Arşivlenen kayıt ve belgelere dijital erişim

Genellikle kayıtları ofis dışında saklamak / arşivlemek gerekir - ancak arşivdeki aktif kayıtlarla uğraşmak zorlayıcı olabilir. Burada, kayıtlarınızı daha verimli bir şekilde yönetmenize ve bunlara erişmenize yardımcı olmak için uygulayabileceğiniz adımlara göz atacağız.

"Aktif+" kayıtlar için yapılacak tedbirli uygulama, imha tarihinin belirlenmesi için, başlangıç tarihininele alınması ile başlar. Bu, hem tetikleyici olaydan önce hem de uygun saklama süresinin sonaermesinden önce bu kayıtların imha edilmemesini sağlar. İmha tarihinin belirlenmesi için “EtkinlikTarihi” alanına planlı olarak bir tarih yazılması gerekecektir.

Bu da bir tedbir olmakla beraber, birçok şirket için arşivlemede tanımlanmamış büyük miktarda belgetutulmasına yol açar. Bu tür bir durumu düzeltmek için göz önünde bulundurulması gereken birkaçnokta vardır.

"Aktif +" kayıt sınıflarının bazılarına ilişkin tüm kayıtların, aktif değilken, yani yalnızca tetikleyici olaygerçekleştikten sonra saklanması gerekip gerekmediğini değerlendirin. Bu belirlenebilirse, bu türkayıt sınıflarına yönelik uygulama, mümkünse bugüne kadar (veya en son kayıt tarihine kadar)kullanmak üzere güvenli bir şekilde güncellenebilir.

Fiziksel saklama öncesinde aktif olmayan kayıtları tanımlayın ve etkinlik tarihi alanına bir tarih girin.Belirli bir kayıt sınıfına ait tüm dosyaların atıl olduğunda arşive gönderilip gönderilmediği bilinmesebile, bazı departmanlar yalnızca tetikleyici olay gerçekleştikten sonra belirli kayıtları kurum dışınagönderme politikası uyguluyor olabilir. Bu durumda, bu kayıt alt kümelerinde, etkinlik tarihi alanınabitiş tarihi (veya bu yoksa arşivleme tarihi) girilebilir.

Envanterde ayrıca "ödendi", "sonlandırıldı" veya "iptal edildi" gibi aktif olmayan anahtar kelimelerlede arama yapılabilir. Bu tür listeler gözden geçirilebilir ve kayıtların aktif olmadığı belirlenirse, etkinliktarihi alanına bitiş tarihi (veya bu mevcut değilse arşivleme tarihi) girilebilir.

Bu adımlar, etkinlik tarihi uygulaması nedeniyle tanımlanmamış saklama ile dosya hacminindaraltılmasına yardımcı olacaktır. Geri kalan kayıtlar, tetikleyici olayları gerçekleşmiş olan ve etkinliktarihine mevcut tarihin (veya uygun, son) girilmiş olduğu kayıtları belirlemek için periyodik olarakgözden geçirilmelidir; böylece bir imha tarihi belirlenebilir. Tanımlanmamış dosyaların bu açıdanincelenmesini, imha uygunluk raporlarının periyodik gözden geçirilmesi sürecine dahil etmek doğrubir uygulama olacaktır.

Genellikle kayıtları ofis dışında saklamak / arşivlemek gerekir - ancak arşivdeki aktif kayıtlarla uğraşmak zorlayıcı olabilir. Burada, kayıtlarınızı daha verimli bir şekilde yönetmenize ve bunlara erişmenize yardımcı olmak için uygulayabileceğiniz adımlara göz atacağız.

"Aktif+" kayıtlar için yapılacak tedbirli uygulama, imha tarihinin belirlenmesi için, başlangıç tarihininele alınması ile başlar. Bu, hem tetikleyici olaydan önce hem de uygun saklama süresinin sonaermesinden önce bu kayıtların imha edilmemesini sağlar. İmha tarihinin belirlenmesi için “EtkinlikTarihi” alanına planlı olarak bir tarih yazılması gerekecektir.

Bu da bir tedbir olmakla beraber, birçok şirket için arşivlemede tanımlanmamış büyük miktarda belgetutulmasına yol açar. Bu tür bir durumu düzeltmek için göz önünde bulundurulması gereken birkaçnokta vardır.

"Aktif +" kayıt sınıflarının bazılarına ilişkin tüm kayıtların, aktif değilken, yani yalnızca tetikleyici olaygerçekleştikten sonra saklanması gerekip gerekmediğini değerlendirin. Bu belirlenebilirse, bu türkayıt sınıflarına yönelik uygulama, mümkünse bugüne kadar (veya en son kayıt tarihine kadar)kullanmak üzere güvenli bir şekilde güncellenebilir.

Fiziksel saklama öncesinde aktif olmayan kayıtları tanımlayın ve etkinlik tarihi alanına bir tarih girin.Belirli bir kayıt sınıfına ait tüm dosyaların atıl olduğunda arşive gönderilip gönderilmediği bilinmesebile, bazı departmanlar yalnızca tetikleyici olay gerçekleştikten sonra belirli kayıtları kurum dışınagönderme politikası uyguluyor olabilir. Bu durumda, bu kayıt alt kümelerinde, etkinlik tarihi alanınabitiş tarihi (veya bu yoksa arşivleme tarihi) girilebilir.

Envanterde ayrıca "ödendi", "sonlandırıldı" veya "iptal edildi" gibi aktif olmayan anahtar kelimelerlede arama yapılabilir. Bu tür listeler gözden geçirilebilir ve kayıtların aktif olmadığı belirlenirse, etkinliktarihi alanına bitiş tarihi (veya bu mevcut değilse arşivleme tarihi) girilebilir.

Bu adımlar, etkinlik tarihi uygulaması nedeniyle tanımlanmamış saklama ile dosya hacminindaraltılmasına yardımcı olacaktır. Geri kalan kayıtlar, tetikleyici olayları gerçekleşmiş olan ve etkinliktarihine mevcut tarihin (veya uygun, son) girilmiş olduğu kayıtları belirlemek için periyodik olarakgözden geçirilmelidir; böylece bir imha tarihi belirlenebilir. Tanımlanmamış dosyaların bu açıdanincelenmesini, imha uygunluk raporlarının periyodik gözden geçirilmesi sürecine dahil etmek doğrubir uygulama olacaktır.