CTRL, ALT, REPEAT - Dlaczego krótkowzroczne strategie cyfryzacji mogą spowodować, że firmy powrócą do procesów analogowych

Nowe badania wskazują, że cyfryzacja procesów biznesowych, przyspieszona przez pandemię COVID-19, może okazać się krótkotrwała.

Na całym świecie COVID-19 i potrzeba umożliwienia pracy zdalnej przyspieszyły cyfryzację procesów. Choć technologie cyfrowe bez wątpienia przyniosły szereg korzyści biznesowych, nowe badania sugerują, że podejście do transformacji opartej na „gotowych, szybkich rozwiązaniach” może doprowadzić do zaprzepaszczenia osiągniętego postępu, ponieważ po pandemii wiele firm wraca do analogowego dostępu do danych.

Procesy biznesowe odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstw, osiągania celów, a przez to mają wpływ na każdy dział w organizacji. Niestety w wielu firmach znaczna część procesów nie jest efektywna.

Dobrym przykładem jest obsługa danych. Od kosztów zarządzania i przechowywania dokumentacji w formie papierowej po dostęp do plików archiwalnych - dotychczas stosowane procesy związane z tą istotną funkcją biznesową są kosztowne, czasochłonne i podatne na błędy.

Ogromna zmiana

Cyfryzacja procesów to sprawdzony sposób na optymalizację działań, a większość organizacji ma już gotowe plany transformacji. Jednak codzienna presja biznesowa sprawia, że te inicjatywy są często uznawane za działania o niskim priorytecie i w rezultacie odkładane w czasie.

Tak było do chwili wybuchu pandemii COVID-19. Niemal z dnia na dzień możliwość zdalnego działania stała się kluczowa dla przetrwania biznesu. Potrzeba transformacji była tak pilna, że nowe rozwiązania cyfrowe były wdrażane w bardzo krótkim czasie, który wcześniej wydawał się niemożliwy.

Krok wstecz

Ankieta przeprowadzona wśród 1000 specjalistów IT odpowiedzialnych za zarządzanie danymi biznesowymi w przedsiębiorstwach (250+ pracowników)* pokazuje, że wsparcie IT (49%), zarządzanie relacjami z klientami (36%) i zarządzanie zasobami zespołu (34%) były głównymi procesami, które zostały poddane cyfryzacji w reakcji na lockdown. Pomimo, że rozwiązania cyfrowe są stosowane dopiero od stosunkowo krótkiego czasu, badanie pokazuje, iż respondenci już zbierają owoce tych działań:

• 27% wskazuje zwiększoną produktywność (najczęstsza zgłaszana korzyść)
• 20% uzyskało oszczędność czasu
• 13% zaobserwowało wzrost jakości danych
• 12% było w stanie obniżyć koszty

W czasach, gdy firmy stoją w obliczu bezprecedensowych zakłóceń w działaniu biznesu, nie ulega wątpliwości, że transformacja cyfrowa okazała się nieoceniona w zapewnieniu pomocy w dostosowaniu się do nowej normalności. Pomijając początkową reakcję, badanie sugeruje, że dzieje się coś niepokojącego i wbrew racjonalnemu myśleniu.

Aby zrozumieć, w jaki sposób organizacje mogą korzystać z nowych cyfrowych narzędzi w perspektywie średnio- i długoterminowej, zapytano respondentów o ich wykorzystanie po wybuchu pandemii. Badacze z zaskoczeniem stwierdzili, że aż 57% respondentów obawia się powrotu do mniej wydajnych, analogowych sposobów dostępu do danych w firmie.

Przekleństwo szybkiej zmiany

Dlaczego organizacja miałaby do tego dopuścić? Jedno z wyjaśnień leży w niezwykle ograniczonych ramach czasowych, w jakich odbywała się transformacja wymuszona pandemią COVID-19.

W zamieszaniu i stresie związanym z początkiem pandemii liderzy biznesowi byli pod ogromną presją i podejmowali błyskawicznych decyzje, aby utrzymać funkcjonowanie organizacji. Ze względu na pilny charakter zadania, było nieuniknione, że niektórzy z nich wybiorą gotowe „szybkie rozwiązania”, a nie te stworzone z myślą o długim okresie użytkowania.

Podobnie jest w sytuacji, gdy kierownictwo działa w szybkim tempie, aby uchronić organizację przed wpływem pandemii – jest bardzo prawdopodobne, że niektóre z podjętych w ten sposób decyzji mają bardzo duży poziom ogólności. Bez uwzględnienia szerszego wpływu na poszczególne działy w firmie, oznacza to brak integracji, który spowoduje, że rozwiązania nie spełnią podstawowych potrzeb biznesowych.

Od reakcji do przywrócenia możliwości działania

W tej sytuacji wycofanie się z technologii cyfrowej nie jest opcją. Ostatni raport firmy Gartner wskazuje, że 82% firm przejdzie na model pracy zdalnej w niepełnym wymiarze godzin. W rezultacie nie jest ani pożądane, ani praktyczne nawet rozważanie powrotu do dokumentacji papierowej, analogowych procesów i fizycznego dostępu.

Utrzymanie konkurencyjności oznacza konieczność dostosowania i unowocześnienia kluczowych procesów biznesowych. Kryzys spowodowany koronawirusem zebrał ogromne żniwo w społeczeństwach i gospodarkach - musimy wykorzystać to doświadczenie, aby zadbać o lepsze przygotowanie na wszelkie tak wielkie zakłócenia w przyszłości.

Pomijając reakcję początkową, nadchodzi czas na podsumowanie i rozpoczęcie powrotu do pełnej działalności biznesowej. Oznacza to ocenę tego, co zadziałało dobrze i wskazanie miejsc, które mogą wymagać dalszej pracy. Może to być: nowa technologia, lepsza integracja istniejących systemów, a może wprowadzenie nowej komunikacji wewnętrznej i szkoleń dla pracowników.

Co najważniejsze, zapewnienie trwałości inicjatyw cyfrowych zależy w dużej mierze od wyboru właściwych dostawców technologii. Cyfryzacja może być złożona, a droga transformacji każdej firmy będzie inna. Ważne jest, aby dostawcy byli traktowani jak prawdziwi partnerzy, zapewniający fachowe doradztwo i wsparcie, a nie wyłącznie jak sprzedawcy produktów.

Być może cyfryzacja przyspieszyła z powodu jednorazowego, nadzwyczajnego zdarzenia, ale teraz, po usunięciu barier stojących przed transformacją, ważne jest, aby zachować jej efekty i zabezpieczyć możliwość działania na dłuższą metę.

*Badanie procesów biznesowych w Iron Mountain: Sierpień 2020, Censuswide - 1000 respondentów odpowiedzialnych za zarządzanie danymi w wieku 20+ w firmach zatrudniających ponad 250 pracowników w Wielkiej Brytanii, Niemczech, Francji, Hiszpanii i Holandii