10 top tips voor de veilige verwijdering van IT en media assets

Het vooruitzicht van het afschrijven van oude technologie is meestal het laatste waar mensen aan denken als ze iets nieuws kopen en implementeren. Maar met de groeiende publieke druk op ondernemingen om te heroverwegen hoe ze elektronisch afvalbeheer benaderen, moeten IT-professionals nu zorgvuldig nadenken over de manier waarop ze zich ontdoen van hun gebruikte bedrijfsmiddelen. Naast de milieu-impact van e-waste moeten ze ook aandacht besteden aan het evenwicht tussen het behoud van de vertrouwelijkheid van gegevens en het beheer van de kosten van de verwijdering. Hier zijn 10 punten waarmee rekening moet worden gehouden bij de veilige verwijdering van afgedankte IT en media assets.

1. Start met het einde in gedachten

Zeer weinig organisaties tellen de verkoop in de totale kosten van de implementatie van nieuwe hardware en mediamiddelen mee. Wanneer u rekening houdt met de kosten voor het bereiken van compliance en het garanderen van een goede datasanering, kan het met pensioen gaan van oude apparatuur bijna net zo duur zijn als de aanschaf ervan. Door te beginnen met het einde in gedachten, heeft u een beter zicht op de kosten op lange termijn en heeft u ruimschoots de mogelijkheid om uw ITADstrategie te optimaliseren.

2. Wees bewust van de risico’s

Afgeschreven IT of media assets bevatten zeer gevoelige informatie die gemakkelijk kan worden teruggevonden als ze niet veilig wordt gewist. Dit kan niet alleen leiden tot een schending van de AVG en andere privacywetten, maar kan ook ernstige schade toebrengen aan uw reputatie en maatschappelijke verantwoordelijkheid. De risico’s moeten worden geïdentificeerd en beheerd gedurende de volledige levenscyclus van de hardware; niet alleen in het begin.

3. Zorg voor implementatie van een veilig ITAD-beleid

Zonder een actueel beleid dat aansluit bij de huidige bedrijfsprocessen, zal de verwijdering van oude IT- of mediamiddelen niet de standaardisatie hebben die nodig is om een veilig, duurzaam en consistent proces te garanderen. Het beleid moet betrekking hebben op veiligheid, opslag en logistiek en het moet al uw leveranciers vermelden. Uw beleid zal u ook in staat stellen om rapporten over de resultaten te genereren. Iedereen die belast is met het beheer en de opvolging van ITAD moet adequaat worden geïnformeerd.

4. Ga op zoek naar partners met de juiste kennis in huis

Afhankelijk van de grootte en de kenmerken van uw organisatie is het mogelijk dat sommige ITAD-aanbieders niet in staat zijn om aan uw capaciteitsbehoeften te voldoen. U hebt een partner nodig die bekend is met de lokale wetgeving op het gebied van privacy en beveiliging van gegevens en die kan werken met het volume en het type apparaten dat u afschrijft. Dit kan vooral een uitdaging zijn voor bedrijven die assets afschrijven die niet meer heel courant zijn door ouderdom of door het gebrek aan ondersteuning voor het formaat.

5. Wis gegevens op veilige wijze

Het formatteren van apparaten of het resetten ervan naar de fabrieksinstellingen is niet genoeg om gegevens te verwijderen omdat ze gemakkelijk kunnen worden hersteld met behulp van gespecialiseerde software. Neem een gegevenswisproces in gebruik dat voldoet aan industriestandaarden zoals DoD 5220.22-m en NIST 800-88. Het is belangrijk om verder te denken dan harde schijven om de beveiligingsuitdagingen van het wissen van digitale opslag, zoals SSD’s, aan te pakken. Ook is versnippering alleen niet genoeg om tapemedia te zuiveren.

6. School uw medewerkers bij

Slecht geïnformeerde medewerkers zijn de zwakste schakel in een informatiebeveiligingsstrategie en ITAD is daarop geen uitzondering. U moet stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat afgeschreven gegevensdragers niet kunnen worden teruggeleid naar uw organisatie en uw klanten en, het allerbelangrijkste, niet op de verkeerde plaatsen terechtkomen. Alle medewerkers en partners moeten op de hoogte zijn van uw beleid en begrijpen waarom en hoe de gebruikte IT- en media assets veilig moeten worden verwijderd.

7. Ondersteun de circulaire economie

Als een gegevensdrager volledig is gewist en het bewijs is geleverd in de vorm van een certificaat van vernietiging, moet deze asset veilig opnieuw in de handel kunnen worden gebracht. Het kost minder om oude IT-middelen opnieuw op de markt te brengen of te gebruiken dan om ze te recyclen, maar waak ervoor dat u niet in een vendor lock-in vast komt te zitten. Door te kiezen voor een leverancier die u in staat stelt om geld terug te verdienen aan afgeschreven apparatuur, kunt u ook een deel van de kosten van de vernietiging compenseren.

8. Volg uw assets

Het volgen van IT assets en het beheer van de levenscyclus begint idealiter op het moment dat een gegevensdrager in het bezit komt van een bedrijf. Bij het verzenden van items voor off-site verwijdering, moet u ervoor zorgen dat elk individueel apparaat wordt getagd en getraceerd met een unieke barcode en een speciaal transport. Uw ITAD-partner moet dit ook voor u doen om volledige end-toend zichtbaarheid en rapportage te bieden gedurende het hele proces.

9. Denk verder dan recycling

Nu e-waste een steeds grotere zorg wordt, is het niet genoeg om u alleen te richten op recycling. Recycling zelf verbruikt niet alleen energie, maar bereikt uiteindelijk een punt van afnemend rendement. In plaats daarvan moet u zich richten op het sluiten van de kringloop om een circulaire economie te stimuleren, waarbij prioriteit wordt gegeven aan hergebruik voordat het opnieuw wordt geproduceerd, gerecycled of verwijderd.

10. Kies de juiste partner

De verkoop van afgeschreven IT en media assets moet door een betrouwbare partner worden afgehandeld. Dit zorgt ervoor dat de regelgeving zoals WEEE, ROHAS en ISO 270001 wordt nageleefd. De keuze van de juiste leverancier helpt u om maatschappelijk verantwoord te ondernemen (MVO) en de kosten van de verwijdering te compenseren door de circulaire economie te ondersteunen. Sommige partners kunnen u ook helpen bij het beheren van de uitrol van nieuwe systemen om volledige ondersteuning te bieden, gedurende de hele levenscyclus van de technologie.