Iron Mountain Smart Sort

Solution Guides

Рентабилен, ефективен, проницателен. Поемете контрола върху вашата система за инвентаризация на записи със Smart Sort на Iron Mountain.

10 април 2024 г.6 мин
Iron Mountain employee looking for a box in a warehouse

Поемете контрола върху вашата система за инвентаризация на записи със Smart Sort на Iron Mountain.


Вие...

  • имате голям обем наследени записи?
  • имате проблеми с намирането на записи, когато имате нужда от тях?
  • искате да преместите опис, но първо трябва да унищожите това, което повече не ви е необходимо?\
  • искате да унищожите записи, но не можете с увереност да посочите кои от тях отговарят на изискванията за допустимост без значителна инвестиция?
  • искате да преминете към офис без хартия, но смятате, че е трудно да се вземат решения относно кои записи да се цифровизират?
  • трябва да посочите записи за сливане, придобиване или продажба?

Ако сте отговорили с „да“ на някой от тези въпроси, попитайте ни за Iron Mountain Smart Sort.

Предизвикателството пред вас

Трябва да подредите и реорганизирате описите на вашите записи, за да вземете обосновани решения за разпореждане с тях. За съжаление, не е толкова просто, колкото звучи.

Какво прави разпорежданетоТолкова сложно?

  • Липса на цялостност/видимост в описите:
    Когато ключови метаданни не са събрани и категоризирани по време на жизнения цикъл на информацията, е трудно да се търсят, управляват и вземат решения кои записи да бъдат съхранени, цифровизирани или унищожени.
  • Сложност, произтичаща от смесване на типове записи и организиране по дати на събития:
    Различните типове записи имат различни изисквания. Ако записите не са организирани по класификация на записите или дата на събитие, не можете уверено и обосновано да предприемете действие.
  • Реорганизирането на записи е трудоемко и скъпо:
    Липсват ви ресурси за сортиране на всеки файл по дата на допустимост за унищожаване, тип запис, уникален идентификатор или друго изискване.

До какво води това

  • Ненужни разходи:
    Големи обеми записи без метаданни на ниво файл, които се съхраняват без оглед на допустимите дати за унищожаване или класифициране на записите ще намалят способността Ви да управлявате ефективно вашата програма.
  • Повишен риск:
    Съхранението на записи по-дълго от необходимото увеличава риск от загуба на информация и нормативни нарушения. То също така усложнява процесите на законово разкриване, предоставяне на данни за одит и управление на съответствието.
  • Загуба на производителност:
    Намирането на необходимото и вземането на бързи решения относно разпореждането със записи изисква добре организиран опис. Без ефективен процес за сортиране и реорганизиране на файлове, можете да загубите време и да забавите постигането на най-важните си цели.

Опростете и ускорете вземането на решения

C Iron Mountain Smart Sort, можете бързо и уверено да вземате решения относно старите си файлове, за да имате една по-съвместима и ефективна програма за управление на записи.

Нашият обучен екип по управление на записи ще използва информация от вашата база данни и графика за съхранение на записи за автоматизиране на вземането на обосновани решения на ниво файл. Ние ще сортираме и реорганизираме вашите записи, така че да можете уверено да вземате решения за разпореждане и бързо да постигате бизнес цели, като например отговор в случай на продажба, правен въпрос или изисквания за унищожаване. 

Нашият екип може да ви окаже подкрепа от центровете за записи на Iron Mountain или във вашата фирма.

Smart Sort ви позволява да вземате обосновани решения чрез сортиране и реорганизиране на записи по:

events calendar

Дата на унищожаване

Сортирайте и реорганизирайте вашите записи според година на допустимост за унищожаване, за да можете уверено да унищожавате хартиени документи, тъй като те отговарят на сроковете за съхранение.
media backup

Категория

Инициативи, като например продажба, изискват необходимостта от изолиране на записи за кратък период от време. Ние ще сортираме и реорганизираме вашите записи според тип на записа, състояние на записа, уникален идентификатор – или каквото друго пожелаете.
laptop with files

Асоциация

Ако не се нуждаете от сортиране и реорганизиране на описа си, използвайте Smart Sort, за да приложите метаданни към записи на ниво файл, така че да можете да избегнете високите разходи за ръчното описване на ниво файл.

Процесът на Smart Sort позволява автоматично вземане на решения относно начина на управление на всеки файл, така че да отговаря на специфични изисквания на вашата организация.

Постигнете бизнес целите си за управление на информацията

  • Вземайте бързи и уверени решения
    Iron Mountain използва данни от вашата съществуваща база данни и график за съхранение, за да автоматизира вземането на обосновани решения.
  • Опростете бъдещото вземане на решения
    Съхранените записи ще бъдат сортирани според годината на допустимост за унищожаване, типа на записа, уникален идентификатор – или каквото друго пожелаете.
  • Намалете разходите и рисковете по програмата
    Започнете незабавно унищожаване на отговарящи на условията записи, за да намалите разходите за съхранение и рисковете при законово разкриване, одит и съответствие.
  • Подобрете процента на намиране
    При завършването на вашия проект Smart Sort ще имате актуален списък, който позволява точни и ефективни записи.

Пример за прилагане на Smart Sort

Предизвикателство

Голяма здравна организация искаше да намали разходите и риска си чрез унищожаване на записи, които отговарят на изискванията за съхранение. Те обаче не можеха лесно и обосновано да идентифицират кои записи отговарят на условията за унищожаване, тъй като им липсваше бюджетът, необходим за започване на дългосрочен и трудоемък проект за откриването им. Възпрепятстван от ограничените ресурси, стремежа на организацията към обосновано унищожение беше в застой.
Icon
Icon

Решение

Следвайки процеса на Smart Sort, екипът на Iron Mountain извлече 48 000 кашона със записи и прегледа съдържанието им на ниво файл. В реално време и с едно докосване на файла те сортираха и реорганизираха всички файлове в кутии по дата на бъдещо унищожаване и в съответствие с графика за съхранение, като същевременно идентифицираха онези записи, които отговаряха на условията за унищожаване.

Резултати

  • Получена възможност за уверено унищожаване на 1,4 милиона файла
  • Намалени разходи за съхранение при спазване на изискванията за съответствие и намаляване на риска
  • Установен процес за непрекъснат процес на унищожаване