Digital posthåndtering

Med digital posthåndtering kan du nemt og effektivt administrere al virksomhedspost, som bliver tilgængelig for dig digitalt på et og samme sted.

Kontakt os

Digital post til virksomheder giver mere effektive arbejdsprocesser

Behandling af den fysiske post, der kommer ind på kontoret, er både tids- og ressourcekrævende. Fakturaer, der skal betales, kontrakter, der skal underskrives, vigtig information, der er nødvendig for at træffe afgørende beslutninger. Al post skal åbnes, sorteres og havne hos de rigtige personer.

Med Iron Mountains digitale posthåndtering kan du samle al virksomhedspost i én elektronisk postkasse. Vi modtager din fysiske post, som åbnes i vores sikre faciliteter af vores ekspertteam. Med scanning bliver posten tilgængelig digitalt, og vi deler dokumenterne direkte med den rigtige afdeling og den rigtige bruger. Postservice som den skal være – enkel og sikker.

Digitize and automate your mailroom workflows with Iron Mountain Digital Mailroom service

Sådan fungerer vores digitale postservice

Vores digitale postservice er både sikker og brugervenlig og gør samtidig, at du kan håndtere din post nemt og effektivt. Sådan fungerer det:

1. Omdirigering af post

I omdirigerer jeres post til Iron Mountain, som digitaliserer den. Posten forlader aldrig Iron Mountains sporbarhedskæde

2. Modtagelse af post

Vores team af eksperter modtager og åbner din fysiske post på en af vores sikre faciliteter

3. Scanning og indeksering

Vi scanner og indekserer posten ved hjælp af OCR-teknologi og gør den tilgængelig digitalt i en elektronisk postkasse. Nøgleord opfanges automatisk, så de digitale kopier kan omdirigeres til den korrekte modtager. Nøgleord bestemmes af dig og kan nemt ændres. Jeres elektroniske oplysninger krypteres gennem hele processen i et sikkert netværk

4. Rollebaseret adgang

I styrer, hvem der modtager den endelige post ved hjælp af rollebaserede tilladelser, der sikrer, at kun de rette brugere har adgang til jeres digitale post

5. Fleksibel adgang til din digitale post

Du har adgang til din digitale post døgnet rundt, uanset om du arbejder fra kontoret eller andre steder

6. Posthåndtering efter digitalisering

Efter digitaliseringen kan du vælge, hvad du vil gøre med papirposten: Få den returneret, opbevaret eller destrueret på forsvarlig vis

Digital postkasse til alle virksomheder og organisationer

Vores løsning til digital post er naturligvis både skalerbar og mulig at tilpasse til din virksomheds behov. Vælg om vi skal stå for hele eller dele af posthåndteringen. Ved at scanne kan du selv dele posten med os, hvorefter vi gør den tilgængelig i vores digitale posthåndteringssystem og sørger for, at den digitale post havner, hvor den skal.

På den måde får du på ét og samme sted samlet al virksomhedens fysiske og digitale post, som du kan tilgå, uanset hvor du arbejder fra. Dette bidrager til mere effektive arbejdsgange og en velfungerende organisation.

En elektronisk postkasse er et skridt mod en papirløs arbejdsplads

Mange organisationer stræber efter at blive en papirløs arbejdsplads både af hensyn til miljøet og for at strømline arbejdsprocesser. Men når den fysiske post fortsætter med at strømme ind på kontoret, kan papirfriheden føles langt væk. Vælg Iron Mountains digitale posthåndtering og tag det første skridt mod at eliminere de fysiske papirer på arbejdspladsen.

Ved at automatisere jeres posthåndtering får I fuld kontrol over jeres post. Vi lægger den fysiske post ind i vores automatiserede posthåndteringssystem, og I kan derefter håndtere både den fysiske og digitale post i jeres elektroniske postkasse, som I får adgang til via vores software. I får fuldt overblik og kan effektivt søge, administrere og dele posten på sikker vis uden at skulle håndtere et eneste stykke fysisk papir.

