Důležitost ochrany soukromí na digitálním pracovišti

V posledních několika letech je pro mnoho společností jednou z největších výzev přechod do digitálního prostředí. Pro firmy je často obtížné převést procesy založené na tištěných dokumentech na cloudový a softwarový systém, v němž budou důležité informace ukládány v noteboocích a na mobilních zařízeních.

Ve většině společností tento přechod stále probíhá; podle nedávné zprávy o stavu digitálního pracoviště až 46 % firem usuzuje, že se jejich digitální pracoviště doposud nachází v rané fázi digitalizace. Přičteme-li k tomu online interakce a transakce se zákazníky, pak je množství informací, které je třeba na digitálním pracovišti zpracovávat, opravdu závratné.

Oddělení informačních technologií odvedla ve firmách významnou část práce na zajištění bezproblémového chodu digitálních pracovišť a nadále jsou vytížena aktualizací a údržbou systému. IT odborníci ale potřebují pomoc s verifikací a zajištěním ochrany dat. Proto správa dat (Information Governance, IG) jako komplexní přístup nabývá na velké důležitosti.

Klíčem je spolupráce

Díky legislativním nařízením jako je GDPR a nepřetržitým zprávám o únicích dat berou lidé potřebu zabezpečení dat vážně. I firmy proto musí nastavit přísné procesy ve shodě s danými předpisy. Právě zde může program IG podpořit IT oddělení a spolupracovat s ním na zajištění dodržení požadavků na ochranu dat. IG je program založený na spolupráci, který spojuje odborné zkušenosti ze všech oddělení ve společnosti a umožňuje tak zabezpečit data i dodržet měřitelné postupy a směrnice.

Zatímco IT se zabývá technologickým řešením ochrany dat od firewallů až po ochranu proti virům, odborníci na IG přispívají svými znalostmi uložených dat a jejich umístěním – životně důležitými funkcemi právě pro soulad se zákony na ochranu soukromí.

Tato spolupráce by se měla týkat například šifrování dat a dobou jejich uložení. Patřím k lidem, kteří věří, že každý člověk bude někdy v životě čelit hackerskému útoku. A většina hackerů umí zašifrované úložiště dat obejít a vyhledat nezašifrovaná data na nižších úrovních procesu. Nejúčinnější strategií je proto šifrování dat jak během celého procesu přenosu, tak v klidové fázi.

Otázka doby uložení dat je složitější. Jedním ze standardních pravidel legislativy o ochraně osobních údajů je likvidace transakčních údajů ve chvíli, kdy už nejsou potřeba. Pro mnoho firem je však složité rozklíčovat, které údaje je třeba uchovat a které je možné odstranit. Firmy proto standardně uchovávají vše, a to jim může způsobit legislativní problémy. V rámci programu IG je zásadní odstranit z těchto transakčních údajů osobní údaje (PII) hned po provedení transakcí.

Toto jsou pouze dva příklady toho, co musí program IG na denní bázi zvládat. Jak vidíte, jedná se o různorodé problémy, které efektivně nevyřeší pouze jedno oddělení - a ani by se to od něj nemělo očekávat. Firmy potřebují programy IG, aby se vyhnuly právním postihům, které mohou být uloženy za nedodržování zákonných předpisů. V ideálním případě by měly spojit znalosti z různých oddělení a vytvořit účinný program IG, který firmám pomůže na digitálním pracovišti úspěšně fungovat.