Hur vi hjälpte ett brittiskt regeringsdepartement med att förbättra sin informationshantering med Iron Mountains Policy center

Ett brittiskt regeringsdepartement tecknade ett avtal för att börja använda Iron Mountains Policy Center-applikation för några år sedan. Efter en framgångsrik implementering har avtalet nyligen förnyats för ytterligare ett år och omfattningen har utökats.

Deras förvaringsschema fanns i en PDF som inte hade uppdaterats på flera år och tog inte hänsyn till lagstiftningsändringar, såsom den brittiska dataskyddslagen. Detta var ett svårt gap för departementet att fylla eftersom deras interna team inte hade resurserna för att säkerställa att korrekt juridisk rådgivning var på plats.

De behövde möjliggöra förstöring av utgångna dokument och deras informationshanteringsteam sökte en automatiserad lösning som även skulle ge dem fortlöpande tillgång till detaljerad juridisk rådgivning. De önskade ett dynamiskt förvaringsschema som skulle hålla jämna steg med externa förändringar och snabbt kommunicera uppdateringar till slutanvändarna.

Policy Center är ett webbaserat system från Iron Mountain, designat för att utnyttja automatiseringens fördelar inom informationshantering. För departementet erbjöd Policy Center en lösning som inte bara mötte deras behov, utan även gjorde det möjligt för deras informationshanteringsteam att ersätta det gamla, statiska PDF-schemat med en mer dynamisk och detaljerad lösning. Nu kunde de lägga till specifik information för olika team och funktioner. De kunde även fördjupa detaljerna om specialområden, till exempel genom att specificera förvaringsperioder för olika typer av finansiella dokument, istället för att bara ange en generell sjuårsregel.

En annan stor fördel för departementet var att det blev mycket enklare att genomföra uppdateringar i deras Informationsregister. Med Policy Center standardiserade referensfunktion fick teamet en djupare insikt i innehållet i deras dokument, vilket också gjorde det möjligt att ge kollegorna bättre tillgång till den information som departementet förvaltar.

Policy Center uppmuntrar till ett aktivt ägande av informationshantering. Det är ett verktyg för alla användare, inte bara för informationshanteringsteamet, och syftar till att stärka övriga användare och minska trycket på informationshanteringsteamet.

Departementet har nu tagit lösningen till nästa nivå genom att förnya avtalet och sedan öka integrationen mellan förvaringspolicyn och själva informationen. I dagsläget har de integrerat Policy Center med sitt hanteringssystem för pappersdokument, så att varje registrerad box har Policy Centers förvaringsberäkning kopplad till sig, vilket automatiskt tillämpar rätt förvaringsdatum.

De överväger också hur de kan förbättra systemintegration ytterligare i framtiden. Till exempel, hur kan Policy Center automatiskt radera utgångna dokument? Vad skulle det innebära att fler system kommunicerar med varandra på samma sätt som Policy Center och IM Connect gör? Genom att se över och förbättra dessa integrationer kan avdelningen potentiellt minska kostnaderna och öka budgeteffektiviteten.

Getting the level of clarity around information which Policy Centre has provided has been foundational to their making good decisions and now forms the bedrock of what the Information Governance team do. They are no longer second-guessing what they have or getting behind with destroying or deleting expired records and this tighter management then enables the team to do more to support the Department, including freeing them up to make intelligent use of the data the Department holds.

Den tydlighet som Policy Center har tillhandahållit har varit grundläggande för deras beslutstagande och utgör nu en solid bas för informationshanteringsteamets arbete. De behöver inte längre gissa vad de har eller bli försenade med att förstöra eller radera utgångna dokument. Med denna stramare hantering kan teamet istället fokusera mer på att stödja departementet och använda den tillgängliga datan på ett mer effektivt sätt.

Informationshanteringsteamet har uttryckt hur imponerade de är av hur mycket enklare, snabbare och mindre skrämmande systemet har blivit. Särskilt när det gäller att uppdatera förvaringsschemat och sprida informationen till kollegor. När det inledande arbetet är klart uppfattas det löpande underhållet som enkelt. Andra team har också noterat hur klart och tydligt systemet är.

Departementet ser nu fram emot de fördelar som denna första fas har medfört, inklusive ökad flexibilitet och enklare hantering. De överväger till och med att genomföra en årlig översyn av förvaringspolicyn för att säkerställa att den alltid möter deras behov. Detta är en bästa praxis som skulle ha varit svår att genomföra med deras tidigare lösning.