Løsningsvejledninger

Iron Mountain's håndteringsservice til digital post

Platformen Iron Mountain InSight® digitaliserer og krypterer din virksomheds post, så I slipper for papirarbejdet og nemt kan søge efter vigtigt indhold.

7. oktober 2022

Sikker håndtering af virksomhedspost med Iron Mountain

Vi har sikret følsomme data i over 70 år og leverer tjenester til en bred vifte af industrier i mere end 60 lande. Hos os kan du føle dig sikker på, at din post er sikker i vores helhedsløsning - lige fra at den omdirigerede papirpost bliver afhentet af vores sikre lastbiler til digitalisering, samt at den automatisk videresendes til den påtænkte modtager og bortskaffes på den måde, du ønsker.

Al posthåndtering foregår i overensstemmelse med gældende love og regler såsom GDPR. Dine digitale dokumenter gemmes derefter i Iron Mountain InSight® – en platform til informationsstyring og indholdstjenester, der bruger National Institute of Standards and Technology (NIST) og Cyber Security Framework (CSF) som rammer for virksomhedens sikkerhed. Iron Mountain InSight® følger branchestandarder, der inkluderer HIPAA, FedRAMP/FISMA, GDPR, Soc 2 Type II og ISO27001.

Læs mere om sikkerheden i vores løsninger

Fordele ved digitale postkasser til virksomheder

Du kan vinde meget ved at få al post til virksomheden digitalt. Her er nogle af fordelene ved at have en elektronisk postkasse, hvor du samler både din scannede fysiske post og den digitale post:

Bliv papirløs

Ved at konvertere al virksomhedens fysiske post til digital, kan du undgå at skulle håndtere kedeligt papirarbejde. Virksomhedens digitale postkasse sparer tid, og du kan nemt dele et digitalt brev med de personer i virksomheden, der skal involveres.

Alt på samme sted

Med digital posthåndtering samler du al post på ét og samme sted og undgår dermed risikoen for at gå glip af vigtige informationer.

Søg hurtigt

Takket være vores brug af optisk genkendelsesteknologi (OCR) bliver alt indhold i din post søgbart både via tekst og indeks. Du kan hurtigt søge efter specifikke informationer eller specifikke dokumenter.

Beskyt informationen

Hos os er dine oplysninger altid beskyttet med højeste sikkerhed. Når posten bliver digital, krypteres den og overføres til et sikkert netværk med begrænset adgang.

Policy center solution

Automatiser arbejdsflowet

Ved at reducere det manuelle arbejde med din posthåndtering og automatisere dine arbejdsgange, frigøres værdifuld tid, som du i stedet kan bruge på din kerneforretning.

Sikker destruktion

Bedre sporbarhed og kontrol

Med et digitalt mailroom til virksomheder bliver det nemmere at spore post, hvilket bidrager til bedre kontrol og håndtering af dokumentstrømmen.

How Iron Mountain digital mailroom works

Informationshåndtering for offentlig sektor

Sikre og effektive løsninger til arkivering og informationshåndtering for kommuner, myndigheder, skoler, sygehuse og andre offentlige aktiviteter.

Digitizing the mortgage mailroom

One of the nation's top mortgage lenders realized it needed a way to collect, digitize, categorize, disseminate, and defensibly destroy large amounts of mail. Find out how by taking the leap to Iron Mountain's Digital Mailroom solution, this lender was able to cut through mounds of paper and red tape to meet the needs of its customers and industry partners.

Kundeudtalelser

Vi gør det nemt at komme i gang.

Jeg accepterer at ved afsendelse af denne formular giver jeg Iron Mountain tilladelse til at behandle mine data efter forskrift beskrevet i Iron Mountains "Privacy Notice". Hvis du tidligere har tilmeldt dig modtagelse af marketing emails, men ændrer mening, kan du afmelde dig ved klikke her.