Austriacki szpital digitalizuje dokumentacje pacjentów z myślą o poprawie efektywności działania

Studium przypadku

Dowiedz się jak firma Iron Mountain pomaga szpitalowi w digitalizacji dokumentacji medycznej.

28 marca 20228 minut

Austriacki szpital digitalizuje dokumentacje pacjentów z myślą o poprawie efektywności działania

W naszym dziale poziom akceptacji rozwiązania był od samego początku bardzo wysoki.

Gertrude EgglDyrektor Działu Usług Transkrypcyjnych i Archiwalnych, klinika Pyhrn-Eisenwurzen Klinikum Kirchdorf, Oberösterreichische Gesundheitsholding GmbH

Wyzwanie

Dążąc do poprawy dostępu do dokumentacji medycznej, firma Oberösterreichische Gesundheitsholding GmbH postanowiła zastąpić dokumenty papierowe, procesy angażujące pracę ludzką i przepełnione archiwa bardziej niezawodnym i wydajnym rozwiązaniem cyfrowym.

Rozwiązanie

Firma Iron Mountain® zaproponowała ujednoliconą usługę kompleksowego zarządzania danymi pacjentów, zapewniającą chain of custody nad dokumentami podczas całego procesu: począwszy od odebrania dokumentów, ich transport i digitalizację, po zniszczenie.

Efekty

Pracownicy służby zdrowia uzyskują bezpieczny dostęp do dokumentacji pacjentów za pośrednictwem HIS (szpitalnego systemu informacyjnego), z każdego miejsca i w każdym momencie. Dzięki temu spada ryzyko uszkodzenia lub zagubienia dokumentów. Po zeskanowaniu oryginały, które kiedyś przechowywano przez 30 lat, można bezpiecznie zniszczyć, co dodatkowo zmniejszyło koszty.

Zarządzanie danymi pacjenta w pięciu klinikach I ośmiu placówkach medycznych

Przy każdym wyszukiwaniu dokumentu należało go wyjąć z kompletu tak, by nie uszkodzić pozostałej zawartości, następnie całość zszyć, a potem dołączyć zwracany dokument.

Gertrude EgglDyrektor Działu Usług Transkrypcyjnych i Archiwalnych, klinika Pyhrn-Eisenwurzen Klinikum Kirchdorf, Oberösterreichische Gesundheitsholding GmbH

Dokumentacja papierowa I procesy manualne to prawdziwe wyzwanie

Niewydajne archiwa

Oberösterreichische Gesundheitsholding GmbH (OÖG) posiada pięć klinik i osiem placówek w Austrii, gdzie świadczy kompleksowe usługi szpitalne i ambulatoryjne. Skuteczność leczenia zależy od szybkiego odnalezienia kompletnych wyników badań, a także usług transkrypcji medycznej i archiwizacji, które zapewniają aktualizację dokumentacji pacjenta i jej udostępnianie wraz z najnowszymi zaleceniami lekarzy i terapeutów.

Aby zoptymalizować zarządzanie informacjami, OÖG jako jedna z pierwszych przeszła na dokumentację cyfrową. Prawie 20 lat temu sytuacja wyglądała zupełnie inaczej. „Wszystkie dokumenty przechowywano w formie papierowej, rozproszone w różnych magazynach” - mówi Gertrude Eggl, Dyrektor Działu Usług Transkrypcyjnych i Archiwalnych w klinice Pyhrn-Eisenwurzen Klinikum (PEK) Kirchdorf, odpowiedzialna również za koordynację wszystkich usług transkrypcyjnych i archiwalnych w Oberösterreichische Gesundheitsholding GmbH. „Trzeba było wiedzieć, w którym pomieszczeniu szukać, a potem zlokalizować właściwe dokumenty”

Zalew dokumentów

Zgodnie z prawem austriackim OÖG ma obowiązek przechowywać dokumentację pacjentów nawet przez 30 lat, co dodatkowo obciążało już i tak przepełnione archiwa.

Kolejnym problemem było zabezpieczenie informacji. „Dokumentacja przygotowywana do archiwizacji była klejona i zszywana” – dodaje Eggl. „Przy każdym wyszukiwaniu dokumentu, należało go wyjąć tak, by nie uszkodzić pozostałej zawartości, następnie całość zszyć, a potem dołączyć zwracany dokument”.