Find ud af, hvad der gemmer sig i dine kartoner med dokumenter

Få overblik over, og tag forsvarlige beslutninger om dine dokumenter med Iron Mountain Smart Reveal

Forretningsudfordring

Når dokumenter gemmes uden metadata eller beskrivende oplysninger, er det umuligt at få et overblik over, hvad du har, og træffe forsvarlige beslutninger om, hvad der skal gemmes, destrueres eller digitaliseres. Indsamling af de manglende oplysninger er en besværlig proces, der kræver manuel gennemgang og dokumentation af indholdet i hver enkelt karton. Hvad nu, hvis du ikke har budget, medarbejdere, ekspertise, tid eller den nødvendige plads til rådighed for at gennemføre et så omfattende projekt?

Hvordan påvirker det dig

Uden et ordentligt overblik over dine dokumenter – og dermed evne til at træffe forsvarlige beslutninger – er du nødt til at gemme dokumenterne på ubestemt tid. Det resulterer ikke bare i unødvendige omkostninger og risici, men indskrænker også dine muligheder for at finde oplysninger eller reagere hurtigt i forbindelse med compliance-krav, fusioner, opkøb eller frasalg.

Har du ...

• Gemt dokumenter i kartoner med få eller ingen beskrivelser?
• Kartoner med ukendt indhold?
• Behov for at vide, hvad disse kartoner indeholder?
• Gemt disse kartoner længere end nødvendigt?
• Ikke ressourcer, tid og plads til selv at finde ud af det?
• Betænkeligheder ved at starte et oprydningsprojekt?

Hvis du kan svare bekræftende på et eller flere af disse spørgsmål, så lad os fortælle dig mere om Iron Mountain Smart Reveal.

Ca. 20 % af alle papirbaserede dokumenter opbevares i kartoner med få eller ingen metadata.* Det gør det utroligt svært for dig at rydde op i dine gamle filer.

*Undersøgelsen Records Identification and Cleanup Priorities blev gennemført via en tredjepartsudbyder i april 2022.

Få fuldt overblik over alle dine dokumenter

Få rådighed over alle nødvendige metadata på kartonniveau, så du kan træffe forsvarlige beslutninger

Smart Reveal er en omkostningseffektiv løsning, der stiller både fotos og oplysninger til rådighed om dine gemte dokumentkartoner med ukendt indhold og sætter dig i stand til at træffe kvalificerede beslutninger om, hvad der skal ske med dem: Skal de gemmes, destrueres, opdateres med metadata, tildeles ejerskab, digitaliseres eller måske noget helt tredje?

Smart Reveal-løsningen leverer fotos af hver karton udefra plus et foto i fugleperspektiv, der hjælper med at fastslå, hvad kartonen indeholder. Løsningen leverer eksisterende historiske metadata, der giver dig de nødvendige oplysninger for at kunne vurdere indholdet af hver karton og træffe kvalificerede beslutninger om den rette håndtering.

Det gælder eksempelvis:

• Øjeblikkelig opdatering af metadata og beskrivelser på kartonniveau > Destruering af udvalgte kartoner
• Tildeling af ejerskab
• Afsendelse af kartoner til dataindtastning og listeføring
• Fremsendelse af kartoner til yderligere vurdering
• Digitalisering af dokumenter
• Tilpasning af antal fotos og vinkler til godkendelse hos dig