5 utmaningar inom byggnadsindustrin och hur intelligent informationshantering kan lösa dessa

Byggnadsprojekt är stora och komplexa med många aktörer inblandade. Det är därför av yttersta vikt att alla som är involverade i projektet har tillgång till den senaste informationen så det inte uppstår kostsamma misstag i produktionen. Med intelligent informationshantering är det möjligt att automatisera manuella, tidskrävande uppgifter samt göra essentiell information tillgänglig för de som behöver den, oavsett var i världen man befinner sig. Här tar vi upp fem vanliga utmaningar inom byggnadsindustrin och hur intelligent informationshantering löser dessa.

1. Dokument och filer är sparade på olika platser

När dokument och filer är sparade på flera olika platser finns det en risk att viktig information går förlorad och att personal behöver lägga tid på att leta information innan de kan börja med sina faktiska uppgifter. Undersökningar visar att personal i genomsnitt lägger 1,5 timme per dag på att leta efter specifika pappersdokument – detta blir hela sex veckor på ett år. Genom att samla all information på en central plats får ni en full överblick över alla era informationstillgångar. Iron Mountains informationslösning kan hantera allt från CAD ritningar och projektplaner till mejl och officedokument i ett enda system. Vi kan även integrera AutoCad för att erbjuda stöttning av Xrefs och sökningar inom DWG filer.

2. Ni behöver komma åt information från byggnadsplatsen

Ytterligare en utmaning inom byggnadsindustrin är att alla som är involverade i de olika delarna av projektet snabbt och enkelt behöver komma åt den senaste informationen. Om underlag skickas manuellt mellan olika parter finns risken att en förändring i projektet inte når projektledaren i tid. Detta kan bli kostsamt om byggnadsprojektet fortskrider baserat på felaktigt underlag. I en ECM-lösning arbetar alla parter med en och samma version, därmed minimeras risken att alla inte har tillgång till den senast uppdaterade versionen av ett dokument. All information går dessutom att nå från mobila enheter såsom laptop, surfplatta och mobiltelefon oavsett var man befinner sig. Därmed är det enkelt att få tag i den information som behövs även när man är ute på byggnadsplatsen.

3. Avtal behöver godkännas av flera parter

I ett byggnadsprojekt behöver nya avtal kontinuerligt godkännas av flera parter innan processen kan fortlöpa. Missar någon att signera eller att kontraktet kommer på villovägar riskerar hela projektet att avstanna vilket kan ha förödande konsekvenser för både tidsplanering och budget. I vårt ECM-system är det möjligt att granska, godkänna och e-signera avtal och dokument oavsett var i världen ni befinner er. Med andra ord kan alla parter i projektet godkänna ett avtal på några minuter och ni riskerar därmed inte att förlora värdefull tid.

4. Manuella arbetsprocesser tar tid och saktar ner effektiviteten

Enkla repetitiva uppgifter är tidskrävande och kan vara en bromskloss i stora byggnadsprojekt som ofta har en tight tidsplan. Genom att automatisera manuella processer kan företag inom byggindustrin reducera onödiga kostnader och effektivisera sina arbetsflöden samt minska risken för mänskliga fel som kan vara kostsamma. Exempelvis kan ni automatisera hantering av fakturor och minska processen från veckor till minuter. Andra typiska arbetsprocesser inom AEC (Architecture; Engineering; Construction) som passar för automatisering är granskning- och godkännandeprocesser för projektplaner, förslag och tekniska ritningar. När enklare uppgifter görs med automatisering får medarbetare nyttja sin kompetens där den behövs!

5. Personal behöver efterfölja samma regler och riktlinjer för att säkerställa kvaliteten

En utmaning inom byggnadsindustrin är att se till att all personal efterföljer samma regler och riktlinjer samt säkerställa att projektet håller en kontinuerligt hög kvalitet. Med automatisering kan ni undvika att göra om tidigare misstag och minska risken för mänskliga fel som lätt kan uppstå under tidspress. Systemet gör det också lättare att distribuera säkerhetsrutiner i realtid, spåra inlärningsuppdrag och få info om säkerhetsrapporter ifall något skulle inträffa. Därmed kan ni snabbt vara på plats och agera för att undvika kostsamma misstag.

Iron Mountain skräddarsyr en ECM-lösning för er

På Iron Mountain har vi lång och gedigen kunskap om informationshantering. Kontakta oss så tar vi tillsammans med dig fram en skräddarsydd ECM-lösning för ditt företag. Automatisering och digitalisering är en del av framtiden och ett effektivt sätt mot att hantera vanliga utmaningar inom byggnadsindustrin. Har du några frågor om hur vi kan hjälpa ditt företag är du varmt välkommen att kontakta oss!