Iron Mountain® Workflow Automation™

Klantcases

Iron Mountain® Workflow Automation™ vervangt rommelige e-mailtaken doorbeheersbare, veilige processen.

21 maart 20228 min

Hoe slim ze digitaal gezien ook bezig zijn, voor terugkerende taken vallen veel organisaties toch terug op e-mail. Maar e-mailbeheer kost veel tijd én er mist overzicht van informatie en uitgevoerde acties. Door de ongecontroleerde activiteiten voldoet het bedrijf vaak niet meer aan de externe regelgeving. Bovendien hebben omslachtige processen een negatieve invloed op de productiviteit en de klantervaring. Een gerenommeerde bank in Centraal-Europa vond het tijd voor verandering.

Waarborg uw gegevensbeveiliging en compliance

Een grote bank in Centraal-Europa werkte al samen met Iron Mountain voor archiefbeheer, het scannen van documenten en de opslag van back-up tapes en harde schijven.

Maar medewerkers waren nog enorm veel tijd kwijt aan het beheren van e-mails van klanten en collega’s, waarin allerlei informatie zat verstopt. Daardoor verliepen het afhandelen van schadeclaims, het regelen van reizen en evenementen en het beheren van output van bestuursvergaderingen erg moeizaam. En zonder centraal beheersysteem voor al deze taken werden vervolgacties en deadlines gemist.

Dat is waar Iron Mountain® Workflow Automation™ om de hoek kwam kijken. De oplossing is eenvoudig uit te breiden en omvat momenteel 22 workflows, 29 documenttypen en 660 metadata-indexen.

Voortaan worden binnenkomende e-mails bij de bank snel gelogd en als taak toegewezen binnen strakke digitale workflows. De verantwoordelijken krijgen regelmatig automatisch een seintje en kunnen indien nodig digitale handtekeningen invoeren. Bovendien voldoet Workflow Automation aan de strenge eisen van de bank op het gebied van gegevensbeveiliging en compliance.

Voorbeelden van haalbare verbeteringen ¹

¹ Resultaten zijn voorbeelden van recente klanten.

30% meer tijd

over

Sneller en makkelijker

grip op compliance

30% verbetering

in reactietijd

Beter overzicht

van mobiele en hybride hoeveelheid werk

Hoe Workflow Automation werkt

Met Iron Mountain Workflow Automation kunt u processen definiëren en zorgen dat documenten volgens de juiste route bij de verantwoordelijke personen terechtkomen, ongeacht hun locatie of device.

Een taak of proces kan automatisch worden gestart door een e-mailbericht in het systeem te slepen of door handmatig een ticket aan te maken.

Het systeem start dan de volgende stap van het proces en/of wijst taken toe aan individuele of groepen gebruikers. Meldingen zijn door te sturen naar specifieke e-mailadressen, bijvoorbeeld wanneer iemand een taak voor een bepaalde deadline moet uitvoeren. Indien nodig kunt u meldingen over vertragingen in processen en ontbrekende documenten automatiseren, net als het ophalen van documenten die nodig zijn ter ondersteuning van aanvragen, auditverzoeken en lopende geschillen.

Het resultaat is een centraal overzicht via dashboards die u voorzien van data, statistieken en waardevolle inzichten. En dat alles zonder een beroep te hoeven doen op IT.

Belangrijkste voordelen

Workflow Automation elimineert tijdrovende stappen, zoals checklists aanmaken en naar ontbrekende documenten zoeken.
Het systeem is geschikt voor de meeste werkplekken vanwege eenvoudige integratie met Outlook en andere applicaties.
Compliance-, beveiligings- en privacyrisico’s worden beperkt, want alle gegevens zijn versleuteld en beveiligd tijdens opslag en verzending.
Volledig controlespoor van gebruikerswijzigingen en uitgevoerde acties in bestanden en mappen om naleving van de regels te garanderen.
Gecentraliseerd beheer met eenvoudige dashboardrapportages voor SLA’s, KPI’s en statusupdates van taken.
Eén maandelijkse abonnementsprijs voor simpele budgettering.