Vanliga begrepp inom arkivering – en ordlista

Extern arkivering innebär att en organisation överlåter lagringen och hanteringen av sina dokument till en extern partner. Det är ett smidigt sätt att spara plats, minska arbetsbelastningen för egen personal och samtidigt säkerställa att arkiveringen följer alla gällande lagar och regler.

En stor fördel med extern arkivering är att det går att anpassa tjänsterna efter företagets behov. Det kan handla om att lagra dokument fysiskt, digitalt eller en kombination av båda. Extern arkivering innebär dessutom högre säkerhet för känslig information eftersom professionella aktörer ofta erbjuder tjänster som låsta transporter, bevakade anläggningar och avancerade digitala system.

Det finns inga generella regler för hur länge privata aktörer måste arkivera e-post. Istället är det företagets informationshanteringsplan som avgör vilka typer av e-post som ska bevaras och under hur lång tid. Samtidigt är det viktigt att tänka på att viss e-post kan omfattas av andra lagkrav. Exempelvis bör meddelanden som rör bokföring eller anställningar sparas för att följa bokföringslagen och arbetsrättsliga regler.

För offentlig sektor gäller särskilda regler enligt offentlighetsprincipen, som fastslår att allmänna handlingar ska vara tillgängliga för medborgarna, såvida de inte omfattas av sekretess. E-post kan betraktas som en allmän handling om den är inkommen till eller upprättad av en myndighet och används i verksamheten. Arkivlagen ställer dessutom krav på att myndigheter vårdar och bevarar sina arkiv, vilket också innefattar digital kommunikation som e-post.

En e-faktura, som är en faktura utfärdad, översänd och mottagen i ett strukturerat elektroniskt format, ska alltid arkiveras elektroniskt. För pappersfakturor gäller sedan den 1 juli 2024 nya och förenklade regler. Företag behöver inte längre bevara pappersfakturor i originalform efter att de har skannats och digitaliserats, förutsatt att överföringen sker på ett säkert sätt utan risk för att informationen förändras eller försvinner. Det gör det enklare för företag att övergå till en helt digital hantering av fakturor och minskar behovet av fysisk lagringsplats.

Destruktion av arkiv är det sista steget i ett arkivs livscykel och innebär att materialet förstörs på ett säkert sätt. Det ska inte blandas ihop med gallring, som handlar om att besluta vilka dokument som ska bevaras och vilka som kan tas bort. Gallring är en förberedande process, medan destruktion är själva åtgärden att permanent förstöra materialet.

Destruktion kan utföras på olika nivåer av säkerhet. För material utan känslig information kan dokument strimlas och skickas till återvinning. Vid sekretessdestruktion används särskilda låsta transporter för att föra materialet till bevakade destruktionsanläggningar. Där strimlas dokumenten i mycket små bitar innan de skickas vidare för återvinning, vilket säkerställer att ingen information kan återskapas.

Gallring av arkiv innebär att rensa ut dokument och material som inte längre behöver bevaras. Hur länge olika typer av material ska arkiveras styrs av både lagar och verksamhetens behov. För offentliga arkiv regleras detta i arkivförordningen, medan privata aktörer måste följa lagar som bokföringslagen och preskriptionslagen. För exempelvis bokföringsmaterial är arkiveringstiden oftast minst sju år, medan andra dokument kan behöva sparas betydligt längre.

Gallring är en viktig del av arkivhanteringen och hjälper organisationer att hålla sina arkiv aktuella och hanterbara. I samband med gallringen bör man också planera för säker destruktion av materialet, särskilt om det innehåller känslig information.

En genomtänkt gallringspolicy bidrar till effektivare informationshantering och hjälper till att säkerställa att lagar och regler följs.

Arkivlagen reglerar hur offentliga myndigheter ska hantera och bevara sina arkiv. Syftet med lagen är att säkerställa att allmänheten har tillgång till viktig information, att bevara kulturarvet och stödja forskning. Den gäller både fysiska och digitala dokument och omfattar allt från räkenskaper till e-post och webbplatser.

