Smart Records Cleanup Suite
Smart Reveal
Håndtering af dokumentkartoner med ukendt indhold
Kontakt salgsafdelingenSmart Records Cleanup Suite
Har du opbevaret dokumenter med mangelfuld beskrivelse eller helt uden beskrivelse?
At administrere dine dokumenter korrekt og træffe beslutning om håndtering kræver overblik og viden om, hvem der ejer hver enkelt karton.
Ellers er du ikke i stand til at agere og gemmer din dokumenter meget længere end nødvendigt. Du kan vælge at bruge tid og ressourcer på manuel gennemgang af hver enkelt karton – en besværlig proces, især hvis dine dokumenter befinder sig flere forskellige steder.
Eller du kan vælge Iron Mountain Smart Reveal. Løsningen kombinerer dine historiske metadata med fotos af ydersiden af hver karton, inklusive et foto af indholdet set ovenfra, så du hurtigt og sikkert kan træffe beslutning om, hvad der skal ske med indholdet.
Du får alle nødvendige oplysninger for at kunne foretage informerede handlinger, f.eks.:
Opdatering af metadata og beskrivelser
Indsendelse til dataindtastning for indeksering på filniveau
Fremsendelse af karton til ejeren
Digitalisering af dokumenter
Destruering af kartonindhold og meget mere
Smart Reveal
Overblik over løsningen
Identificering af arkiverede kartoner med få eller ingen beskrivende oplysninger.
Billeder af kartonens forside samt billede af indholdet set ovenfra – mulighed for flere billeder, hvis der er behov for det.
Gennemgang af billeder af kartonerne via vores sikre gateway. Valg og beslutning om handling for hver enkelt karton.
Med Iron Mountain Smart Reveal kan du:
Få overblik over dine dokumenter
Et komplet overblik over dine dokumenter sætter dig i stand til at træffe informerede beslutninger og handle derefter.
Træffe kvalificerede beslutninger om, hvad der skal gemmes, hvad der skal destrueres, og hvad der skal digitaliseres
Undlad at gemme eller digitalisere alt eller destruere dokumenter, du er forpligtet til at gemme. Være helt sikker på, at du træffer den rigtige beslutning om hvert enkelt dokument – hver gang.
Reducere omkostninger og arkivrisiko
Hvis du gemmer alt, forøger du dine omkostninger og risikerer informationstab og lovbrud. Undgå at betale for opbevaring af dokumenter, du ikke længere behøver at gemme.
Forøge produktiviteten
Større effektivitet og hurtigere responstid i din organisation, da medarbejderne hurtigere kan finde det, de har brug for, og træffe hurtige beslutninger.
Ofte stillede spørgsmål og svar (FAQ´er)
Hvordan finder jeg ud af, hvilke typer af dokumentkartoner der er egnet til Smart Reveal?
Kan Iron Mountain hjælpe mig med at beslutte, hvilke kartoner der bør gennemgå en Smart Reveal-proces?
Hvor mange billeder stiller Smart Reveal til rådighed?
Fungerer Smart Reveal til dokumenter, der ikke er papirbaserede?
Hvad skal jeg levere til Iron Mountain, for at der kan oprettes et Smart Reveal-projekt?
Kan jeg selv beslutte, hvor mange kartoner jeg vil køre igennem Smart Reveal-processen?
Er der et minimum antal kartoner, der kræves for at udnytte Smart Reveal?
Mine dokumenter er placeret på flere forskellige lokationer. Kan jeg forvente den samme oplevelse på alle lokationer?
Er der andre produkter eller programmer, der kan bruges sammen med Smart Reveal til at hjælpe med at rydde op i mine gamle dokumenter?
Iron Mountain Smart Sort hjælper dig med at sortere og organisere dine ustrukturerede filer efter tidspunkt for destruktion, dokumentype, dokumentstatus, unik identifikator – eller hvad du måtte have brug for. Få flere oplysninger på ironmountain.com/smartsort.
Relaterede ressourcer
Kontakt os
Kontakt os
Udfyld denne formular, så kontakter en specialist fra Iron Mountain dig inden for én arbejdsdag.
Login og betaling
Log på din konto, eller find ud af, hvordan du opretter en.
Kundeservicecenter
Vores kundeservicecenter kan give dig de hurtigste svar på dine spørgsmål.
Ring til salgsafdelingen
Kontakt en af vores kompetente repræsentanter, og få hjælp til løsning af dine specifikke behov.