EOD, czyli elektroniczny obieg dokumentów – co to jest?

Wdrożenie systemu EOD, będącego elektronicznym obiegiem dokumentów pozwoli zautomatyzować większość procesów zachodzących w Twoim przedsiębiorstwie, a także usprawnić komunikację z osobami pracującymi zdalnie lub w trybie hybrydowym. Biorąc pod uwagę aktualne standardy cyfryzacji – to niezbędny element umożliwiający poprawę jakości funkcjonowania całej organizacji. W artykule wyjaśnimy, czym jest elektroniczny obieg dokumentów i jak można na tym skorzystać.

Co to jest EOD – elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie scala kompleksowa centralna platforma, która integruje całą dokumentację Twojego przedsiębiorstwa. Rozwiązanie to pozwala zarządzać obiegiem zasobów i informacji. W ramach tego procesu dokumenty są przetwarzane na formę cyfrową do odpowiednich formatów oraz indeksowane. Mogą być opatrzone pieczęcią lub podpisem elektronicznym, by poświadczyć ich zgodność z oryginalną wersją. Tak przygotowana centralna baza jest udostępniana uprawnionym pracownikom, którzy otrzymują optymalne, odpowiednio skonfigurowane środowisko pracy.

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów:

• posiadają funkcje śledzenia postępów wykonywanych zadań,
• przydzielają obowiązki odpowiedzialnym osobom,
• automatyzują przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami przedsiębiorstwa,
• tworzą optymalny workflow pracy, gdzie rejestracja, katalogowanie, przetwarzanie czy archiwizacja dokumentacji firmy oparta jest o najefektywniejsze metody wspomagane AI i algorytmami uczenia maszynowego.

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów – zalety wdrożenia rozwiązania

W EOD dokumentacja zostaje zdigitalizowana i umieszczona na inteligentnej platformie do zarządzania informacją i treścią. Co ważne, wszelkie umieszczone w niej dane można bezproblemowo zintegrować z posiadanymi już systemami firmowymi.

Samo oprogramowanie jest intuicyjne i przyjazne w użytkowaniu, a zlokalizowane w nim zasoby są w pełni chronione.

System EOD, czyli elektroniczny obieg informacji oferuje liczne korzyści. Do najważniejszych należą m.in.:

• usprawnienie wykonywania zadań administracyjnych,
• optymalne zarządzanie wymianą informacji pomiędzy poszczególnymi działami,
• prawidłowy przydział obowiązków,
• bezpieczny dostęp do wybranych dokumentów z każdego miejsca na świecie,
• kontrolowany dostęp i ochrona przez zniszczeniem, czy nieupoważnionym dostępem,
• możliwość zautomatyzowania powtarzalnych i czasochłonnych zadań,
• łatwość zarządzania zasobami,
• kształtowanie sprzyjającego i komfortowego środowiska pracy zarówno stacjonarnej, jak i zdalnej czy hybrydowej,
• możliwość ujednolicenia procesów archiwizacyjnych,
• redukcja kosztów administracyjnych, kosztów drukowania, przetwarzania i archiwizacji,
• efektywne zarządzanie czasem pracy poprzez zdynamizowanie procesów biznesowych,
• wyeliminowanie błędu ludzkiego i udoskonalenie komunikacji wewnątrz organizacji,
• przejęcie kontroli i nadzoru nad całościową działalnością organizacji,
• zgodność z przepisami prawa, regulacjami rządowymi i wymaganiami podatkowymi.

Kto powinien zdecydować się na system obiegu dokumentów w firmie - przykład (EOD)?

Elektroniczny obieg informacji w firmie to cyfrowe rozwiązanie, które można zastosować zarówno w dużych korporacjach, jak i małych przedsiębiorstwach czy start-upach.

Zaletą EOD jest to, że można go wykorzystać do obsługi pojedynczego zadania, procesu czy działu (teczka HR, dział kadr), jak i objąć nim całościowo funkcjonowanie i czynności w organizacji. EOD można wdrażać stopniowo, małymi krokami, w miarę zapotrzebowania i doświadczenia.

EOD doskonale wpisuje się w potrzeby:

• placówek medycznych,
• organizacji finansowych, bankowych i windykacyjnych,
• firm usługowych i produkcyjnych,
• organów administracji publicznej i placówek kształcenia.

Wprowadzenie systemu EOD przeorganizowuje szeroko pojętą komunikację wewnętrzną w przedsiębiorstwie, umożliwiając szybki i skuteczny dialog pomiędzy poszczególnymi działami czy pracownikami. Zintegrowane dane dostępne na platformie EOD są skorelowane według logicznych schematów i algorytmów, co pozwala personelowi dokonywać szybkiej interpretacji zasobów i prawidłowo je przetwarzać.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie- przykład zastosowania rozwiązania

Elektroniczny obieg dokumentów EOD możesz wykorzystać we wielu płaszczyznach swojej działalności i na różnych poziomach i szczeblach pracowniczych. EOD znajduje zastosowanie w różnych branżach i działach firmy:

Dział księgowości, fakturowania czy zobowiązań AP

Usprawnij obszary księgowości i Accounts Payable, wprowadzając elektroniczną formę faktur i dokumentów sprzedażowych opartą o system EOD.

