Archivace dokumentů

Máte ve firmě dokumenty, které potřebujete uchovávat delší dobu, a schází vám na ně místo? Je pro vás důležité mít dokumenty zabezpečené proti poškození i odcizení?

Potřebuji konzultaci

Uložte své firemní dokumenty v zabezpečené externí spisovně a snižte náklady na archivaci o desítky procent ročně.

✔

Blogy a články

Ukliďte si v dokumentech a ušetřete

Skladování dokumentů v kanceláři, v pronajatém skladě nebo outsourcing? Co je nejvýhodnější? Porovnali jsme jednotlivá řešení.

29. srpna 2022

Jak to celé proběhne?

Klasifikace dokumentů

Projdeme spolu váš firemní archív, zkontrolujeme stav dokumentů a roztřídíme je podle skartační lhůty a vašeho klasifikačního systému – nebo vám pomůžeme s návrhem nového.

Roztříděnou dokumentaci označíme čárovými kódy, zaevidujeme ji a uložíme do archivačních boxů.

Převzetí a uložení spisů

Dokumenty v boxech převezmeme oproti předávacímu protokolu a dopravíme do spisovny s nepřetržitým dohledem a protipožárním systémem.

K vašim spisům má přístup omezený počet proškolených pracovníků. Každý krok přepravy, uskladnění a manipulace s dokumenty evidujeme v aplikaci Iron Mountain Connect. Spisy v digitální podobě ukládáme na zabezpečený cloud.

Nové dokumenty (ve fyzické i elektronické podobě) přijímáme v rámci digitální podatelny.

Rychlé doručení dokumentů

Potřebujete určitý dokument? Stačí si jej několika kliknutími objednat v aplikaci Iron Mountain Connect, kterou vás naučíme používat.

Naši pracovníci spis naskenují a pošlou přes aplikaci či e-mailem. Dokumenty vám můžeme doručit i přímo do kanceláře. Standardní dodací lhůta spisů je 24 hodin, resp. 4 hodiny při expresním dodání.

Nepřetržitá technická podpora je samozřejmostí. Nabízíme také digitalizaci celého archívu či vybraných celků.

6 důvodů, proč archivovat u Iron Mountain

Externí archivace = obrovské úspory

Outsourcingem archivu ušetříte za jeho správu až desítky procent – přečtěte si naši modelovou studii.

Každý dokument má své místo

Díky přehledné evidenci přesně víte, kde najít loňské smlouvy nebo mzdové listy z počátku tisíciletí. „Založené“ dokumenty vás už trápit nebudou.

Legislativu známe do detailu

Spisy archivujeme na dobu určenou zákonem. Poté – s vaším souhlasem – přistupujeme k jejich skartaci dle standardů Národního bezpečnostního úřadu.

Neprůstřelná bezpečnost

Vaše dokumenty uložíme ve spisovnách s protipožární ochranou, nepřetržitou bezpečností službou a monitoringem přístupu.

Více než 70 let zkušeností

Na českém trhu jsme od roku 1996, v jiných zemích ale máme více než 70letou tradici. O vaše dokumenty budeme pečovat desítky let.

Pobočky ve 60 zemích

Naše služby využijete i v zahraničí – najdete nás v Evropě, Severní a Jižní Americe, v Africe, Asii i v Austrálii.

Chci mluvit s expertem

Proč právě Iron Mountain?

Máme zkušenosti a odbornost na optimalizaci vaší organizace při zajišťování bezpečnosti vašich firemních a zákaznických dat. Together, we elevate the power of your work.

O nás

Začít u nás je snadné.

Odesláním tohoto formuláře souhlasím s tím, že společnost Iron Mountain může zpracovávat mé údaje způsobem popsaným v Zásadách zpracování osobních údajů společnosti Iron Mountain. Pokud jste souhlasili s tím, že obdržíte marketingové e-maily, ale později změníte názor, můžete se kdykoliv odhlásit zde.