Pieczęć elektroniczna – co to i dlaczego jest istotna?

Pieczęć elektroniczna jest narzędziem odgrywającym coraz większą rolę w codziennym życiu biznesowym większości przedsiębiorstw. Wraz z rozwojem technologii oraz szeroko pojętej digitalizacji, cyfrowe rozwiązania uwierzytelniające stają się coraz bardziej popularne. Ponadto kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest zdecydowanie częściej wymagana przez regulatorów, instytucje publiczne oraz firmy. To bezpieczny sposób umożliwiający sprawne zweryfikowanie tożsamości jednostki. Jeżeli chcesz wiedzieć, czym jest pieczęć elektroniczna i dlaczego okazuje się ona tak dobrym rozwiązaniem – koniecznie przeczytaj ten wpis!

Poznaj najważniejsze funkcje pieczęci elektronicznej i sprawdź, do czego możesz jej używać w swojej organizacji.

Co to jest pieczęć elektroniczna? Definicja

Pieczęć elektroniczna to narzędzie stosowane w celu uwierzytelniania dokumentów elektronicznych. Jest odpowiednikiem tradycyjnych rozwiązań papierowych służących do potwierdzania autentyczności oraz integralności wartościowych zasobów. Do każdej kwalifikowanej pieczęci dodawany jest kwalifikowany znacznik czasu, który rozumiany jest jako „data pewna”.

Pieczęć kwalifikowana – zastosowanie

Pieczęć kwalifikowana spełnia szczególne wymagania bezpieczeństwa i normy prawne w zakresie elektronicznej autoryzacji dokumentów. Można ją zastosować w różnych dziedzinach życia, wymagających potwierdzenia autentyczności i integralności materiałów elektronicznych na podstawie prawa.

Pieczęć elektroniczna daje pewność, że dokumenty organizacji nie trafią w niepożądane ręce i nikt nie wprowadzi w nich zmian bez Państwa wiedzy. Dokumenty są zabezpieczone przed niepowołanymi zmianami czy próbami fałszerstwa, a ich opieczętowanie powoduje, że zachowują pełną moc prawną oraz dowodową.

Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną można wykorzystać do oznaczania dokumentów cyfrowych swojej organizacji, ponieważ identyfikuje ona firmę, zapewnia integralność danych, uwierzytelnia nadawcę i spełnia wymogi prawne. Nie można jej podrobić, a kontrahent ma pewność, że faktura, oferta, sprawozdanie, czy też korespondencja lub inne dokumenty pochodzą z wiarygodnego źródła.

Przy okazji zastosowania pieczęci cyfrowej następuje przyspieszenie cyfryzacji w organizacji, a także eliminowane jest ryzyko defraudacji.

Wykorzystanie pieczęci kwalifikowanej – 8 najpopularniejszych przykładów

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach życia codziennego nie tylko przedsiębiorstw, ale też osób prywatnych. Jakich?

1. Administracja publiczna – do autoryzacji dokumentów związanych z prawem podatkowym, podpisywania umów i ważnych zobowiązań w postępowaniach administracyjnych.
2. Bankowość – do weryfikacji umów handlowych, faktur oraz kontraktów międzynarodowych.
3. Ewidencja czasu pracy – do potwierdzenia autentyczności wpisów ewidencyjnych (dzięki pieczęci elektronicznej jest to proces zdecydowanie sprawniejszy i bezpieczniejszy).
4. Medycyna – do autoryzacji materiałów medycznych (w tym wyników badań laboratoryjnych, historii chorób pacjentów i recept lekarskich).
5. Edukacja – do analizy bazy materiałowej związanej z edukacją (mogą to być przykładowo: dyplomy, świadectwa ukończenia szkół i kursów oraz certyfikaty).
6. Prawo – do sprawdzania wiarygodności danych obejmujących postępowania sądowe, pisma procesowe, orzeczenia oraz protokoły.
7. Ochrona danych osobowych – do potwierdzenia autentyczności dóbr papierowych związanych z polityką prywatności, klauzulami informacyjnymi oraz umowami dot. przetwarzania poufnych informacji.
8. Teczka HR – adresując wymagania Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej oraz prowadzonej dokumentacji w postaci elektronicznej, gdy ma być dołączony dokument w postaci papierowej.

