5 trin til at effektivisere jeres kontraktstyring

En virksomhed håndterer dagligt forskellige slags kontrakter og aftaler mellem kunder, leverandører og ansatte. Kontrakterne skal deles mellem forskellige personer, som skal underskrive, og dernæst skal de arkiveres efter regler såsom GDPR, og når de er udløbet, skal de enten fornyes eller destrueres.

Hos Iron Mountain har vi tips til, hvordan du kan effektivisere virksomhedens kontraktstyring. Har din virksomhed brug for et kontraktstyringssystem? Vi har en række tjenester inden for kontraktstyring, der sikrer, at alle jeres kontrakter altid er opdaterede og sikkert opbevaret i overensstemmelse med alle gældende love og regler.

Tips til hvordan I effektiviserer jeres kontraktstyring

1. Benyt jer af kontraktskabeloner
   Første skridt mod at effektivisere jeres kontraktstyring er at bruge jeres skabeloner. Lav skabeloner til de kontrakter I normalt bruger, for eksempel ansættelseskontrakter, kundekontrakter og så videre. Med kontraktskabeloner kan I nemt udfylde de efterspurgte oplysninger og behøver ikke at bruge tid på at lave nye kontrakter hver gang.
2. Saml al jeres kontraktstyring på ét sted
   Ved at bruge skyen til jeres kontraktstyring, er alle jeres kontrakter samlet ét sted, og alle, der har brug for det, kan nemt få adgang til dem. Dette sætter fart under jeres arbejdsprocesser og gør, at jeres kontraktstyring kan fungere effektivt. Du får et godt overblik over alle jeres kontrakter og kan håndtere dokumenterne gennem hele deres livscyklus - såkaldt contract lifecycle management.
3. Lav en proces for sikker deling af kontrakter
   Kontrakter og aftaler indeholder ofte følsomme oplysninger, som skal deles mellem forskellige personer både internt og eksternt. Som virksomhed skal I opsætte processer og retningslinjer for, hvordan I deler disse oplysninger på en sikker måde. Hvis I har et system til kontraktstyring, kan I sætte tilladelser på kontrakterne og derefter dele dem med de autoriserede – uanset hvor i verden I befinder jer.
4. Benyt elektronisk signering
   Elektronisk signering er en fleksibel løsning, som gør, at I kan underskrive kontrakter på afstand. Dette forkorter jeres svartider, og alt gemmes digitalt, så der ikke er risiko for, at kontrakterne forsvinder eller ødelægges. En digital kontrakt er en sikker løsning, der er lige så juridisk bindende som en fysisk kontrakt.
5. Automatisér jeres kontraktstyring
   Vores sidste tip til at effektivisere jeres kontraktstyring er at automatisere. Automatisering af kontraktstyring indebærer, at gentagne og rutinemæssige opgaver håndteres automatisk ved hjælp af Robotic Process Automation (RPA). Eksempelvis udarbejdelse af kontrakter og kontrol af, at alle oplysninger er udfyldt korrekt.

Iron Mountain hjælper jer med kontraktstyring

Med Iron Mountains tjeneste automatisering af kontraktstyring kan du nemt få fuld kontrol over alle virksomhedens kontrakter. Alt er samlet på ét sted, hvor det opbevares sikkert og trygt efter alle kunstens regler. Du kan hurtigt dele kontrakter med dem, der har brug for adgang til dem, hvilket gør jeres arbejdsprocesser hurtigere. Kontrakterne kontrolleres automatisk, så alle oplysninger er udfyldt korrekt, og ingen vigtige oplysninger mangler. Desuden kan du få besked om, hvornår kontrakter er ved at udløbe og skal fornyes eller destrueres.

I får en effektiv kontraktstyring med gennemgående høj kvalitet på alle virksomhedens kontrakter. De er desuden sikkert gemt, og du behøver ikke selv have styr på alle aktuelle love og regler såsom GDPR. Risikoen for menneskelige fejl mindskes, og samtidig kan I øge jeres effektivitet, da medarbejderne kan fokusere på andet end blot kontraktstyring.

Vil du have flere tips til, hvordan I kan effektivisere jeres kontraktstyring eller vide mere om, hvordan vi hos Iron Mountain kan hjælpe jer? Kontakt os i dag!