Rozwiązanie to pozwala:

• zautomatyzować cały proces obsługi płatności i zobowiązań,
• wprowadzić bezproblemowe metody i schematy przetwarzania dokumentacji sprzedażowej,
• dopilnować terminowych płatności,
• stworzyć optymalne środowisko do koordynowania ściągalności wszelkich zobowiązań,
• nadzorować i koordynować procesami przebiegającymi w dziale księgowości i zobowiązań,
• administrować dostępem do informacji wrażliwych czy niejawnych,
• zabezpieczyć dokumentację przed zniszczeniem,
• uwolnić przestrzeń biurową od dokumentów papierowych i wprowadzić politykę paperless,
• zredukować koszty materiałów biurowych,
• generować wiarygodne raporty i sprawozdania finansowe.

Twoi pracownicy zyskają cenny czas, który wcześniej poświęcali na żmudne i ręczne prace związane z wprowadzaniem i rejestrem faktur. Zminimalizujesz ryzyko popełniania błędów ludzkich, a powtarzalne zadania zostaną w pełni zautomatyzowane.

Co ważne, kiedy wprowadzisz EOD w dziale księgowości, faktury zostaną przekształcone na cyfrową wersję, a dzięki temu optymalnie przygotujesz Twoją organizację na obowiązek przejścia na KSeF i usługę e- Doręczeń.

Elektroniczny dziennik korespondencji

Wykorzystaj rozwiązanie Digital Mailroom i zautomatyzuj korespondencję swojej firmy. Korespondencja pocztowa zostanie zdigitalizowana. Nasi pracownicy odpowiednio ją zaindeksują, aby następnie ją skatalogować i jeśli istnieje taka potrzeba, uwierzytelnić podpisem elektronicznym. Dziennik korespondencji online prowadzony w jednym, centralnym repozytorium pozwoli odpowiednio kontrolować dostęp do ważnych danych i upoważniać kompetentne do tego osoby, które otrzymają akces do wybranych dokumentów.

Pracownicy, mając wgląd do całościowej ewidencji korespondencji, a także zmian, które zostały na nią naniesione, będą mogli skuteczniej i dokładniej wykonywać powierzone im obowiązki, a Ty zminimalizujesz ryzyko popełniania błędów i zaniedbań w ich pracy.

Dział Kadr i HR

Przeprowadź cyfrową transformację działu Human Resources i Kadr poprzez digitalizację dokumentacji pracowniczej i teczek HR. Elektroniczny obieg dokumentów kadrowych to sprawdzony sposób na to, aby zaoszczędzić czas pracowników, którzy mając dostęp do cyfrowych akt osobowych, szybko odnajdą pożądane informacje, bez potrzeby przeszukiwania wielkich wolumenów papierowych dokumentów pracowniczych.

Skompletowana forma dokumentów znajdująca się we właściwych, zdigitalizowanych aktach pozwoli efektywnie zarządzać personelem, a dział HR będzie mógł wykorzystać czas pracy na wykonywanie zadań ważnych strategicznie i poprawić obszary miękkiego HR-u w organizacji.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie (EOD) – rozwiązanie do automatyzacji schematów pracy workflow

Wykorzystaj system elektronicznego obiegu dokumentów, aby połączyć poszczególne działy Twojej organizacji w jedno wspólne środowisko pracy oparte na zautomatyzowanych schematach pracy. Taka synergia pozwoli Ci przejąć pełną kontrolę nad wszystkimi procesami i odpowiednio nimi kierować.

Dotąd odseparowane i odizolowane komórki przedsiębiorstwa staną się optymalnie zsynchronizowane i zbudują spójne oraz logicznie połączone schematy pracy określonych działów i poszczególnych pracowników.

Dokonując pełnego ucyfrowienia przedsiębiorstwa, uzyskasz optymalny obszar do zarządzania finansami i budżetem.

Na podstawie automatycznie generowanych raportów i sprawozdań zobaczysz, w jakiej kondycji finansowej znajduje się Twoja organizacja. Będziesz mógł dokonywać trafnej ewidencji kosztów oraz dynamicznie planować przyszłe inwestycje i wydatki. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów od Iron Mountain.

Elektroniczny obieg dokumentów – co to jest? Podsumowanie

W Iron Mountain wiemy, jak płynnie i bezproblemowo wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od jego wielkości i branży, w której działa. Nasi doświadczeni pracownicy skutecznie wprowadzą bądź ulepszą EOD Twojego biznesu. Gwarantujemy, że każdy dokument będzie odpowiednio chroniony i zlokalizowany, co zapewni doskonały przepływ informacji. Twój personel otrzyma innowacyjny system zarządzania dokumentacją, który angażuje i wspiera działania, eliminując źródła pomyłek i niepotrzebną, czasochłonną pracę ręczną.