Praktikertjänst usprawnia zarządzanie informacjami i nieruchomościami w obszarze opieki zdrowotnej

Istniejąca na rynku od niemal 60 lat firma Praktikertjänst jest największą prywatną grupą opieki stomatologicznej i zdrowotnej w Szwecji. Jej udziałowcami są praktykujący w jej ramach lekarze, dentyści, technicy, higienistki, fizjoterapeuci, pielęgniarki, położne, kręgarze, psychologowie i terapeuci. Osoby te mogą prowadzić gabinety lub laboratoria jako przedsiębiorcy ze wszystkimi prawami jakie przysługują pracownikom.

Kluczowym elementem działalności Praktikertjänst jest sprawne udostępnianie informacji. Konieczne jest bezpieczne przechowywanie dokumentacji, którą jednocześnie w razie potrzeby musi być łatwo uzyskać.

„W naszym archiwum znajdują się akta pacjentów, dokumenty finansowe, umowy i informacje o pracownikach” – mówi Sofie Lindberg, Coordinator w Praktikertjänst. „Z prawnego punktu widzenia obowiązują nas dwa okresy przechowywania: siedem lat i czas nieograniczony”.

Bezpieczny recykling przestarzałych technologii

Podobnie jak większość dużych, rozproszonych organizacji Praktikertjänst często profilaktycznie modernizuje i zamyka budynki w ramach dynamicznej strategii w zakresie nieruchomości. Wiąże się z tym stała potrzeba bezpiecznej utylizacji wycofanego z eksploatacji sprzętu elektronicznego.

„Lokalne gabinety lekarskie korzystały z usług różnych przedsiębiorstw zajmujących się porządkowaniem biur i wycofywaniem laptopów, komputerów, drukarek i innych urządzeń, co było kosztowne i trudne do kontrolowania” – dodaje Lindberg. „Żadna firma, zwłaszcza świadcząca usługi opieki zdrowotnej, nie może sobie pozwolić na to, by sprzęt elektroniczny zawierający dane wrażliwe trafiał na wysypiska śmieci”.

Iron Mountain® od około 20 lat współpracuje z Praktikertjänst. W tym czasie firma zoptymalizowała operacje związane z archiwizacją, wprowadziła dokumentację cyfrową, a ostatnio zmniejszyła ryzyko związane z zarządzaniem sprzętem elektronicznym.

Zarządzanie dokumentacją poza firmą i skanowanie na żądanie

Firma Iron Mountain pomogła Praktikertjänst opracować kompleksową strategię cyfrową w zakresie centralizacji i digitalizacji dokumentów papierowych. Łączna objętość archiwum znajdującego się poza siedzibą firmy wynosi około 742 m3. W ramach tej usługi zapewnia się pełny łańcuch nadzoru (chain of custody) obejmujący odbiór, transport, skanowanie i niszczenie. Wykwalifikowani pracownicy odbierają pliki papierowe z siedziby firmy, indeksują je i nadają im indywidualne kody kreskowe na potrzeby monitorowania.

Jeżeli Praktikertjänst potrzebuje danych akt, wysyła zamówienie za pośrednictwem portalu internetowego Iron Mountain ReQuest, a żądany dokument zostaje dostarczany następnego lub w razie potrzeby jeszcze tego samego dnia roboczego. Usługa obejmuje również możliwość digitalizacji akt. „To naprawdę proste” – mówi Lindberg. „Iron Mountain wysyła zeskanowany dokument jako skompresowany plik PDF w bezpiecznej, zaszyfrowanej wiadomości e-mail”.

Bezpieczna utylizacja sprzętu IT (ITAD, ang. IT asset disposition)

Usługę ITAD stosuje się do starego, niepotrzebnego sprzętu IT i obejmuje ona przejrzyste śledzenie zasobów na wszystkich etapach procesu. Wszystkie informacje szczególnie chronione są usuwane w bezpieczny sposób. Części elektroniczne w miarę możliwości poddaje się recyklingowi. Pracownicy Iron Mountain służą poradami i pomocą w planowaniu zamykania gabinetów, a ponadto prowadzą demontaż mebli i sprzętu medycznego i jednocześnie zajmują się bezpiecznym etykietowaniem i pakowaniem dokumentacji.

Następnie usuwają wszystko z pomieszczeń, po czym organizują przekazanie materiałów lub ich bezpieczne zniszczenie. Istnieje też możliwość przechowywania urządzeń w magazynie Iron Mountain.

„Wcześniej nasi specjaliści sami zajmowali się likwidacją gabinetów, co dawało gorsze rezultaty niż korzystanie z usługi ITAD” – dodaje Lindberg. „Do zdecydowanych korzyści, jakie daje ITAD, należy centralna kontrola, wygoda i praktyczne podejście zapewniające łatwe i szybkie zamykanie gabinetów”.

Większe bezpieczeństwo i wygoda

Iron Mountain zarządza sprzętem IT i dokumentacją z taką wprawą, że pracownicy Praktikertjänst w ogóle nie muszą o tym myśleć. Przechowywanie dokumentacji w kilku różnych archiwach sprawiało problemy. Wyzwaniem nie było wyłącznie zapewnienie spójnej obsługi dokumentacji. Problemy wynikały również z różnic w sposobie przechowywania zasobów i ich ochrony przed pożarem, powodzią czy też kradzieżą.

Obecnie trudności te należą już do przeszłości. Koniec z przeszukiwaniem pudeł i zakurzonych szafek. Obieg dokumentów cyfrowych przebiega sprawnie w obrębie całej grupy.

„Cała nasza dokumentacja jest bezpiecznie przechowywana w jednym centralnym obiekcie Iron Mountain, a potrzebne dokumenty są natychmiast odnajdywane i dostarczane na żądanie” – dodaje Sofie Lindberg. „Nie ma lepszego rozwiązania. Nie wiem, jak inaczej poradzilibyśmy sobie z archiwizacją, zwłaszcza biorąc pod uwagę przestrzeń, której byśmy potrzebowali”.

Więcej czasu dla pacjentów

Dzięki jednemu ogólnokrajowemu procesowi i jednej ogólnokrajowej bazie danych, które obejmują wszystkie informacje dotyczące utylizacji, Praktikertjänst zyskuje gwarancję zgodnego z przepisami recyklingu i bezpiecznego niszczenia przestarzałego sprzętu elektronicznego. Obejmuje to możliwość śledzenia zasobów na wszystkich etapach procesu zapewniającego bezpieczeństwo, aż do ich ostatecznego przetworzenia, kiedy to do celów audytu dostarczony zostaje certyfikat recyklingu i zniszczenia danych.

Korzystając z usługi ITAD od Iron Mountain, Praktikertjänst może ponadto osiągnąć założone cele z zakresu ochrony środowiska, polityki społecznej i ładu korporacyjnego. Promując recykling i gospodarkę o obiegu zamkniętym, Praktikertjänst propaguje dobre praktyki ekologiczne, które mają znaczenie dla przyszłych pokoleń.

„Trudno jest znaleźć usługi takie jak ITAD poza Sztokholmem, zwłaszcza z naciskiem na zrównoważony rozwój. Jesteśmy bardzo zadowoleni. Wszystko działa, jak należy” – podsumowuje Sofie Lindberg. „Oszczędzamy pieniądze, korzystając z usług jednego podmiotu, a nasze zespoły medyczne zyskują mnóstwo czasu, który mogą teraz poświęcić pacjentom”.