กรณีการใช้งานเอกสารตามเหตุการณ์: กฎเกณฑ์ทางธุรกิจสำหรับวันที่เกิดเหตุการณ์ที่ไม่ทราบ

กรณีการใช้งานนี้จะพิจารณาขั้นตอนการตรวจสอบหาความจริงและระบุเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นของบันทึกเก่าอย่างละเอียด มีทั้งความท้าทายและประโยชน์ของการพัฒนาและการนำนโยบายเอกสารตามเหตุการณ์ที่เหมาะสมไปใช้

รายละเอียดองค์กร:

สถาบันการเงินระหว่างประเทศแห่งหนึ่งมีสำนักงานใหญ่ในสหรัฐอเมริกา มีพนักงานกว่า 270,000 คนทำงานอยู่ในประเทศต่างๆ มากกว่า 30 ประเทศ บริการที่มีประกอบด้วยการธนาคารลูกค้าบุคคลและธุรกิจธนาคารพาณิชย์ บริการประกันภัย ธนบดีธนกิจ และการบริหารความมั่งคั่ง

ความท้าทาย:

ให้ความมั่นใจในการจัดการได้ทันเวลาสำหรับการจัดเก็บนอกสถานที่ของเอกสารกระดาษที่มีการใช้งานเมื่อไม่ทราบวันที่เกิดเหตุการณ์ที่ใช้คำนวณความเหมาะสมในการทำลายหรือในอนาคต ความพยายามเริ่มแรกเน้นเป็นพิเศษที่การฝึกอบรมและเครื่องมือ (กำหนดเวลาจัดเก็บเอกสาร ตัวช่วย ระบบติดตามคลังเอกสาร) สำหรับผู้ที่ต้องมั่นใจว่าวันที่เกิดเหตุการณ์ในการจัดเก็บระบุอยู่ในเอกสารทั้งหมดที่ถูกปิดหรือไม่มีการใช้งานแล้ว แม้จะได้ดำเนินความพยายามเหล่านี้แล้ว ยังคงมีกล่องเอกสารประมาณ 1.6 ล้านกล่องเก็บไว้โดยไม่ระบุวันที่เกิดเหตุการณ์