7 fordele ved digital arkivering

I en tid, hvor mængden og værdien af information konstant øges, bliver det vigtigere for virksomheder at vælge den rette måde at arkivere deres vigtige dokumenter på. At udskifte fysiske ringbind og mapper med digitale og søgbare arkivsystemer er lettere, end mange tror og medfører mange fordele. Digitale arkiver gør det sikrere og nemmere at få adgang til information, reducerer omkostninger og er bedre for miljøet. Her gennemgår vi 7 grunde til at erstatte det gamle papirarkiv med digital arkivering.

Derfor skal du vælge at digitalisere arkivet

1. Informationen er sikker

Uanset hvor omhyggeligt et fysisk arkiv håndteres, er der altid en risiko for ulykker såsom brand, oversvømmelser eller tab af vigtig information. Ved at digitalisere vigtige dokumenter såsom journaler, tegninger og lånedokumenter, mindsker du risikoen for, at disse værdifulde dokumenter går tabt eller bliver beskadiget. Digitale kopier er sikrede i elektroniske lagringssystemer, der beskytter dem mod fysiske skader og sikrer, at din virksomhed kan fortsætte driften uden afbrydelse.

2. Hurtig adgang overalt

Med digital arkivering kan brugerne hurtigt og let få adgang til information uanset hvor de befinder sig, så længe de har adgang til internettet. Dette er særligt fordelagtigt i dagens globale og hybride arbejdsomgivelser, hvor medarbejdere har brug for at få adgang til dokumenter og data uden for kontoret, eller når de er på farten.

3. Enkel deling af information

Sammenlignet med fysiske kopier er digitalt lagrede dokumenter meget lettere at dele med andre. Information kan hurtigt sendes via e-mail, uploades til cloud-tjenester eller deles gennem virksomhedsspecifikke netværk. Dette letter samarbejdet og kommunikationen både internt mellem forskellige afdelinger og med eksterne parter.

4. Mere effektive arbejdsprocesser

Digital arkivering gør information søgbar og let tilgængelig, hvilket eliminerer tidskrævende processer med at lede i gamle fysiske arkiver. Medarbejdere kan hurtigt finde den information, de søger, hvilket øger effektiviteten i organisationen og reducerer den tid, der bruges på administrative opgaver.

5. Reducerede omkostninger

Med en overgang til digital arkivering kan organisationer reducere eller helt eliminere behovet for fysisk opbevaring. Dette frigør kontorplads og reducerer omkostningerne til opbevaringsmateriale og vedligeholdelse af fysiske arkiver. Over tid kan disse besparelser være betydelige, især for store organisationer med omfattende arkivsystemer.

6. Bæredygtigt og miljøvenligt

Digital arkivering er ikke kun omkostningseffektivt, men bidrager også til en mere bæredygtig miljøstrategi. Ved at reducere papirforbruget og behovet for fysisk opbevaring reduceres organisationens CO2-aftryk, hvilket bidrager til virksomhedens sociale ansvar og bæredygtighedsmål.

7. Fleksibel løsning

Digitale arkiveringssystemer er meget fleksible og kan skaleres op eller ned i takt med organisationens behov. Dette gør det muligt for virksomheder at tilpasse lagringskapacitet og funktionalitet uden de fysiske begrænsninger, som traditionel arkivering indebærer. Det gør det til en perfekt løsning for voksende virksomheder eller organisationer, der står over for ændringer i deres krav til driften.

Mere effektiv arbejdsplads med digital arkivering og informationshåndteringssystemer

Vil du have mere ud af dit digitaliserede arkiv? Ved at koble det sammen med et digitalt informationshåndteringssystem kan din virksomhed automatisere håndteringen af dokumenter på en mere strømlinet måde. Denne kombination gør ikke blot jeres arbejdsprocesser mere effektive og reducerer omkostningerne, men forbedrer også sikkerheden for arkivet gennem avancerede funktioner, der beskytter følsom information. Desuden sikrer systemet, at din virksomhed overholder branchespecifikke og lovbestemte regler for datalagring og personfølsomme oplysninger, hvilket reducerer risikoen for store bøder og juridiske konsekvenser, der kan være en konsekvens af utilstrækkelig informationshåndtering.

Har du brug for hjælp til at digitalisere dit arkiv? Hos Iron Mountain er vi eksperter i informationshåndtering og kan tilbyde skræddersyede løsninger, der opfylder din virksomheds unikke behov. Kontakt os gerne, så hjælper vi dig!