Spar værdifuld tid – digitaliser det gamle arkiv og gør virksomhedens arbejdsprocesser mere effektive

Virksomheder og organisationer opbevarer i dag størstedelen af deres dokumentation digitalt og har i dag digitaliseret processen for nye dokumenter som HR-filer, kontrakter, fakturaer og andre vigtige dokumenter. Men der er stadig et stort problem - det gamle arkiv!

Det er ikke ualmindeligt, at virksomheder har kasser med hundredtusindvis af papirdokumenter gemt i deres arkiver. Det kan være meget tidskrævende at finde det dokument, du leder efter, og samtidig er du nødt til at være fysisk til stede for at få adgang til de informationer, du har brug for. Ved at konvertere dit papirarkiv til digitalt format kan du strømline processerne og sikre nem adgang til vigtige dokumenter.

Udnyt værdien af jeres arkiv

Organisationer, der formår at udtrække, anvende og skabe værdi af deres information, har klare forretningsmæssige fordele. Men ifølge en undersøgelse giver næsten halvdelen af de adspurgte HR-medarbejdere (48%) organisationens informationsstyring karakteren 3 eller derunder på en skala fra 1 til 5. Undersøgelsen viser, at tilgængeligheden af informationen og evnen til at spore og gennemgå information er to vigtige nøgleord, når det kommer til god informationsstyring. Det er derfor noget, som mange organisationer har brug for at forbedre. Et stort skridt i den retning er at digitalisere gamle arkiver.

Med Iron Mountains løsning til dokumentscanning og digital arkivering kan du samle al din dokumentation på ét sted. Vi scanner jeres eksisterende arkiv og gør dokumenterne tilgængelige digitalt, enten i vores system eller i dit eget, hvis du ønsker det. Alle oplysninger i arkivet bliver søgbare, og du kan hurtigt og effektivt finde præcis det, du har brug for. Du kan også nemt dele oplysningerne med kolleger, kunder eller andre interessenter, der har brug for adgang til dem med det samme. Med effektive workflows sparer du værdifuld tid, som du i stedet kan bruge på din kerneforretning.

Fordele med digital arkivering

• Tilgængelighed - Et digitalt arkiv giver dig adgang til information og dokumenter uanset, hvor du befinder dig i verden og når som helst. I dagens arbejdskultur, hvor flere og flere arbejder hjemme eller fra distancen, er dette en forudsætning
• Søgbarhed - Digitale dokumenter er lette at søge i, hvilket gør det hurtigt og nemt at finde specifikke informationer. Vi bruger blandt andet OCR-scanning til at gøre dit gamle arkiv digitalt og søgbart
• Mindre pladsbehov - Digital opbevaring af dit arkiv optager betydelig mindre fysisk plads end traditionelle papirarkiver. Det frigør værdifuld kontorplads og reducerer udgifterne til fysisk opbevaring
• Skalerbarhed - Digitale arkiver kan nemt tilpasses og opskaleres, så de opfylder dine voksende behov. Vi skræddersyr en løsning til dit arkiv, som passer til dit behov
• Bæredygtighed – Når I reducerer brugen af papir, bidrager I til et mere bæredygtigt miljø, og I kan dermed tage et vigtigt skridt i retning af at blive en mere bæredygtig virksomhed.

Sikker informationsstyring under GDPR

Sikkerhed er af største vigtighed for mange organisationer, når det gælder håndtering af data og informationer. Det gælder blandt andet organisationer inden for finans-, forsikrings-, rets- og sundhedssektoren samt HR-afdelinger, der ofte håndterer følsomme og fortrolige oplysninger. Kontrakter og dokumenter, der indeholder personlige data, skal eksempelvis opbevares sikkert for at beskytte dem mod læk eller uautoriseret adgang i henhold til GDPR. Tager man ikke de nødvendige skridt for at beskytte oplysninger, kan det resultere i bøder på op til 20 millioner euro eller 4% af omsætningen.

Vi skræddersyr vores services dokumentscanning og digital arkivering til din virksomheds behov. Hvis I har følsomme informationer, er der mulighed for at vores medarbejdere kan blive sikkerhedsgodkendt og komme til jeres kontor til en gennemgang af jeres arkiver. Vi tager det med, der skal scannes og kan derefter implementere forskellige sikkerhedsprotokoller. I får mere kontrol og et sikkert digitalt arkiv, der overholder gældende love og regler.

Nye tider – nye måder at arbejde på

Da coronapandemien ramte, blev vi alle tvunget til at tilpasse os og finde nye måder at arbejde på. I dag er en hybrid arbejdsplads den nye normal, og organisationer er nødt til at tilpasse sig, så medarbejderne kan arbejde både fra kontoret og hjemmefra.

Når dit arkiv er tilgængeligt digitalt, kan selv fjernarbejdere få adgang til de oplysninger, de har brug for, hvilket er afgørende for produktive arbejdsgange. Vil du gøre mere for at tilpasse jeres virksomhed til en hybrid arbejdsmodel? Med Iron Mountains service Clean Start kan vi optimere jeres kontor ud fra nutidens behov. Vores eksperter kommer ud til jer og serå, hvordan I bruger jeres lokaler i dag for at finde forbedringer. Vi kommer med konkrete forslag til digitale og fysiske tiltag, der fører til besparelser og en mere effektiv arbejdsplads.

Vil du vide mere om Iron Mountain og vores services? Kontakt os i dag!