Ukliďte si v dokumentech a ušetřete

Každá firma potřebuje archív. Slouží k úschově dokumentů a jejich bezpečnému uložení. Archivace zaručí přehled a úsporu nákladů. Účetní závěrky, faktury, pracovní smlouvy a jiné důležité firemní dokumenty pro daňové účely potřebují mít své místo. S tím souvisí i dodatečné náklady spojené s archivací.

Jak skladovat dokumenty, abyste je měli kdykoliv po ruce a zároveň šetřili mzdové a skladové náklady? Máme pro vás informace, které vás seznámí s archivací dokumentů.

Máte tři možnosti:

1. Uložení dokumentů mimo kancelář - outsourcing
2. In house – ve vlastních prostorech
3. V pronajatém skladě

Dokumenty se ve firmě shromažďují. Účetní dokumenty, klientské smlouvy, HR dokumentace. Většinu dokumentů je potřeba uschovávat 10 let. Mzdové listy dokonce až 45 let!

Když se podíváte do výkazu měsíčních výdajů, zjistíte, že se nejedná vůbec o malé položky, co se týká pronájmu externích skladových prostorů. Jestli používáte vlastní prostory, tak se tak obíráte o místo, které by se dalo využít i jiným způsobem. Kromě toho správa firemních archívu vyžaduje i odborné znalosti a dodržování legislativních požadavků.

Pojďme si porovnat jednotlivé možnosti v kalkulačce nákladů a popsat si jejich výhody a nevýhody.

Porovnání nákladů na příkladu středně velké firmy:

• počet šanonů: 1250
• počet vyhledávání za měsíc: 12
• 50 šanonů s šířkou 8 cm zabírá v kanceláři přibližně 1 m²

Kalkulátor nákladů

Kromě nákladů na sklad potřebujete zaměstnat i skladníka. Náklady na správu dokumentace vás stojí nejen metry čtvercové, ale i čas strávený vyhledáváním a manažerský potenciál. Právě ním plýtváte na údržbu dokumentů v požadovaném stavu.

Bezpečnost na prvním místě

Ve firemních archivech obsahují dokumenty cenné informace. Udržet jejich oběh ve firmě pod kontrolou a zabránit úniku důležitých dat není vůbec snadné. Právě bezpečnost patří k druhému nejčastějšímu důvodu, proč se firmy rozhodují uchovávat dokumenty externě.

1. Uložení dokumentů mimo kancelář – outsourcing

Nevýhody outsourcingového řešení

1. Externí dodavatel
Když potřebujete dokumenty, musíte komunikovat s dodavatelem a požadavek řešit na dálku telefonicky nebo online. Pokud dokument potřebujete urgentně, většinou jeho vyhledání a oskenování trvá do 4 hodin.

2. Vstupní investice
Vznikají náklady z hlediska uložení dokumentů. Proces třídění, evidence, ukládání dokumentů může být na začátku časově náročný, než se celá dokumentace přesune do spisovny.

3. Vyhledání krabice nebo dokumentu je zpoplatněno
I když se jedná zpravidla o jednotky desítek korun, při inhouse řešení je často tato položka neviditelná a skrývá se v běžném pracovním čase.

Výhody outsourcingového řešení

1. Cena
Levnější řešení než pronájem kancelářských prostorů.

2. Bezpečnost
Chrání dokumenty proti přírodním živlům či neoprávněným přístupům.

3. Zabezpečení
Na 99,9 % je zajištěno, že se dokumentům nic nestane v důsledku změny jakýkoliv vnějších či vnitřních podmínek.

4. Úspora času
Ten, kdo dokument potřebuje, ho nemusí jít fyzicky vyhledat. Udělá to dodavatel za vás.

5. Úspora mzdových nákladů
Firma nemusí platit zaměstnance, který vyhledává, zakládá a zapisuje dokumenty.

6. Pořádek v dokumentech
Přesun dokumentů do spisovny je vynikající příležitost udělat v dokumentech revizi a pořádek.

K dispozici je informační software pro přehled dokumentů.

2. In house – skladování ve vlastních prostorech

Nevýhody skladování v prostorách kanceláře

1. Ztráta dokumentů
Když ve firmě není zodpovědná osoba za archivaci, tak firma nemá jistotu, že se nedopatřením dokumenty neztratí. Pokud si však i nadále archivuje firma dokumenty sama na vlastní odpovědnost, obírá se o možnost přesunout riziko ztráty na dodavatele.