Enligt arkivlagen ska myndigheter vårda sina arkiv så att dokument och handlingar är åtkomliga och i gott skick under hela den tid de behöver bevaras. För offentliga handlingar innebär detta även att information som är av historiskt värde ska arkiveras permanent. Lagen ställer också krav på att arkiv ska organiseras så att de enkelt kan granskas och användas.

Arkivlagen påverkar också hur myndigheter ska hantera gallring och destruktion av dokument, med syftet att säkerställa att värdefull information inte går förlorad. I praktiken innebär detta att varje myndighet måste ha en tydlig arkivpolicy och dokumenterade rutiner för hur arkiv ska vårdas, gallras och bevaras.

Arkivering enligt lagkrav handlar om att bevara dokument och information på ett sätt som uppfyller de regler och riktlinjer som gäller för verksamheten. Kraven varierar beroende på bransch och typ av dokument. Exempelvis måste företag följa bokföringslagen, som kräver att räkenskapsmaterial arkiveras i minst sju år, och GDPR, som styr hur personuppgifter får hanteras och bevaras för att skydda individers integritet.

För offentliga verksamheter är arkivförordningen och arkivlagen centrala, eftersom de säkerställer att handlingar av historiskt och juridiskt värde bevaras på ett korrekt sätt. Inom offentlig sektor måste även offentlighetsprincipen beaktas, vilket innebär att handlingar ska kunna göras tillgängliga för allmänheten.

Enligt bokföringslagen måste företag bevara sitt räkenskapsmaterial i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Räkenskapsmaterial inkluderar fakturor, kvitton, bokföringsböcker och andra underlag som visar företagets ekonomiska transaktioner. Syftet är att säkerställa att informationen är tillgänglig vid exempelvis revision eller rättstvister.

För att följa bokföringslagen kan företag välja att arkivera sitt material antingen i pappersform eller digitalt, förutsatt att det digitala materialet bevaras på ett sätt som garanterar att det är oförändrat och tillgängligt under hela arkiveringstiden. Med modern teknik och tydliga rutiner kan företag effektivisera hanteringen av sitt räkenskapsmaterial och samtidigt säkerställa efterlevnad av lagen.

Räkenskapsmaterial, som fakturor, kvitton och bokföringsunderlag, utgör grunden för ett företags ekonomiska dokumentation. Korrekt arkivering av räkenskapsmaterial gör företagets ekonomi tydlig och spårbar, både för interna behov och för att uppfylla krav från exempelvis Skatteverket.

Förutom att följa lagstadgade arkiveringstider är det viktigt att säkerställa att räkenskapsmaterialet är tillgängligt och välorganiserat. Oavsett om dokumenten förvaras fysiskt eller digitalt bör företaget ha tydliga rutiner för säker lagring och skydd mot förlust eller oavsiktliga förändringar. Effektiv arkivering minskar risken för fel och underlättar framtida revisioner eller kontroller.

GDPR (dataskyddsförordningen) ställer krav på hur personuppgifter hanteras, lagras och arkiveras för att skydda individers integritet. När företag arkiverar information som innehåller personuppgifter måste de säkerställa att endast relevant information bevaras och att den hanteras på ett sätt som uppfyller de grundläggande principerna i GDPR, såsom ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering och lagringsbegränsning.

För att följa GDPR behöver företag ha tydliga rutiner för när och hur personuppgifter ska raderas eller anonymiseras. Arkiv som innehåller personuppgifter bör också skyddas med tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att förhindra obehörig åtkomst.

En arkivanalys är processen att granska och kartlägga ett arkiv för att förstå dess innehåll, struktur och värde. Analysen syftar till att identifiera vilka dokument som ska bevaras, vilka som kan gallras och hur informationen bäst organiseras för att vara åtkomlig och användbar. Det är särskilt viktigt i verksamheter där stora mängder information hanteras, eftersom en väl genomförd arkivanalys kan leda till stora kostnadsbesparingar och förbättrad effektivitet.

