiefopslagruimtes.
Lees meer
Beveiligde documentopslag op locatie

Documentopslag op locatie

Veilige opslagoplossingen voor uw documenten op locatie.
Lees meer
Archiefbeheer met inventarisatie en rapportage

Inventarisbeheer en rapportage

Optimaliseer uw informatiebeheer met real-time inzicht en controle over uw archief.
Lees meer
Werkplek optimalisatie en archiefbeheer

Clean Start

Vernieuw uw werkplek: creëer een frisse en productieve werkomgeving.
Lees meer
Archief ordenen en structureren met Smart Sort

Smart Sort

Organiseer en classificeer uw documenten efficiënt.
Lees meer
Inzicht in archiefdozen met Smart Reveal

Smart Reveal

Krijg inzicht in de inhoud van uw archiefdozen.
Lees meer
Logistieke oplossingen voor efficiënte archiefopslag

Warehousing & Logistics

Stroomlijn uw supply chain met onze flexibele en efficiënte logistieke oplossingen.
Lees meer

Veelgestelde vragen over Smart Sort

1. Wat is Iron Mountain Smart Sort?

Iron Mountain Smart Sort is een dienst die organisaties helpt bij het efficiënt sorteren en organiseren van hun fysieke archieven. Onze experts inventariseren uw documenten, analyseren uw retentieschema en sorteren uw archief op basis van criteria zoals vernietigingsdatum, documenttype of afdeling. Dit helpt u om opslagkosten te verlagen, risico's te minimaliseren en te voldoen aan de wet- en regelgeving.

2. Waarom zou ik mijn archief laten sorteren?
Een goed georganiseerd archief bespaart u tijd en geld. Door documenten te sorteren op vernietigingsdatum kunt u documenten die niet langer bewaard hoeven te worden verwijderen, waardoor u opslagkosten reduceert. Daarnaast verkleint u het risico op boetes en juridische problemen door te voldoen aan de bewaartermijnen. Een gesorteerd archief zorgt er ook voor dat u snel en efficiënt de juiste informatie kunt vinden.
3. Hoe werkt Smart Sort?

Het Smart Sort proces bestaat uit vijf stappen: inventarisatie, analyse, sorteren, classificeren en rapporteren. We beginnen met een inventarisatie van uw archief, gevolgd door een analyse van uw retentieschema. Vervolgens sorteren we uw documenten op basis van de door u gewenste criteria. Na afloop ontvangt u een gedetailleerd rapport met een overzicht van de gesorteerde documenten.

4. Waar vindt de sortering plaats?
De sortering kan plaatsvinden in een van onze beveiligde Iron Mountain faciliteiten of op locatie bij u. We beschikken over de expertise en technologie om zowel grote als kleine archieven te verwerken.
5. Wat zijn de kosten van Smart Sort?
De kosten van Smart Sort zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals de omvang van uw archief, de complexiteit van de sorteercriteria en de locatie van de sortering. Neem contact met ons op voor een offerte op maat.
6. Kan Smart Sort mij helpen met digitalisering?
Ja, Smart Sort kan u helpen bij het digitaliseren van uw archief. Tijdens het sorteerproces kunnen we documenten identificeren die geschikt zijn voor digitalisering. We bieden ook scan- en digitaliseringsdiensten aan om u te helpen bij het omzetten van uw papieren documenten naar digitale formaten.

Vraag vrijblijvend advies of een offerte aan

Bij het verzenden van dit formulier ga ik akkoord met de verwerking van mijn gegevens door Iron Mountain zoals beschreven in het privacy beleid van Iron Mountain. Indien u akkoord heeft gegeven op het ontvangen van marketing e-mails maar bedenkingen heeft, kunt u dat hier aangeven.

Neem contact met ons op

ringing telephone

Telefoonnummer

Bel met de specialisten van onze klantenservice voor vrijblijvend advies of een offerte
0884254444
paper and pen

Contactformulier

Deel uw vraag en een van onze specialisten neemt binnen één werkdag contact met u op
Vul het formulier in
laptop profile screen

Iron Mountain Connect™

Log in op onze Iron Mountain Connect™ klantenportal
Log hier in
laptop profile screen

Iron Mountain SecureSync®

Log in op onze Iron Mountain SecureSync® klantenportal.
Log hier in