Zorgverlener beperkt kosten en risico’s van archiefopslag met Smart Sort

Veel zorginstellingen bewaren hun documenten onbedoeld veel langer dan wettelijk gezien nodig is. Dit archief neemt veel ruimte in beslag die voor patiëntenzorg zou kunnen worden gebruikt. Daarnaast zorgt de opslag voor hoge kosten en risico’s voor de beveiliging en naleving. Na verloop van tijd wordt het steeds moeilijker (zo niet onmogelijk) om het juiste bewaarbeleid toe te passen en verdedigbare maatregelen te nemen.

Er zijn veel factoren die meespelen in het lange bewaren, maar de drie belangrijkste zijn overzicht, complexiteit en beperkte middelen.

Slecht zicht op documenten

Veel organisaties hebben gewoonweg te weinig zicht op alle documenten om ze te vinden en te beslissen over vernietiging. Dit gebeurt vaak wanneer ze documenten krijgen overgedragen tijdens een fusie of overname. In veel gevallen zijn die dossiers ongeorganiseerd of zijn de metagegevens die nodig zijn om verdedigbare beslissingen te nemen, nooit vastgelegd.

Complexe regels en voorschriften

Zelfs in de beste omstandigheden is het beheren van medische gegevens een pittige uitdaging. Men moet zich een weg banen door een complexe mix van overheids- en lokale regelgeving. Wat het nog ingewikkelder maakt zijn de variatie aan documenten, verschillende bewaardata en interne richtlijnen. Een bijzondere uitdaging zijn regels die gebaseerd zijn op patiëntgegevens, zoals de leeftijd van de patiënt en de datum van het laatste bezoek.

Beperkte middelen

Organisaties in de gezondheidszorg hebben met een groeiend volume informatie en documenten te maken. Maar het ontbreekt hen vaak aan de middelen om met al deze informatie om te gaan. Daardoor lopen ze al snel achter de feiten aan bij het opzetten en onderhouden van een goed beheersysteem. Die achterstand weer inhalen lukt maar weinig organisaties.

Hoe Smart Sort zorgt voor minder risico’s en opslagkosten

Orde en doorlopend proces nodig

De enige oplossing voor te lang bewaren is zorgen voor een continu proces voor het vernietigen van documenten wanneer deze aan de bewaareisen hebben voldaan. Maar als verschillende soorten documenten met verschillende bewaardata in dezelfde doos zitten, moeten deze eerst worden gesorteerd en gereorganiseerd. Een grote particuliere zorgverlener stond voor dit tijdrovende en kostbare proces. Gelukkig kon Iron Mountain helpen met Smart Sort.

Zo werkt Smart Sort

Met Smart Sort kunnen organisaties snel een grote hoeveelheid documenten opsporen, sorteren, organiseren en beheren. Smart Sort is een workflow-oplossing en gebruikt basisinformatie (zoals nummers van patiëntendossiers) uit de belangrijkste bedrijfsapplicaties en koppelt die informatie aan een scan of invoer van het document-ID. Het resultaat is een actuele lijst die de locatie van alle documenten tot op het niveau van individuele dozen in kaart brengt. Zo kan een organisatie automatisch beslissen over wat er met een document moet gebeuren om aan de vereisten te voldoen.

We delen graag een voorbeeld van hoe een zorgverlener Smart Sort inzette.