Dlaczego pieczęć elektroniczna jest istotna?

Pieczęć elektroniczna pozwala upewnić się, że dokumenty nie zostały sfałszowane lub zmodyfikowane przez osoby trzecie. To także jedno z narzędzi umożliwiających zachowanie maksymalnego bezpieczeństwa oraz kontroli dostępu do kartoteki.

Ponadto kwalifikowana pieczęć elektroniczna przyczynia się do racjonalnego podejścia ekologicznego. W jaki sposób? Chroni środowisko poprzez zmniejszenie zużycia papieru i innych materiałów biurowych.

Zapamiętaj!

Decydując się na wdrożenie do swojego biznesu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, będziesz prowadził firmę zgodnie z najnowszymi przepisami prawa. Spełnisz wymagania związane z autoryzacją i przetwarzaniem dokumentów w formie online. To szczególnie istotne w przypadku zasobów cyfrowych wymaganych przez prawo (np. umowy, faktury, protokoły oraz pisma procesowe).

Jak rozpocząć digitalizację przedsiębiorstwa? Kwalifikowana pieczęć elektroniczna i automatyzacja procesów HR z Iron Mountain!

Pierwszym krokiem do rozpoczęcia digitalizacji przedsiębiorstwa jest cyfryzacja dokumentów. Na podstawie bezpiecznego i wspólnego dostępu do informacji będziesz mógł poprawnie wdrażać dodatkowe rozwiązania. Jednym z nich może być kwalifikowana pieczęć elektroniczna gwarantująca sprawny i ekologiczny rozwój biznesowy z każdego miejsca na świecie. Warto również zainwestować w automatyzację działów kadrowo-płacowych. Dzięki temu zdecydowanie zmniejszysz nakłady finansowe przedsiębiorstwa, usprawniając pracę osób zatrudnionych w obszarze HR.

Pieczęć elektroniczna – podsumowanie

Pieczęć elektroniczna jest narzędziem uwierzytelniającym dokumenty elektroniczne, która zyskuje coraz większą popularność w codziennym życiu biznesowym. Wymienione rozwiązanie perfekcyjnie wpasowuje się do obecnych standardów, spełniając restrykcyjne normy prawne i gwarantując bezpieczeństwo całego procesu. Wpływa to również pozytywnie na ekologię, ponieważ ogranicza produkcję papieru. W konsekwencji kwalifikowane pieczęcie elektroniczne są coraz częściej wykorzystywane przez państwo, instytucje publiczne oraz firmy w wielu branżach, tj. administracji publicznej, bankowości, medycynie, edukacji, prawie czy też ochronie danych osobowych.

Interesuje Cię nowoczesne podejście do biznesu? Rozpocznij współpracę z zaufanym partnerem, aby wdrożyć kompleksową strategię zarządzania danymi. Zainwestuj w digitalizację i zmaksymalizuj wydajność swojego zespołu.

FAQ – najczęstsze pytania i odpowiedzi

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (KPE) to narzędzie umożliwiające podpisywanie dokumentów cyfrowych przez podmioty prawa publicznego oraz jednostki indywidualne. KPE ma podobne funkcje do tradycyjnych rozwiązań urzędowych (czyli potwierdza autentyczność i integralność materiałów), natomiast działa w zdecydowanie bardziej ekologicznej oraz bezpiecznej formule.

Pieczęć elektroniczna jest najczęściej wykorzystywana w działach HR do poświadczania dokumentów pracowniczych jak i w administracji publicznej (umożliwia zdalne załatwienie wielu spraw) oraz w sektorze finansowym (do potwierdzenia autentyczności transakcji oraz umów). Ponadto wykorzystuje się ją również w branży medycznej, umożliwiając podpisywanie elektronicznych recept i zaświadczeń.