Overhold reglerne med en kassationspolitik

Effektiv informationshåndtering via strategisk kassationspolitik

Brug strategisk informationsstyring til at reducere risikoen for manglende lovoverholdelse.

Forretningsstrategiske kassationspolitikker for compliance og effektivitet

I dagens digitale verden står mange virksomheder overfor store udfordringer med at håndtere information på en sikker og effektiv måde. Det er især vigtigt at sikre, at følsomme oplysninger ikke opbevares længere end nødvendigt. For at lykkes med dette, er det vigtigt at have en klar plan for, hvordan information skal håndteres gennem hele livscyklussen, fra oprettelse til destruktion. En veludformet bevaringspolitik og en gennemtænkt arkiveringsplan er nøglen til succesfuld dokumenthåndtering og informations- og datastyring.

Hos Iron Mountain tilbyder vi avancerede løsninger og værktøjer, der hjælper virksomheder med at opretholde korrekte arkiverings- og fortrolighedspolitikker. Vores Policy Center-platform hjælper dig med at få et overblik over virksomhedens samlede information og bidrager effektivt til at mindske risici forbundet med fejlagtig dokumenthåndtering.

Vigtigheden af en struktureret kassationspolitik

Mange af tidens udfordringer handler om at navigere i og forholde sig til komplekse regelsæt som GDPR, NIS2, AI Act og arkivloven. Manglende overholdelse kan føre til alvorlige konsekvenser som høje bøder, juridiske sanktioner, skadet omdømme og øget risiko for databrud. Desuden kan en uigennemskuelig dokumenthåndtering, hvor både fysisk og digital dokumentation er svær at finde, føre til ineffektivitet og spilde organisationens ressourcer. For at håndtere og reducere disse risici bør virksomheder implementere en tydelig kassationspolitik. En struktureret politik sikrer, at information opbevares korrekt, så længe den er relevant og sørger for, at den bortskaffes på en sikker måde, når den ikke længere er nødvendig. En kassationspolitik hjælper organisationer med at:

• Overholde love og regler: En struktureret kassationspolitik sikrer, at organisationen overholder love som GDPR, hvilket reducerer risikoen for sanktioner ved manglende efterlevelse
• Reducere risikoen for databrud: Når virksomheden regelmæssigt kasserer uaktuel eller irrelevant information mindskes datamængden og dermed risikoen for cyberangreb
• Øge effektiviteten: En velorganiseret informationsstruktur forbedrer adgangen til vigtig information, hvilket fører til mere effektive processer inden for organisationen
• Omkostningseffektivitet: Bortskaffelse af overflødig data reducerer omkostningerne til opbevaring og håndtering af information
• Forbedret beslutningstagning: Når unødvendige data ryddes af vejen, bliver det lettere at få adgang til aktuel og relevant information, hvilket gør det enklere at træffe bedre og hurtigere beslutninger
• Fremme en datadrevet kultur: En tydelig politik understøtter en kultur, hvor information håndteres som en strategisk ressource, hvilket fører til bedre beslutningstagning og øget konkurrenceevne.

Alt i alt bidrager en struktureret kassationspolitik til at sikre lovoverholdelse, reducere risici, øge effektiviteten og sænke omkostningerne, hvilket gør den til en vigtig del af en holdbar informationsstyringsstrategi.

Optimer din bortskaffelsesplan med Iron Mountains Policy Center

Iron Mountains Policy Center er en avanceret platform, der hjælper virksomheder med at udvikle og opretholde en effektiv kassationspolitik. Med platformen får du blandt andet:

1. Oversigt over politikker: En samlet visning, der hjælper din organisation med at holde sin kassations- og fortrolighedspolitik forbundet, opdateret og i overensstemmelse med branchestandarder, love og regler
2. Tilpasning til lovændringer: Automatiske opdateringer, der sikrer, at organisationens politikker altid afspejler de nyeste regler inden for jeres branche
3. Integration med databeskyttelse: Samlet styring af både dokumentarkivering og personoplysninger, hvilket mindsker risikoen for databrud og øger effektiviteten
4. Automatiske notifikationer: Platformen udsender påmindelser, når dokumenter nærmer sig slutningen af deres arkiveringsperiode for at sikre korrekt destruktion i overensstemmelse med gældende love og regler.

Med Iron Mountain Policy Center får din organisation et kraftfuldt værktøj til datastyring og til at håndtere informationsressourcerne på en sikker og effektiv måde. Platformen hjælper med at skabe orden i informationsstyringen, mindske risici og sikre lovoverholdelse i et stadigt mere komplekst regulatorisk miljø.

Ønsker du at vide mere om, hvordan Iron Mountain Policy Center kan hjælpe din organisation med at effektivisere informationshåndteringen og sikre at love og regler bliver overholdt. Kontakt os gerne, så fortæller vi mere om, hvad vi kan gøre for netop jer!