Elevate the power of your work
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!
Skanowanie dokumentów: studium przypadku. Urząd miejski zdigitalizował procesy administracyjne
Studium przypadku
Dowiedz się, jak firma Iron Mountain wspiera Urząd ds. Rejestracji Cudzoziemców w mieście Schwäbisch Gmünd w zakresie digitalizacji i zarządzania rejestrami.
Samorząd miejski zoptymalizował działalność urzędu ds. Cudzoziemców dzięki digitalizacji procesów
Zastosowane przez nas rozwiązanie firmy Iron Mountain było tańsze niż zakup nowych regałów karuzelowych i wydzielenie dodatkowej przestrzeni biurowej. Dzięki temu możemy korzystać ze wszystkich zalet związanych z produktywnością i współpracą, jakie daje cyfrowy obieg dokumentów.
Wyzwanie
W Urzędzie do Spraw Cudzoziemców w Schwäbisch Gmünd, gdzie przechowywanych było ponad 11 000 teczek na starzejących się regałach karuzelowych, brakowało miejsca, a jednocześnie tracono niepotrzebnie czas i energię potrzebną do rozpatrywania coraz to nowych spraw imigracyjnych.
Rozwiązanie
Usługa Iron Mountain® Backfile Scanning zagwarantowała szybki i wydajny proces, zgodny z zasadami ochrony danych (RODO), dzięki przekształceniu dokumentów papierowych i odręcznych notatek w zasoby cyfrowe w celu przesłania ich przez SFTP do systemu zarządzania dokumentami urzędu.
Rezultaty
Pracownicy wykonują swoje zadania wydajniej i szybciej odpowiadając na wnioski sądów i urzędów. Zmniejsza się również ryzyko zagubienia lub pominięcia istotnych dokumentów. Inne korzyści to oszczędność miejsca, niższe koszty przechowywania i stały dostęp do plików dla pracowników zdalnych.
Uproszczenie procesów biurowych
Zakup trzech nowych regałów magazynowych kosztowałoby około 120 000 euro, a my nadal mielibyśmy te same problemy z obsługą administracyjną oraz brakiem miejsca.
Rozległe i trudne do zarządzania archiwum
Przestarzałe praktyki pracy z dokumentami papierowymi
SMiasto Schwäbisch Gmünd, położone u podnóża Jury Szwabskiej i gór Dreikaiserberge, zamieszkuje około 60 000 osób. Urząd miasta dążył do wprowadzenia cyfrowych usług publicznych i procesów e-administracji. Z powodu napływu uchodźców pod szczególną presją znalazł się Urząd ds. Cudzoziemców a tym samym stał się obiektem zainteresowania.
„Coraz większym wyzwaniem w Urzędzie ds. Cudzoziemców stawało się zarządzanie dokumentacją” – mówi kierownik projektu, Christian Dolle. „Ponad 11 000 papierowych akt było przechowywanych na regałach karuzelowych, które były zużyte i nie nadawały się do naprawy. Szybko zabrakło miejsca, musieliśmy zamontować tymczasowe regały zajmujące coraz więcej powierzchni biurowej.”
Solidne argumenty handlowe
Po niedawnym wprowadzeniu systemu zarządzania dokumentami i zintegrowaniu go z LaDiVA, programem wykorzystywanym przez inne niemieckie urzędy imigracyjne, urząd miasta skorzystał z możliwości przejścia na rejestry cyfrowe. Decyzja ta miała również sens z finansowego punktu widzenia. „Zakup trzech nowych regałów kosztowałby około 120 000 euro, a my nadal mielibyśmy te same problemy z obsługą administracyjną oraz brakiem miejsca” – dodaje Dolle.
Polecane usługi i rozwiązania
Rozwiązania dla organizacji sektora publicznego
Zdigitalizuj swoje informacje, zautomatyzuj workflow, obniż koszty, jednocześnie ulepszając jakość usługi
InSight Intelligent Document Processing
Digitalizuj, przechowuj, automatyzuj i w pełni wykorzystuj potencjał swoich danych
Skanowanie dokumentów i repozytorium
Cyfrowa transformacja Twojej firmy i centralizacja informacji
