8 grunde til hvorfor din virksomhed skal vælge et ECM-system

Virksomheder håndterer i dag store mængder data og information, som indeholder værdifulde indsigter, når de håndteres korrekt. Med et ECM-system kan virksomheder hurtigt identificere den information, der er nødvendig for at træffe velbegrundede forretningsbeslutninger, hvilket giver store konkurrencefordele i dagens digitaliserede erhvervsklima.

Enterprise Content Management (ECM), eller informationsstyring, som det også kaldes, indebærer mere end blot arkivering af dokumenter. Takket være kunstig intelligens, Artificial Intelligence (AI), og maskinlæring (ML) handler nutidens intelligente informationsstyring om alt fra lagring og styring af information til optimering og effektivisering af arbejdsgange og -processer. Her er grundene til, hvorfor din virksomhed bør have et ECM-system - et dokumenthåndteringssystem - og hvad du skal overveje, når du vælger et system.

1. Effektivisér produktiviteten

Undersøgelser har vist, at over 30 procent af en almindelig arbejdsdag består af informationssøgning. Når informationer gemmes i forskellige mapper, drev, e-mails eller på fysiske dokumenter, er det svært at finde den information, du har brug for, hvilket er tidskrævende og omkostningsfuldt.1 Med en ECM-løsning får du adgang til alle virksomhedens data og informationer i et enkelt system, og du og dine medarbejdere kan finde det, I skal bruge, på få sekunder, hvilket øger jeres produktivitet.

2. Bedre teamwork

Et almindeligt problem i mange virksomheder er, at der er flere versioner af samme dokument, sommetider gemt på forskellige steder, hvilket skaber forvirring. Intelligent informationsstyring sikrer, at der kun eksisterer én version, som altid er den senest opdaterede. Du kan se, hvilke ændringer der er foretaget af hvem og hvornår. Når teams kan arbejde i samme dokument, bliver arbejdsflowet nemmere. I behøver ikke at e-maile dokumenter frem og tilbage – alle har adgang til de samme oplysninger.

3. Intelligent informationsstyring

Takket være kunstig intelligens, Artificial Intelligence (AI), og maskinlæring (ML) kan du maksimere værdien af din virksomheds data med et ECM-system. Intelligent informationsstyring indebærer, at du kan administrere virksomhedens data fra forskellige systemer i ét enkelt interface. Du kan lave analyser, producere rapporter og få værdi ud af jeres ustrukturerede data for at træffe velbegrundede forretningsbeslutninger, der gør en forskel for virksomheden.

4. Smartere håndtering med metatags

Når alt styres i samme interface, kan du få adgang til præcis den information, du har brug for, uanset hvor i verden du befinder dig. Alle data og informationer klassificeres og markeres med metatags, hvilket gør dem søgbare. Dermed kan du hurtigt og enkelt søge efter præcis den information, du er ude efter, og tilgå den uanset hvor den er gemt. Det eneste, du behøver at vide, er noget i konteksten om den information, du leder efter, og derefter søge på det.

5. Minimér sikkerhedsrisici

Følsomme virksomhedsoplysninger og persondata skal opbevares sikkert for at undgå, at oplysningerne havner i de forkerte hænder. Et dokumenthåndteringssystem - ECM system - hjælper organisationer med nemt at overholde gældende love og regler såsom GDPR samt med kontraktstyring – f.eks. at opdage risikofaktorer som eventuel mangel på information i kontrakter, eller om kontrakter skal fornyes. Du kan også indstille rolletilladelser på mapper og dokumenter, så ikke alle i virksomheden har adgang til klassificerede oplysninger.

6. Optimerede arbejdsflows

Med et ECM-system kan du automatisere dele af jeres arbejdsprocesser - workflow automation - for at optimere arbejdsflowet. Simple, gentagne opgaver såsom fakturahåndtering kan ordnes automatisk i henhold til en forudbestemt procedure for at minimere tidskrævende manuelt arbejde. Dette mindsker risikoen for menneskelige fejl og giver personalet tid til at fokusere på arbejdsopgaver, der giver virksomheden værdi.

ECM-automation kan også bruges til oplæring af nyt personale. Du kan for eksempel lave bruger- og sikkerhedsvejledninger, som du hurtigt og nemt kan dele med nye medarbejdere og se, hvem der har læst den nødvendige information.

7. Er oplæring og support inkluderet I systemet?

En ECM-løsning kan implementeres trinvis, hvilket betyder, at der ikke behøver at være et massivt IT-projekt fra starten, som tager masser af ressourcer. Systemet kan skræddersyes til din virksomheds behov, så I får lige præcis de dele, I skal bruge til, at jeres informationsstyring fungerer optimalt.

8. Skalérbar løsning

At virksomheder vækster og forandres er uundgåeligt, og det medfører ændrede behov. Et ECM-system er en moderne og fleksibel løsning, der vokser sammen med jer. Når I får flere medarbejdere og afdelinger, kan I nemt opskalere jeres ECM-system med flere funktioner.

Vælg det rette ECM-System

Et ECM-system skal være skræddersyet til din virksomhed og jeres behov. Tænk over hvilke problemer du ønsker, systemet skal løse med hensyn til informationshåndtering. Hvem kan drage nytte af systemet, og vil systemet kunne vokse i takt med jer, når I vækster som virksomhed? Her er en tjekliste med ting at tænke over:

• Find ud af hvad det er, du skal købe, og læs om ECM-systemer.
• Identificér jeres behov som virksomhed og hvilke problemer, et ECM-system skal løse.
• Sørg for, at systemet er nemt at implementere.
• Er systemet metabaseret?
• Er systemet brugervenligt?
• Er systemet skalerbart og kan det vokse med din virksomhed?
• IngEr oplæring og support inkluderet i systemet?
• Følger leverandøren af ECM-systemet den tekniske udvikling og tendenser inden for informationsstyring?

Skab værdi med Iron Mountains ECM-System

Iron Mountain har arbejdet med informationsstyring siden 1951 og er eksperter i at hjælpe virksomheder med deres fysiske og digitale informationer. Sammen med dig laver vi en ECM-løsning, der passer til din virksomheds behov. Du kan effektivisere jeres arbejdsprocesser, så der er mere tid til arbejdsopgaver, som skaber værdi for virksomheden, samt mindske jeres omkostninger ved at være et skridt foran, når det kommer til risikostyring.

Kontakt Iron Mountain for yderligere information

Vil du vide mere om, hvordan et ECM-system kan hjælpe din virksomhed? Kontakt os hos Iron Mountain i dag!