5 måder at håndtere ustruktureret data på

For mange virksomheder er uudnyttede, ustrukturerede data en voksende udfordring. De ustrukturerede data kan indeholde værdifuld information, som virksomheden risikerer at gå glip af, fordi dataene mangler en klar struktur og ofte er svære at organisere. Det skaber problemer – ikke kun med opbevaring og sikkerhed, men også i forhold til at overholde love og regler som fx GDPR. Her gennemgår vi, hvorfor det er vigtigt at have en plan for, hvordan din virksomhed skal håndtere den voksende mængde ustrukturerede data, og hvordan I gør det så effektivt som muligt.

Hvad er ustrukturerede data?

Ustrukturerede data er information, der ikke passer ind i traditionelle databaseformater. Disse data bruger ikke forudbestemte datamodeller eller skemaer, hvilket gør det sværere at indsamle, behandle og analysere automatisk med enkle værktøjer. Det kan for eksempel være tekstdokumenter, e-mails, opslag på sociale medier, videoer, billeder, lydfiler og andre typer mediefiler, der ikke kan struktureres i en database eller et regneark, hvor informationen bliver tydeligt kategoriseret og let at søge i.

Typiske udfordringer med ustrukturerede data

Ustrukturerede data udgør størstedelen af alle data, der genereres af virksomheder i dag, hvilket kan skabe udfordringer med hensyn til både opbevaring og adgang. Det er for eksempel ikke noget særsyn, at forskellige afdelinger indsamler og opbevarer deres egne data i forskellige systemer og formater, som ingen andre i virksomheden kan få adgang til, hvilket skaber informationssiloer, der går ud over effektiviteten i organisationen. Men virksomheder, der håndterer store mængder af ustrukturerede data, kan stå over for flere problemer:

• Lagerudfordringer: Store mængder ustrukturerede data kræver meget lagerplads, hvilket giver flere omkostninger for virksomheden
• Sikkerhedsrisici: Ustrukturerede data er ofte mere sårbare over for cyberangreb, da de kan indeholde følsomme oplysninger og ikke altid bliver beskyttet med de samme sikkerhedsrutiner som strukturerede data
• Svært at finde information: Medarbejdere bruger meget tid på at søge efter specifik information eller dokumenter, når de ikke er velorganiserede, hvilket fører til ineffektivitet
• Compliance: Ustrukturerede data kan indeholde personoplysninger eller andre følsomme informationer, der skal håndteres korrekt, hvis ikke virksomheden skal risikere at overtræde love som GDPR.

5 strategier til at håndtere ustrukturerede data

For at vende udfordringerne til muligheder og bedst muligt udnytte deres ustrukturerede data kan virksomheder anvende flere strategier:

1. Indeksering og klassificering: Ved at bruge avancerede værktøjer til at kategorisere og indeksere data bliver de søgbare og mere tilgængelige
2. Automatisering: Implementering af automatiserede processer til at håndtere forskellige dataflows kan hjælpe med at sikre og strukturere information på en måde, der reducerer manuelt arbejde
3. Metadatahåndtering: Ved at bruge metadata til at tagge og beskrive ustruktureret information forbedres både søgbarheden og evnen til at organisere og følge op på informationen
4. Informationsarkitektur: Byg en tydelig informationsarkitektur, der hjælper med at strukturere og håndtere både strukturerede og ustrukturerede data på en integreret måde
5. Regelmæssig oprydning: Regelmæssig gennemgang og fjernelse af forældet eller irrelevant information hjælper med at gøre datamængderne mere håndterbare og omkostningseffektive.

Iron Mountain tilbyder avancerede løsninger til håndtering af ustrukturerede data

Iron Mountain er en global leder inden for opbevarings- og informationshåndtering med over 70 års erfaring i at hjælpe virksomheder med at administrere deres information gennem hele livscyklussen. Vi tilbyder flere tjenester, der hjælper dig og din virksomhed med at håndtere ustrukturerede data. Vores løsninger for datahåndtering og dataarkivering garanterer, at jeres data behandles sikkert og effektivt:

• Smart sort: Vores eksperter hjælper jer med at identificere og fjerne unødvendig information, så I kan optimere jeres datalagring
• Arkiveringstjenester: Vi tilbyder sikker opbevaring og arkivering af både fysisk og digital information, hvilket garanterer, at data håndteres i overensstemmelse med gældende love og regler
• Informationsstyring: Vores rådgivningstjeneste giver jer støtte til at udvikle effektive informationshåndteringspolitikker, der inkluderer både strukturerede og ustrukturerede data.

Vil du vide mere om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at strukturere og omdanne jeres ustrukturerede data til noget, der genererer værdi? Kontakt os endelig, så fortæller vi mere om vores skræddersyede virksomhedsløsninger!