Studium przypadku - digitalizacja dokumetów w muzeum

Dbałość o historię

Głównym zadaniem archiwum jest ochrona wszelkich dokumentów administracji państwowej, które mają wartość archiwalną, w tym również narażonych na zniszczenie i bardzo starych akt, które powinny pozostać nienaruszone i zabezpieczone przed szkodliwymi czynnikami środowiskowymi, takimi jak wilgoć i kurz.

Dr Eminger podkreśla: „Najlepszym sposobem na przechowywanie zasobów byłoby całkowite ograniczenie dostępu do nich, ale to przeczyłoby roli archiwum, ponieważ naszym celem jest zapewnienie powszechnego dostępu do historycznych materiałów. Jako archiwum musimy pogodzić te dwa aspekty i dzięki pracy naszego działu konserwacji zadbać o to, by oryginały pozostały w dobrym stanie”.

Mając ten cel na uwadze, w ramach dużego międzynarodowego projektu digitalizacyjnego archiwum chciało zdigitalizować oficjalne dokumenty dotyczące Holokaustu i reżimu nazistowskiego, w tym wiele kruchych dokumentów papierowych i rękopisów, a tym samym poprawić dostępność tych materiałów dla badaczy, krewnych ofiar oraz innych zainteresowanych osób na całym świecie.

Zachowanie pełnego bezpieczeństwa i ciągłości procesu

Po wstępnych konsultacjach firma Iron Mountain® opracowała dostosowane do potrzeb archiwum, ekonomiczne rozwiązanie do obrazowania cyfrowego, koncentrując się na dokumentach najczęściej poszukiwanych przez użytkowników, zamiast na tych, które rzadko były przedmiotem zapytań.

Kluczowym aspektem było zapewnienie pełnego bezpieczeństwa i ciągłości procesu na każdym etapie: od odbioru i transportu dokumentów, przez ich digitalizację, aż po bezpieczny zwrot oryginałów do archiwum. Nowe pliki cyfrowe są zazwyczaj udostępniane w formacie PDF w ciągu kilku tygodni.

„Zwykle nie udostępniamy oryginalnych dokumentów poza archiwum” – zauważył dr Eminger. „Kolejnym kluczowym wymaganiem było zapewnienie właściwego oznaczenia plików podczas digitalizacji. To zadanie bywa skomplikowane i czasochłonne, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z notatkami w różnych formatach i pochodzącymi z różnych zbiorów. Firma Iron Mountain zagwarantowała nam pełne bezpieczeństwo w obu tych aspektach”.

Łatwy dostęp do wrażliwych dokumentów

W ramach projektu firma Iron Mountain zdigitalizowała już tysiące akt i przetworzyła około pół miliona obrazów.

„Żaden dokument archiwalny nigdy nie uległ uszkodzeniu” – podkreśla dr Eminger. „Na przykład wiele akt jest spiętych zszywkami, które z czasem rdzewieją i mogą uszkodzić papier. Iron Mountain fachowo usuwa stare zszywki i zwraca oryginały, co oszczędza nam żmudnej pracy. W formie cyfrowej strony naturalnie zachowują prawidłową kolejność, więc nie stanowi to problemu”.

Dzięki digitalizacji pracownicy archiwum spędzają mniej czasu na ręcznym wyszukiwaniu dokumentów, co pozwala im skupić się na klasyfikowaniu i katalogowaniu nowych materiałów.

„Obecnie, gdy otrzymujemy zapytanie, musimy sprawdzić indeks, aby ustalić lokalizację dokumentu, udać się do magazynu, wyjąć właściwe pudełko, wypełnić rewers archiwalny, zamknąć pudełko i odłożyć je na miejsce. Następnie przenosimy się do czytelni, gdzie przekazujemy dokument do wglądu. Digitalizacja eliminuje większość tych czynności, znacznie przyspieszając i ułatwiając cały proces”

Redukcja ryzyka i korzyści związane ze zdalnym dostępem

Dzięki digitalizacji badacze mogą teraz pracować zdalnie i bardziej efektywnie, oszczędzając czas i koszty związane z koniecznością wielokrotnych wizyt w archiwum. Przejście na dokumenty cyfrowe zmniejsza również ryzyko uszkodzenia bezcennych historycznych akt wynikające z częstego przeglądania i użytkowania, co jednocześnie odciąża dział konserwacji archiwum.

Jak podsumował dr Eminger: „Mamy dedykowanego specjalistę ds. digitalizacji z Iron Mountain, który starannie odbiera i przetwarza nasze dokumenty niemal w taki sam sposób, jak nasi archiwiści. Ich eksperci ds. IT sprawnie wdrożyli rozwiązania odpowiadające naszym potrzebom w zakresie indeksowania akt, a koordynator projektu z Iron Mountain jest niezwykle responsywny i dba o to, by wszystko przebiegało bez zakłóceń”.

Dodatkowo, w ramach szerszej inicjatywy badawczej, Iron Mountain wspiera podobne projekty digitalizacyjne w Miejscu Pamięci byłego obozu koncentracyjnego Mauthausen oraz Archiwum Kraju Związkowego Tyrol.