En arkivanalys tar hänsyn till både juridiska krav och verksamhetens behov. Resultatet av analysen kan sedan ligga till grund för att utveckla en tydligare arkiveringsstrategi, implementera digitala lösningar eller förbättra befintliga rutiner.

Digital arkivering innebär att lagra och hantera elektroniska dokument och filer på ett strukturerat och säkert sätt. Till skillnad från traditionell arkivering kräver digital arkivering specifika tekniska lösningar för att säkerställa att informationen förblir åtkomlig och oförändrad över tid. Sådana tekniska lösningar kan vara allt från molnbaserade lagringssystem till dedikerade e-arkiv som följer specifika standarder och regelverk.

Fördelarna med digital arkivering är många. Den digitala formen gör det enklare att söka och organisera information, minskar behovet av fysisk lagringsplats och underlättar efterlevnad av lagar och regler som GDPR och bokföringslagen. Samtidigt ställer det höga krav på att känslig information skyddas med säkerhetsåtgärder som kryptering och säkerhetskopiering för att undvika obehörig åtkomst eller dataförlust.

Digital arkivering är en viktig del av modern informationshantering.

Ett e-arkiv är en digital lösning för att lagra och hantera elektroniska dokument på ett säkert och strukturerat sätt. Det fungerar som ett traditionellt arkiv, men med fördelen att dokumenten blir lättare att söka, sortera och dela. E-arkiv används ofta för att samla in och spara digital information, men även för att göra fysiska dokument tillgängliga för fler användare genom att skanna och digitalisera dem.

I ett e-arkiv är dokumenten låsta, vilket innebär att de inte kan ändras. Om någon gör ändringar sparas dessa som en ny version med ett unikt ID, vilket innebär bättre spårbarhet och kontroll över alla uppdateringar.

E-arkiv används också ofta för att förbättra tillgängligheten till information inom en organisation. Genom att skanna dokument och spara dem digitalt kan användare snabbt och enkelt få åtkomst till viktig information. Med rätt e-arkivlösning kan företag och organisationer hantera både sina digitala och fysiska arkiv på ett effektivt och hållbart sätt.

En arkivarie eller arkivkonsult är en expert på att hantera och organisera arkiv, både fysiska och digitala. Deras arbete omfattar allt från att säkerställa att lagkrav uppfylls till att utveckla strategier för effektiv informationshantering. En arkivarie arbetar ofta inom offentliga myndigheter, där de ansvarar för att följa arkivlagen och offentlighetsprincipen, medan en arkivkonsult ofta bistår företag och organisationer med att strukturera, gallra och digitalisera sina arkiv.

Sedan lagändringen den 1 juli 2024 har reglerna för arkivering av kvitton förenklats. Företag som skannar och sparar kvitton digitalt kan nu slänga de fysiska originalen direkt efter digitaliseringen, så länge överföringen sker på ett sätt som säkerställer att informationen inte förändras eller går förlorad. Detta gör det enklare för företag att övergå till en helt digital hantering av räkenskapsmaterial, vilket minskar behovet av fysisk lagringsplats och effektiviserar arbetsflöden.

Trots de nya reglerna måste digitalt lagrade kvitton fortfarande uppfylla bokföringslagens krav på spårbarhet och tillgänglighet under hela arkiveringstiden, som vanligtvis är minst sju år. Företag bör också se till att deras digitala lösningar är tillräckligt säkra för att skydda informationen från obehörig åtkomst och tekniska fel.

Riksarkivet är en svensk myndighet med ansvar för att bevara och tillgängliggöra Sveriges offentliga arkiv. Deras uppdrag är att säkerställa att viktig information från statliga myndigheter, kommuner och landsting bevaras för framtiden, både som en del av landets kulturarv och för att stödja forskning och insyn i offentlig verksamhet. Riksarkivet förvaltar idag miljontals handlingar, både fysiska och digitala.

En viktig del av Riksarkivets arbete är att stödja myndigheter i deras hantering av dokument och arkiv. De utfärdar riktlinjer och föreskrifter för hur handlingar ska bevaras och digitaliseras, samt erbjuder utbildningar och verktyg för att effektivisera arkivhanteringen.