Wiodąca firma FMCG osiąga niezawodną jakość i lepszą wydajność produkcji

Studium przypadku

Studium przypadku: Jak osiągnać wyższą efektywności dzięki digitalizacji w obszarze produkcji

10 kwietnia 20258 minut
Pobierz treści
Document scanning and digital storage

Branża

FMCG

Wyzwanie

Nieefektywne zarządzanie dokumentacją papierową w zakładach produkcyjnych, co utrudniało kontrolę i wpływało negatywnie na zgodność z regulacjami.

Rozwiązanie

Firma Iron Mountain® wdrożyła kompleksową usługę obejmującą digitalizację dokumentacji, rejestrację, skanowanie, przechowywanie i bezpieczne niszczenie w ramach jednego procesu.

Rezultaty

  • 800 pudeł i 70 tysięcy teczek starannie skatalogowanych
  • Identyfikacja 50 typów dokumentów
  • Przeprocesowanie 2 milionów dokumentów cyfrowych
  • Realizacja w 9 tygodni zgodnie z rygorystycznym harmonogramem

Trudne do zarządzania archiwa

Wiodąca firma FMCG w Polsce, zatrudniająca ponad 5 tys. pracowników, opiera swój sukces na efektywnej produkcji, zgodności z regulacjami i wysokiej jakości. Jednak ogromna liczba dokumentów generowanych w zakładach stanowiła wyzwanie.

Papierowa dokumentacja – obejmująca raporty BHP, rejestry szkoleń czy plany budowlane – była przechowywana na miejscu w różnych formatach, nawet do A0, co znacząco utrudniało efektywne zarządzanie.

Nieprzekraczalny termin 9 tygodni

Najważniejszym wyzwaniem było przeprowadzenie całego procesu w ciągu 9 tygodni, zgodnie z wymaganym przez Klienta harmonogramem. Co udało się osiągnąć bez żadnych komplikacji.

Po rygorystycznym postępowaniu przetargowym i procesie oceny firma Iron Mountain® została wybrana do realizacji strategii związanej z cyfryzacją. Rozwiązanie obejmowało kompleksowe usługi rejestracji, skanowania, przechowywania i niszczenia dokumentów w ramach jednego, w pełni zarządzanego procesu.

Pierwszym etapem było szczegółowe skatalogowanie 800 pudeł i 70 tysięcy teczek. Każdy dokument został zinwentaryzowany i sklasyfikowany – od raportów operacyjnych po dokumentacje prawną.

Digitalizacja papierowych dokumentów okazała się ważnym krokiem w poprawie efektywności operacyjnej firmy z sektora FMCG, dzięki poprawie bezpieczeństwa produkcji, wydajności, jakości i reaktywności na zmieniające się warunki rynkowe.

Pełna rejestracja w bezpiecznym i skalowalnym środowisku

W ramach projektu zidentyfikowano 50 różnych typów dokumentów, które zostały zarejestrowane w systemie Iron Mountain eVault. Dzięki temu zakłady produkcyjne mogą efektywnie przechowywać informacje w bezpiecznym, skalowalnym środowisku, jednocześnie umożliwiając pracownikom szybkie wyszukiwanie dokumentacji zgodnie z wymogami regulacyjnymi.

Specjaliści Iron Mountain w największym w Europie Centrum Skanowania, zlokalizowanym w Radomiu, przetworzyli i przekonwertowali 2 miliony stron na format cyfrowy. Zgodnie z wymaganiami dotyczącymi okresu przechowywania oryginalne wersje papierowe zostały zdeponowane w obiekcie Iron Mountain we Wrocławiu lub poddane bezpiecznej utylizacji.

Pozytywny wpływ na poziomie globalnym

Cyfryzacja dokumentacji papierowej okazała się przełomowym krokiem dla firmy z sektora FMCG – poprawiła bezpieczeństwo, wydajność produkcji, jakość i szybkość reakcji na potrzeby rynku. Korzyści odczuwają nie tylko zakłady w Polsce, ale również zespoły globalne, partnerzy i dostawcy, którzy teraz mają dostęp do dokumentacji cyfrowej, co wcześniej było niemożliwe. Co pozwala na bardziej efektywną współpracę już na etapie cyklu produkcyjnego.

Dodatkowo zakłady mogą optymalizować swoje moce produkcyjne w bardziej efektywny kosztowo sposób, mając jednocześnie pełną kontrolę nad dostępem do poufnych informacji. W oparciu o ten sukces Iron Mountain prowadzi rozmowy na temat dalszej cyfryzacji dokumentacji technicznej oraz akt pracowniczych w innych oddziałach firmy.