Hur utvecklar man en effektiv strategi för informationsstyrning?

I en värld som blir allt mer datadriven har det blivit både tekniskt nödvändigt och en strategisk fördel för företag att ha en tydlig strategi för informationsstyrning. Effektiv informationsstyrning stärker företagets beslutsfattande, regelefterlevnad och säkerhet. Trots det blir informationsstyrning ofta nedprioriterad, vilket kan leda till allvarliga konsekvenser. Här går vi igenom hur din organisation kan utveckla en effektiv informationsstyrningsstrategi och vilka fördelar det medför.

Vad är informationsstyrning?

Informationsstyrning handlar om att utveckla ett ramverk för hur information ska hanteras, bevaras och användas inom ett företag. Ramverket säkerställer att informationen är tillgänglig, tillförlitlig, säker och används i enlighet med juridiska och regulatoriska krav. En effektiv informationsstyrningsstrategi hanterar inte bara risker utan främjar även innovation och tillväxt inom organisationen genom att optimera informationsflöden och underlätta bättre beslutsfattande.

Utmaningar och risker med att inte ha en informationsstrategi

Många företag brottas med informationsstyrningens komplexitet, särskilt med nya och befintliga EU-regelverk som NIS2 och GDPR, vilka ställer höga krav på företagens hantering av cybersäkerhet och personuppgifter. Vanliga utmaningar är till exempel bristande resurser, information som är spridd över flera plattformar och avdelningar samt svårigheter med att integrera informationsstyrning i den övergripande affärsstrategin. Men att inte prioritera informationsstyrning kan bli en dyr affär. Det kan i värsta fall leda till dataläckor, förlorade affärsmöjligheter och böter eller sanktioner för bristande regelefterlevnad.

Så utvecklar du en effektiv strategi för informationsstyrning – steg för steg

1. Bedöm organisationens nuvarande tillstånd

För att skapa en fungerande strategi måste organisationer först göra en ärlig bedömning av sin nuvarande informationshantering. Det innebär att identifiera styrkor, svagheter och riskområden. Verktyg som revisioner och intervjuer kan vara till hjälp för att samla in den nödvändiga datan.

2. Definiera en tydlig vision och era mål

Det är viktigt att klart definiera vad organisationen vill uppnå med sin informationsstyrning. Målen bör vara i linje med företagets övergripande strategi och kan inkludera allt från att förbättra dataskydd till att optimera datadrivna beslutsprocesser.

3. Utveckla ett ramverk

Med utgångspunkt i de fastställda målen och organisationens nuvarande tillstånd kan ett ramverk skapas som omfattar principer, policyer och standarder för informationshantering. Ramverket bör täcka alla aspekter av informationens livscykel, från att ett dokument skapas till arkivering och slutlig destruktion.

4. Implementera och utvärdera

När ramverket har utvecklats är nästa steg att implementera det. Det innebär ofta att ni behöver införa nya tekniker, processer och utbilda personalen. Efter implementeringen är det viktigt att regelbundet utvärdera och justera strategin för att säkerställa att den fortsätter att möta organisationens behov och externa krav.

Iron Mountain hjälper dig till en effektivare informationsstyrningsstrategi

En välintegrerad strategi för informationsstyrning förbättrar organisationens förmåga att hantera och skydda värdefull data, optimerar informationsflöden till stöd för strategiska beslut och bidrar till regelefterlevnad. På längre sikt bidrar det till en mer motstånds- och konkurrenskraftig organisation.

Vi på Iron Mountain hjälper företag att utveckla och implementera effektiva informationsstyrningsstrategier. Med vår expertis och erfarenhet ser vi till att din informationsstyrning inte bara uppfyller nuvarande krav utan också stärker din organisations framtida position. Vi erbjuder rådgivningstjänster inom informationsstyrning och vår molnbaserade plattform Policy Center som hjälper er att hålla ordning på er information och underlättar efterlevnad av gällande lagar och regler. Kontakta oss gärna så berättar vi mer!