2. Poškození dokumentů
Ať už se jedná o přírodní živel, prasknuté vodovodní potrubí, anebo jiné nepříznivé vlivy, v důsledku kterých se dokumenty zničí.

3. Neoprávněný přístup
V určitých momentech hrozí, že se k citlivým informacím dostane člověk, který nemá právo přijít do styku s konkrétními dokumenty. Stejně tak hrozí, že uniknou důvěrné informace ohledně mzdových podmínek či obchodních smluv s partnery.

4. Nesplněné úřední povinnosti
Když firma nedodržuje legislativu, hrozí jí při daňovém auditu nepříjemnosti, upomínky, pokuty a jiné sankce.

5. Zbytečné zabírání místo v kancelářích
Dokumenty zabírají místo a často se zapomíná na pravidelné skartování nepotřebných dokumentů.

Výhody skladování v prostorách kanceláře

1. Vždy k dispozici
Malé firmy mají všechny dokumenty vždy po ruce. Až 3 % dokumentů je ve firmě nesprávně založených a 7,5 % dokumentů se ve firmě navždy ztratí. I navzdory tomu, toto řešení firmy využívají.

2. Zodpovědná osoba
Pro větší firmy platí, že mohou zaměstnat člověka, který bude zodpovědný za archivaci a bude se o dokumenty starat. Tento zaměstnance také zodpovídá za jejich přesné uložení, aby se vždy snadno dokumenty našli. Menší firmy si takového zaměstnance nemohou dovolit.

3. Téměř bez nákladů
Kdykoliv může mít firma dokument k dispozici. A to bez dodatečných nákladů na pronájem skladu anebo na mzdu skladníka, pokud to není nutné.

4. Využití vlastních prostorů
Jestliže má firma nevyužití vlastní sklad, neplatí pronájem dalších prostorů. Nemá potřebu využívat ani outsourcingové řešení ani pronájem externího skladu. V rámci firmy jde o jednorázovou investici na zařízení skladu a jeho zabezpečení.

3. Skladování v pronajatém skladé

Nevýhody skladování v pronajatém skladě

1. Náklady na pronájem skladových prostorů
Jde o nemalé fixní náklady na pronájem, provoz, údržbu, kamerový systém, bezpečnost.

2. Náklady na údržbu
Je třeba počítat s náklady na péči o pronajatý prostor. Rovněž je třeba zohlednit náklady na cestování.

3. Vybavení skladu
V případě větších skladů je nutné počítat s poměrně finančně náročným regálovým systémem, který je potřeba pravidelně kontrolovat BOZP.

4. Zabezpečení skladu
Je třeba zabezpečit alarm, požární hlásiče, zabezpečení proti vniknutí, které bývá často slabé a nedostatečné.

5. Přístup archívu pro všechny zaměstnance
Stejně jako v případě interního skladu, i tady hrozí únik informací. Při ztrátě dokumentů je téměř nemožné určit zodpovědnou osobu.

6. Zbytečné hromadění dokumentů
Pokud se o archív nikdo nestará, hromadí se dokumenty, které se mohli dávno skartovat a místo toho zabírají v prostorách zbytečně místo.

Výhody skladování v pronajatém skladě

1. Výběr nejlevnějších skladů
I sklady můžou mít rozdílné podmínky. Každá firma si může vybrat, na základě jakých kritérií se bude rozhodovat.

2. Možnost vybrat si místo
Záleží, kde se pronajatý prostor nachází. Čím dále od centra města, tím nižší ceny za pronájem budou. Vzdálenost rozhoduje i do té míry, jak často potřebující zaměstnanci dané dokumenty využívat.

3. Správa dokumentů v rámci firmy
Kdykoliv jsou dokumenty k dispozici. Středně velká společnost má vyčleněného konkrétního zaměstnance na správu dokumentů. Ten má o celé agendě přehled.

4. Obejití outsourcingového řešení
Vůči outsourcingovému řešení mají některé firmy výhrady. Jedná se o druhou firmu, která může být vnímána s určitou dávkou nedůvěry.