Dokumentscanning og digital arkivering

Scan virksomhedens dokumenter og saml dem i et digitalt dokumentstyringssystem

En virksomhed håndterer dagligt mange forskellige typer dokumenter. Det kan være fakturaer, kvitteringer, kontrakter og journaler, hvoraf mange skal gemmes ved lov i et vist antal år. Det resulterer i en masse papirarbejde og stiller samtidig krav til et fysisk sted at arkivere det hele. Nogle gange skal man hurtigt kunne finde et bestemt dokument eller en information, hvilket kan være et problem, hvis virksomhedens dokumenter er spredt i forskellige systemer som Dropbox, filserver, Google Drive og fysisk arkivering på kontoret.

Med Iron Mountains dokumentscanning og digital arkivering kan I samle al dokumentation og data ét sted. Informationen bliver tilgængelig med det samme, når du har brug for den, og du skal ikke tænke på, hvor længe noget skal gemmes. Du slipper også for udgifter til fysisk opbevaring og kedeligt papirarbejde, hvor der er risiko for menneskelige fejl og tab af dokumenter.

Med scanning og digital arkivering skaber I forudsætningerne for effektive arbejdsprocesser

Virksomheder, der håndterer meget dokumentation og data, har ofte krav om at opbevare oplysninger i et vist antal år, hvilket har resulteret i tids- og omkostningskrævende papirarbejde og bunker af papirer, der tager plads. Med digital arkivering flyttes virksomhedens arkiverede papirer til digitalt format. Vi scanner fakturaer, kontrakter og andre vigtige dokumenter, digitaliserer dem og stiller dem derefter til rådighed for jer i enten jeres eller vores eget dokumentstyringssystem.

Når I samler alle jeres oplysninger digitalt, skaber I optimale betingelser for hurtige og sikre arbejdsprocesser. Alle i virksomheden får adgang til virksomhedens dokumenter online, og det er nemt at dele information med de medarbejdere, der har behov for at bruge den.

E-arkivering på jeres vilkår

Vi skræddersyer vores løsninger til din virksomheds behov og udfører alle former for scanning, såsom scanning af fakturaer, HR-dokumenter, tegninger med mere. Du vælger selv, om vi skal scanne dokumenter dagligt, flere gange om ugen, en gang om måneden eller foretage en engangsscanning af dit fysiske arkiv. Alt bliver tilgængeligt for dig digitalt og kan deles i virksomheden. Vi tager altid hensyn til gældende love og regler såsom GDPR, Bogføringsloven og Arkivloven.

Scanning og digital arkivering i henhold til GDPR

Som virksomhed er det vigtigt at holde styr på GDPR, og at man behandler persondata på en tryg og sikker måde - og det gælder ikke mindst når det kommer til arkivering. Alle dine dokumenter, der indeholder persondata, skal opbevares sikkert, så oplysningerne ikke risikerer at blive lækket. Hvis dette ikke gøres korrekt, risikerer du store bøder på op til 4% af din globale omsætning eller 20 millioner euro afhængig af, hvad der er højest.

Hos Iron Mountain sikrer vi, at din scanning og digitale arkivering altid foregår i overensstemmelse med GDPR, og du kan føle dig sikker på, at dine følsomme oplysninger er beskyttet. Vi har arbejdet med at håndtere og beskytte virksomhedsoplysninger i over 70 år og behandler altid vores kunders aktiver, som var de vores egne.

Har I brug for hjælp med jeres fysiske arkiv?

Har I fysiske dokumenter, der skal gemmes, kan vi også tage os af disse for jer. Vi opbevarer de arkiverede dokumenter i vores sikre arkiveringsfaciliteter med kameraer og topmoderne brand- og tyverialarmer. Her er virksomhedens oplysninger sikret døgnet rundt, og du skal ikke bekymre dig om, at virksomhedens følsomme oplysninger kommer i de forkerte hænder eller forsvinder for altid.